Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление табеля учета рабочего времени 0504421». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Предположим, что учетной политикой учреждения установлено: в табеле (ф. 0504421) отражаются фактические затраты рабочего времени сотрудников учреждения. Воспользовавшись условиями, приведенными в предыдущем примере, рассмотрим, как будет выглядеть фрагмент табеля (ф. 0504421).
Если табельщиком была письменно сформулирована необходимость корректировки, а основной табель учета рабочего времени распечатан и заполнен, то можно внести в него изменения без перепечатывания. Для этого допустимы исправления. Они производятся путем зачеркивания неверных данных и записывания рядом верных. Однако при этом на полях должна быть:
- Ссылка на корректирующий табель, с его номером и датой составления. Она может быть сформулирована как «Исправления произведены согласно…». Если фраза не помещается полностью, то достаточно просто названия документа, с его номером и датой.
- Подписи всех лиц, которые подписали основной табель.
- Расшифровка подписей.
- Должности ответственных за заполнение бумаги сотрудников, а также руководителя организации.
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника двух отклонений в один день.
При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой – условное обозначение вида отклонений, а знаменатель – часы работы. Например, в случае, когда время работы приходится и на дневное, и на ночное время, через дробь напротив фамилии такого работника следует указать фактическое время его работы ночью (код Н).
Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью. Кроме того, 25.06.2017 он отработал 1 ч в ночное время. В табеле (ф. 0504421) отражается регистрация отклонений.
В этом случае табель на этого работника будет заполняться следующим образом:
|
Должность |
Числа месяца |
|||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Итого дней (часов) явок (неявок) |
|
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
Всего дней (часов) явок (неявок) |
|
|
Воспитатель |
12 |
12 |
24 ч |
|||||||||||||
|
В |
В |
А |
А |
В |
В |
В |
В |
В |
2 дн. |
|||||||
|
24 ч |
||||||||||||||||
|
В |
В |
В |
В |
В |
1/Н |
В |
В |
2 дн. |
Если табельщиком была письменно сформулирована необходимость корректировки, а основной табель учета рабочего времени распечатан и заполнен, то можно внести в него изменения без перепечатывания. Для этого допустимы исправления. Они производятся путем зачеркивания неверных данных и записывания рядом верных. Однако при этом на полях должна быть:
- Ссылка на корректирующий табель, с его номером и датой составления. Она может быть сформулирована как «Исправления произведены согласно…». Если фраза не помещается полностью, то достаточно просто названия документа, с его номером и датой.
- Подписи всех лиц, которые подписали основной табель.
- Расшифровка подписей.
- Должности ответственных за заполнение бумаги сотрудников, а также руководителя организации.
Инструкция по заполнению формы Т-13
Между табелями Т-12 и Т-13 есть несколько отличий, но в целом они идентичны и заполняются по общим правилам. Т-12 допускается вести только для учета отработанных часов, без раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Если предприятие пользуется формой Т-13, то ее надо заполнять полностью, включая дополнительные строки для начисления заработной платы.
Что писать в этой части? Для ее ведения понадобится список цифровых кодов видов оплаты труда, утвержденных Приказом ФНС России №ММВ-7-11/ от 10.09.2015. Он большой, поскольку включает все возможные виды доходов граждан. Но для табеля учета понадобится всего несколько кодов, и они представлены в таблице.
Код дохода Наименование дохода 2000 зарплата 2012 отпускные 2300 пособие по временной нетрудоспособности
Ведение формы Т-13 аналогично порядку внесения записей в Т-12. Сначала заполняют шапку бланка, затем вписывают сведения о работниках, указывают данные об отработанных часах (порядок, как правильно считать часы в табеле рабочего времени по форме Т-13, ничем не отличается), отмечают количество выходных в течение месяца. То есть первые 15 шагов инструкции надо повторить. По неявкам в течение отчетного периода дополнительно отписываются в графах 10–13, указывая обобщенные данные.
Графы 7–9 даны для указания:
- кода вида оплаты (дохода);
- корреспондирующего счета;
- дней, подлежащих оплате.
Когда вся нужная информация указана, подписываем документ (последний шаг).
Применять для фиксирования отработанных часов табель учета по форме 0504421 могут также и частные компании.
С 1 января 2013 года законодательством не оговаривается обязанность заполнения конкретных форм первичных бланков, разрешается использовать любые удобные образцы.
Коммерческие организации вправе самостоятельно решить какой именно бланк им использовать для мониторинга присутствия сотрудников на рабочем месте: Т-12, форма 0504421 или иной бланк, разработанный собственными силами.
Форма документа не важна, кроме бюджетных учреждений, но его присутствие в документации хозяйствующего субъекта обязательно.
Статья 91 Трудового Кодекса обязывает работодателя контролировать и отслеживать явки и неявки персонала.
Табель учета рабочего времени ведем правильно
Автор: О. Трошина
Обязано ли учреждение применять в своей деятельности табель учета рабочего времени (ф. 0504421)? Можно ли вносить изменения в этот документ? Как правильно заполнять табель, если у работников в течение месяца имеются отклонения от нормального использования рабочего времени?
В соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Сведения об учете рабочего времени на основании приказов (распоряжений) руководителя учреждения отражаются в табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) лицом, ответственным за его составление. Заполненный табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для расчета заработной платы сотрудников учреждения и для составления на его основе расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402). Рассмотрим особенности заполнения табеля (ф. 0503421).
Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13
Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.
Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.
В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.
ФОРМА 0504421: ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ
При заполнении табеля, как любого другого документа, в первую очередь нужно указать полное наименование работодателя. Так же следует заполнить название структурного подразделения. Далее проставляется дата начала оформления документа. По центру проставляется код 0 – первичный экземпляр или 1 – корректирующий, при этом, если есть необходимость повторной корректуры, проставляется следующая цифра.
Далее заполняется основная табличная часть. В первую очередь необходимо указать работников, затем их учетные номера, должности и профессии. После чего на ежедневной основе вносятся данные об отработанном времени каждого сотрудника. Таблица условных обозначений, используемых для заполнения основной части табеля, представлена далее в соответствующем разделе.
После заполнения бланка, обычно это первый день следующего месяца, бланк необходимо заверить. Руководитель подразделения и руководитель отдела кадров должны проставить свои подписи и окончательную дату.
Обязано ли учреждение применять в своей деятельности табель учета рабочего времени (ф. 0504421)? Можно ли вносить изменения в этот документ? Как правильно заполнять табель, если у работников в течение месяца имеются отклонения от нормального использования рабочего времени?
26.07.2017Автор: О. Трошина
В соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Сведения об учете рабочего времени на основании приказов (распоряжений) руководителя учреждения отражаются в табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) лицом, ответственным за его составление. Заполненный табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для расчета заработной платы сотрудников учреждения и для составления на его основе расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402). Рассмотрим особенности заполнения табеля (ф. 0503421).
Для начала отметим, что все государственные (муниципальные) бюджетные учреждения в силу норм ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[1], Приказа № 52н[2] в своей работе применяют для учета рабочего времени табель (ф. 0504421). Применение другой формы законодательством РФ не предусмотрено. При этом в табель (ф. 0504421) допускается внесение дополнительной информации, необходимой субъекту учета (данная норма предусмотрена в методических рекомендациях, утвержденных Приказом № 52н). Исключать имеющуюся в табеле (ф. 0504421) информацию (графы, строки) недопустимо.
Относительно правил заполнения этой формы отметим следующее:
|
Способы заполнения табеля (ф. 0504421) (приложение 5 к Приказу № 52н) |
||
|
Регистрация случаев отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка |
Отражение фактических затрат рабочего времени |
Табели: формы и применение
В альбоме унифицированных бланков первичных документов представлено два вида табелей – форма Т-12 и Т-13. Оба варианта являются типовыми и, согласно постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, юридически – равноправны, однако имеют отличие в применении.
В чем же разница между, казалось бы, одинаковыми документами?
Унифицированная форма Т-12 – упрощенный бланк табеля учета рабочего времени и наиболее распространенный вариант табеля, используемый на предприятиях всех форм собственности. Работодатель вправе самостоятельно разработать бланк документа, но удобнее использовать уже готовую его форму.
В отличие от электронного аналога (типовой формы Т-13), упрощенный бланк табеля рабочего времени более актуален для предприятий, где обработка первичной учетной информации и начисление заработной платы производится без использования электронных программ комплексного бухгалтерского учета. Либо в тех случаях, когда в используемой на предприятии программе не предусмотрен Журнал учета рабочего времени и расчет заработной платы в электронном виде.
Вывод: речь идет об одном и том же документе, но в двух его видах – бумажном (Т-12) и электронном (Т-13).
Не пропустите главные кадровые новости!
-
За какие ошибки в документах будет отвечать лично кадровик
Инспекторы будут по-новому решать, кого наказывать за нарушения в вашем отделе кадров. Эксперты журнала «Кадровое дело» дают рекомендации — как избежать штрафа, если вы кадровик. -
Интерактивная таблица: проверьте ошибки в личных карточах
Узнайте, в каких случаях понадобится дубликат личной карточки и когда достаточно внести в нее дополнение. Есть ли разница в том, как исправить и изменить информацию в карточке. -
Пройдите экспресс-проверку Правил внутреннего трудового распорядка
Из-за изменений в законодательстве положения ПВТР могут нарушать закон. Если ГИТ найдет устаревшие формулировки, то оштрафует. Подскажем, какие правила убрать из документа, а что добавить.
Так, одним из важнейших в этом отношении является Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
Образец заполнения табеля формы 0504421
Образец заполнения табеля формы 0504421 в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами предполагает внесение сведений в три основных раздела. Первый из них должен содержать сведения о самом документе и организации, сформировавшей его.
Здесь фиксируется вид табеля, при необходимости проставляется номер корректировки и указывается дата его создания, а также период, который покрывается сведениями, указанными в данной форме. Кроме того, в данном разделе:
- прописываются название организации или структурного подразделения, по которому ведется табель,
- указывается отдел, ответственный за заполнение бланка, и код предприятия по ОКПО.
Основная часть бланка формы 0504421 организована в форме таблицы, которая содержит сведения о каждом сотруднике предприятия или отдельного подразделения: его фамилию, имя, отчество, должностную позицию и учетный номер. Напротив каждого работника сформирована строка, в которой отмечаются сведения об отклонениях от нормального рабочего графика, допущенные конкретным сотрудником.
Наконец, заключительная часть образца заполнения табеля формы 0504421 отводится под данные о сотруднике, составившем документ, и отметки бухгалтерии, свидетельствующие о его принятии в работу.
Время хранения документа напрямую зависит от его функционала:
- Если корректирующий табель рабочего времени используется только как документ, который содержит сведения о деятельности фирмы, то его обязательно хранить год.
- Если он напрямую связан с начислением организации налогов (а так бывает в подавляющем большинстве случаев), то срок хранения увеличивается до 4 лет.
- Если же он основной документ для начисления заработной платы, то должен сохраняться как минимум 5 лет.
- А если в организации вредные либо опасные условия труда (которые накладывают на работников обязанность работать в них), то документ хранится не меньше 75 лет.
Корректирующий Табель учета использования рабочего времени
При обнаружении лицом, ответственным за составление и представление Табеля, факта неотражения отклонений или неполноты представленных сведений об учете рабочего времени (представление работником листка нетрудоспособности, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику и других документов, в том числе в связи с поздним представлением документов), лицо, ответственное за составление Табеля, обязано учесть необходимые изменения и представить корректирующий Табель, составленный с учетом изменений в порядке и сроки, предусмотренные в УрФУ.
Данные корректирующего Табеля служат основанием для перерасчета заработной платы за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу начисления заработной платы.
Табель заполняется за период, за который предусмотрена выплата заработной платы.
Подробнее о табеле учёта по форме Т-12
Как уже отмечалось выше, официальное название документа – табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда. Он имеет общую унифицированную форму, и применяется с целью контроля отработанных часов и расчета заработной платы. Этот табель дает возможность подтвердить прибытие на работу человека в конкретный день или же его отсутствие. В случае отсутствия указывается причина неявки (если это прогул, то отметка также делается в табеле), что является основанием последующего привлечения к дисциплинарной ответственности.
Второй момент, который дает возможность зафиксировать табель по форме Т-12, это количество часов, которые человек находился на рабочем месте, то есть которые подлежат оплате. Но форма табеля учета построена таким образом, что в нее одновременно вносится несколько видов информации. Так, руководитель конкретного подразделения делает отметку о количестве отработанных часов по прибытию или неявке человека на работу. Затем подписанный табель направляется бухгалтеру, который осуществляет расчет заработной платы, и вносит его в таблицу. Расчет производится с учетом сверхурочных, ночных работ, праздничных дней.
Табель учета по форме Т-12 это таблица, которая содержит 55 граф, оформляется в отношении каждого работника отдельно или сразу на нескольких работников.