Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Программа для учета расчетов с контрагентами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любой компании важно, чтобы ее прибыль росла, а в работе с партнерами и клиентами не было сбоев. Программа управленческого учета помогает решить эту задачу. Она позволяет контролировать движение средств и работу сотрудников, использовать максимум каналов, что продвигать свои товары и продавать их.
Как программа МоегоСклада поможет в управленческом учете
Перед руководителями любых предприятий стоят разнородные задачи. Им нужно управлять продажами, следить за расходами и понимать, какие операции приносят прибыль, а какие приводят к убыткам.
Контролировать разные процессы становится проще, если они собраны в одном месте. В этом случае можно не переживать, что часть данных, например, информация о расчетах с контрагентами или сведения о закупках, не попадут в статистику.
У сервиса МойСклад есть программа, которая помогает руководителям следить за всеми показателями и принимать верные решения. Она охватывает все: склад, продажи и финансы, производство, обработку заказов, логистику. В ней можно вести управленческий учет: настраивать автоотчеты, чтобы они приходили на почту в нужное время, связывать процессы между собой и работать с аналитикой. Все это в интерфейсе на русском и английском языках.
Основное преимущество работы с программой МоегоСклада в том, что она адаптирована сразу для трех видов учета:
- Оперативного. Помогает следить за поступлением и перемещением товаров, управлять закупками и печатать документы.
- Бухгалтерского. С инструментами МоегоСклада руководитель может оценить, правильно ли компания использует средства. При этом самостоятельно вести финансовую отчетность не нужно. Сервис автоматизирует эту задачу с помощью программы «Бухгалтерия онлайн», которая разработана на основе «1С: Бухгалтерии».
- Статистического. Можно посмотреть воронку продаж по заказам покупателей и контрагентов. Оценить прибыль от реализации товаров за конкретный период и рентабельность продукции.
Открывая магазин, важно на старте определиться с тем, кто будет отвечать за сохранность продукции и как вести складской учет. Если решите ограничиться табличкой в Excel, учтите, что в ней невозможно оперативно отслеживать остатки товаров, контролировать сроки годности и перемещения товаров, что чревато воровством и регулярным списанием просрочки.
Также ручной учет не позволяет увязать оффлайн-точку и интернет-магазин со складом, вести корректный учет при наличии нескольких магазинов, контролировать движение товаров со склада в магазин и обратно и так далее.
Более эффективный способ — использовать специальные сервисы для складского учета. С их помощью вы сможете анализировать товарооборот, планировать продажи, оформлять документы, а также работать с персональными скидками для клиентов.
Организация документооборота
Обмениваться бумажными счетами и актами можно по старинке — печатать, пересылать по почте или отправлять с курьером. Но при работе с бумагами есть риск их утери или несвоевременной доставки. Придется снова тратить время и деньги на печать и отправку и надеяться, что в этот раз документы дойдут до адресата.
Выход есть — электронный документооборот. С помощью специальных сервисов ЭДО удобно организовать обмен информацией с контрагентами, в том числе иностранными, выставлять счета клиентам, формировать акты и сдавать отчеты в контролирующие органы. Дополнительно можно использовать сервисы для создания документов по шаблонам, упростив таким образом работу сотрудникам.
Какую программу для ведения бухгалтерии выбрать?
При выборе программы для ведения бухгалтерии следует учитывать следующие факторы: организационно-правовую форму (ИП, АО, ООО), используемую систему налогообложения (УСН, ЕНВД, ПСН и т.д.), количество сотрудников в штате, масштаб бизнеса, а также сферу деятельности.
К примеру, для крупных компаний со сложной бухгалтерией, имеющих собственное производство, правильным выбором станет онлайн-сервис «СБИС Бухгалтерия и учет» или профессиональный инструмент бухгалтера – популярная программа «1С:Бухгалтерия».
Для ведения ИП будет достаточно возможностей программы «1С:БизнесСтарт». Индивидуальным предпринимателям без работников стоит обратить внимание на онлайн-сервис «Моё дело». Решения «Контур.Эльба» и «Контур.Бухгалтерия» подойдут тем бизнесменам, которые хотят вести бухгалтерский учет самостоятельно.
Если вы пока не хотите вкладывать средства в ведение бухучета, стоит присмотреться к бесплатным продуктам – «Инфо-Предприятие» и «Своя технология». Их возможностей, как правило, вполне хватает для малого бизнеса.
Для ведения учета товара необходимо оформлять документы по поставкам и отгрузке: формы утверждены государством. Складская программа способна помочь в следующих вопросах:
- автозаполнение документов по готовым актам, штрихкодам и RFID-меткам;
- выгрузка складских документов в форматах *.xls, *.pdf;
- рассылка документов на почту или через электронный документооборот;
- быстрый поиск нужных данных и документов.
Программы складского учета, интегрированные с бухгалтерией и платежными системами, фиксируют все факту движения денежного потока, как и товаров. Указывают — когда, по какой стоимости и в каком количестве был продан товар. Для оплаты достаточно выбрать кнопку, которая подтвердит поступление денежных средств. Оплату можно вводить частями, а получить подтверждение возможно, только если сумма поступивших денег сравняется или превысит ту, что указана в документе.
Также учетные сервисы фиксируют все долги (ваши и ваших клиентов). Для этого большая часть программ имеет отдельную вкладку, кнопку или форму. В ней будет указано название компании, документ, оплаченная и неоплаченная сумма. Также можно по названию фирмы узнать ее реквизиты.
Принципы и способы расчетов с контрагентами
Итак, изначально необходимо понять, в чем заключаются принципы и способы работы с контрагентами, и кто они вообще такие.
Контрагент — это человек, который имеет финансовую связь с производством, фирмой или магазином. Это может быть как сотрудники, так покупатели или поставщики.
В данном случае нельзя четко определить, с кем конкретно та или иная организация работает больше и чаще, поскольку каждый контрагент выполняет свою функцию в том, чтобы приносить прибыль организации. Именно по этой причине необходимо уделять тщательное внимание финансовым вопросам, поскольку в том случае, если выпадет одно звено контрагентов, нарушится вся цепочка.
Стоит обратить внимание и на то, что существует понятие расчетов в бухучете, где согласно ведомости или ряду ведомостей, в зависимости от тесного сотрудничества с контрагентом производится финансовый расчет. Он происходит следующим образом: на каждого контрагента в бухгалтерии заведен свой документ, где фиксируется каждая малейшая финансовая деталь.
После того, как сотрудничество закончено, это может быть конец месяца или квартала, а может быть и разовая сделка, бухгалтерия выплачивает средства, и помечает это в своих документах. Стоит ли говорить о том, что четкая организация расчетов так важна, если очевидно и так, что если бухгалтерия запутается в бумагах, компания может понести существенный убыток.
Важно учесть то, что расчеты в бухучете крайне важны, поскольку именно благодаря четкой организации расчетов в любой момент можно посмотреть всю необходимую информацию по тому или иному контрагенту, или же по всем контрагентам сразу. Это не только удобно и оперативно, но и очень часто просто необходимо.
Рассчитываемся с персоналом
В тот момент, когда приходит время рассчитываться с персоналом, бухгалтерия открывает ведомости, которые касаются только сотрудников. В ведомостях хранится вся информация о том, когда и в каком размере был выплачен аванс, кто получил премию, а кто напротив, штраф. Как правило, порядок учета и выплат формируется от старших по должности или званию до простых сотрудников.
Но несмотря на то, что бухгалтерия прилаживает массу усилий для того, чтобы все возложенные на нее задачи были выполнены идеально, рано или поздно происходит сбой. И чтобы его избежать, лучше перестать делать все вручную и контролировать взаиморасчеты при помощи автоматизации.
Так, Класс365 сможет стать лучшим вариантом для комплексной автоматизации учета и взаиморасчетов, существенно упростив жизнь бухгалтерии и наладив рабочий процесс до состояния идеальности.
К поставщикам и подрядчикам относятся организации, поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности, а также оказывающие различные виды услуг (отпуск электроэнергии, пара, воды, газа и др.) и выполняющие разные работы (капитальный и текущий ремонт основных средств и многое другое).
Общее правовое и методологическое руководство бухгалтерским учетом в России осуществляется Правительством РФ и Министерством финансов РФ. В России нормативно-правовое регулирование представлено четырьмя уровнями.
К основным документам, регулирующим расчеты с поставщиками и подрядчиками, можно отнести:
. Одним из основных нормативных документов, регламентирующих учет расчетов в Российской Федерации является Гражданский Кодекс Российской Федерации, в соответствии с которым все расчеты по поставкам сырья, материалов и других товарно-материальных ценностей, по услугам (отпуск электроэнергии, пара, воды, газа), выполненным работам (капитальный и текущий ремонт) осуществляются по договорам поставки. В этом документе заложены основы обязательственного права: понятие обязательства, основания его возникновения, определение, изменение договоров и пр. Согласно ГК РФ, обязательства исполняются в соответствии с организации, установившие в договоре отличный от общего порядка момент перехода права владения, пользования и распределения отгруженной продукцией и риска ее случайной гибели от организации к покупателю (заказчику), могут определять в бухгалтерском учете выручку на дату поступления денежных средств в оплату отгруженной продукции на расчетный счет в банке либо в кассу, а также на дату зачета взаимных требований по расчетам.
Гражданский кодекс Российской Федерации определяет, что:
предельный срок взыскания дебиторской задолженности (срок исковой давности) установлен в три года, по истечении которого задолженность подлежит списанию;
кредитор вправе предусмотреть в договоре наличие залога под отгруженную продукцию, предметом которого может быть всякое имущество, включая вещи и имущественные права. В случае невыполнения покупателем своих обязательств по оплате продукции взыскание может быть обращено на предмет залога в порядке, установленном договором, если законом о залоге не предусмотрен иной порядок.
2. Налоговый кодекс РФ, ч.1-2. Устанавливает систему налогов
Рис.2.1 — Организационная структура бухгалтерии
В подчинении у главного бухгалтера находятся заместитель главного бухгалтера и семь бухгалтеров, которые ведут учет подответственных им участков учета. Бухгалтеры находятся в подчинении у главного бухгалтера и заместителя главного бухгалтера ООО «ТД Командор». Все работники бухгалтерии действуют на основании должностных инструкций, которые определяют функциональные обязанности, права, ответственность работников и их условия работы.
Общая оценка финансового состояния предприятия осуществляется на основе бухгалтерского баланса (формы №1). Анализ бухгалтерского баланса начнем с общей характеристики состава актива (имущества) и пассива (обязательств). Для проведения анализа с целью получения наиболее общего представления об имевших место качественных изменениях в структуре актива и пассива и динамике этих изменений, построим сравнительный аналитический баланс
Общая оценка состава и структуры активов, находящихся в распоряжении предприятия представлены в таблице 2.1.
Таблица 2.1 Анализ активов ООО «ТД Командор», тыс.руб.
|
Актив баланса |
2007г |
2008г |
2009г |
Абсолютное отклонение, тыс. руб. |
Темп роста, % |
||
|
2008/ 2007г |
2009г/2008г |
2008г/ 2007г |
2009г/ 2008г |
||||
|
Внеоборотные активы |
|||||||
|
Основные средства |
37814 |
40610 |
40336 |
2796 |
-274 |
107,39 |
99,33 |
|
Незавершенное строительство |
1087 |
47 |
96 |
-1040 |
49 |
4,32 |
204,26 |
|
Отложенные налоговые активы |
226 |
43 |
— |
-183 |
-43 |
19,03 |
0,00 |
|
Итого |
39127 |
40700 |
40432 |
1573 |
-268 |
104,02 |
99,34 |
|
Мобильные средства (оборотные активы) |
|||||||
|
Запасы, затраты и НДС |
23772 |
29339 |
15662 |
5567 |
-13677 |
123,42 |
53,38 |
|
Дебиторская задолженность |
9561 |
11717 |
22852 |
2156 |
11135 |
122,55 |
195,03 |
|
Финансовые вложения |
121 |
— |
— |
-121 |
— |
— |
— |
|
Денежные средства |
36 |
3324 |
8682 |
3288 |
5358 |
9233,3 |
261,19 |
|
Прочие оборотные активы |
— |
— |
142 |
— |
142 |
— |
— |
|
Итого |
33490 |
44380 |
47338 |
10890 |
2958 |
132,52 |
106,67 |
|
Всего активов |
72617 |
85080 |
87770 |
12463 |
2690 |
117,16 |
103,16 |
Если отсутствует необходимость применения этого функционала, то настройку ведения взаиморасчетов с контрагентами по документам расчетов можно отключить. Это упрощает работу пользователя при вводе документов поступления и реализации и платежных документов. При упрощенном способе ведения взаиморасчетов с контрагентами зачет авансов производится в автоматическом режиме.
При оформлении документов поступления и реализации предусмотрено автоматическое заполнение цен номенклатуры. Цены заполняются на основании сведений внесенных документом «Установка цен номенклатуры».
Тип цены указывается в договоре с контрагентом.
Справочник «Типы цен» в программе уже заполнен. Пользователь имеет возможность добавлять новые типы цен по своему усмотрению.
При выборе договора в документе автоматически устанавливается цена, внесенная для указанного в договоре типа цен. Указывать цены номенклатуры можно как при помощи документа «Установка цен номенклатуры», так и из карточки номенклатуры на закладке «Цены». В этом случае документ «Установка цен номенклатуры» создается программой автоматически.
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами реализован в виде документа сохраняемого в программе. Акт сверки заполняется автоматически на основании данных за указанный в документе период.
При автоматическом заполнении табличных частей производится анализ движения по счетам учета расчетов с контрагентами, которые указываются на закладке «Счета учета расчетов».
Эта закладка по умолчанию заполнена всеми счетами, у которых установлено субконто «Контрагент». Если движения по каким-либо счетам не должно войти в акт сверки взаиморасчетов пользователю достаточно снять флаг с этих счетов. Сверку расчетов можно проводить в иностранной валюте и/или в сумах.
Валюта, в которой производится сверка, указывается в реквизите «Валюта сверки». Если в документе указано, что сверка производится в сумах, то при автоматическом заполнении в акт попадают все операции расчетов вне зависимости от того, какая валюта расчетов установлена в договоре. Если же сверка производится в иностранной валюте, то табличная часть заполняется только расчетами, произведенными в выбранной валюте по договорам в иностранной валюте и в условных единицах.
При этом имеется возможность заполнить акт сверки только в иностранной валюте или в иностранной валюте и суммовом эквиваленте. Сверку возможно производить по конкретному договору или по всем договорам контрагента.
При проведении сверки по нескольким договорам имеется возможность в печатной форме акта сверки группировать записи по договорам. Взаиморасчеты с контрагентами в программе ведутся в разрезе договоров.
Программа для учёта товара в торговой точке «LiteBox»
Эта кассовая программа учёта товара в розничной торговле работает на компьютерах, ноутбуках, планшетах и телефонах. Интерфейс понятный, в нём легко разобраться. А функционал программы рассчитан на основные розничные операции:
- продажи товаров (в том числе, подакцизных);
- работа с отложенными чеками;
- работа с кассой, фиксирование прихода и выдачи наличных;
- безналичный расчёт;
- открытие и завершение смен в магазине;
- автоматический учёт скидок;
- формирование и печать чеков.
Кроме базовых торговых функций, в программу включены следующие возможности:
- Контроль товаров на складе и в магазине. Программой предусмотрены инструменты, которые отслеживают наличие и дефицит определенной категории товаров. Поиск продукции проводится по каталогу. В систему также включены функции резервирования, перемещения торговых объектов, формирования заказов, инвентаризации.
- Аналитика. ПО формирует отчётность с показателями эффективности работы магазинов, контролирует задолженности.
- Управление финансами. Программа формирует отчёты по продажам за определенный период времени, рассчитывает прибыль в торговых точках. Позволяет управлять скидками и ценами.
- Хранилища данных. В системе можно создавать списки с базовой информацией о поставщиках и контрагентах.
- Печать торговых документов. Программное обеспечение создает основные отчёты и документы, актуальные для розничной торговли: акт постановки на баланс, переоценка, списание товара, пересорт и т.д.
- Контроль работы сотрудников. В системе можно создать несколько учётных записей для разных должностей: руководителя, администратора, товароведа, кассира. Каждому сотруднику положен отдельный доступ. Программа анализирует эффективность каждого работника по определенным показателям. Например, по личным продажам.
Начислены курсовые разницы, возникающие при расчетах в иностранной валюте
· Положительные
· Отрицательные
Бухгалтерская справка, выписка банка
60
91/91-2
91/91-1
60
6
Начислены суммовые разницы в расчетах между российскими организациями за материальные ценности
· Положительные
· Отрицательные
Счет поставщика, выписка банка
10
10
60
60 (красное сторно)
7
Приняты к зачету НДС по оприходованным и оплаченным товарно-материальным ценностям
Выписка банка, расчет НДС, приходный ордер
68
19/19-3
8
Оприходован товар
Приходный ордер
10/41
60
Счет 60 дебетуется на суммы исполнения обязательств, включая авансы и предварительную оплату, в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов с покупателями, заказчиками, иными организациями. Возвращенные поставщиком неиспользованные суммы аванса отражают по дебету счетов учета денежных средств и кредиту счета 60. Ранее выданные, но не востребованные авансы списывают на убытки организации.
Общество ведет архивное дело в соответствии с требованиями действующего законодательства:
· учредительные документы, а также внесенные в них и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;
· решения собраний участников Общества, связанные с созданием и деятельностью Общества;
· документы, подтверждающие государственную регистрацию Общества;
· документы, подтверждающие права на имущество, находящееся на его балансе;
· внутренние документы.
В области финансов и кредитов предприятие разрабатывает и исполняет финансовые планы, своевременно выполняет обязательства перед бюджетом, банком, поставщиками, подрядчиками и другими организациями. Расчет за услуги осуществляются по ценам, тарифам, а также по договоренности с заказчиком или самостоятельно. Все вопросы, связанные с кредитованием предприятие решает в кредитных учреждениях по месту открытия расчетного счета или счета по финансированию капитальных вложений на договорной основе.
Генеральный директор и главный бухгалтер Общества несут личную ответственность за соблюдение порядка ведения и достоверности учета и отчетности Общества.
На предприятии линейная (иерархическая) структура подчиненности. Структура управления организации (см. рисунок1).
Рис.1
Генеральный директор — оценивает ситуацию и принимает решение, подбирает персонал и распределяет задания, контролирует работу и осуществляет мотивацию.
Зам. Директора, осуществляющий приемку автомобилей на комиссию организующий процесс продажи;
Главный бухгалтер, в компетенцию которого входят составление всех годовых отчетов и балансов; учет денежных, финансовых и других ресурсов, начисление заработной платы работникам предприятия; осуществление расчетов с поставщиками;