Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Службова записка призначення і приклад написання». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.
Важные особенности и формулировки
В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения…» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 15.08.2018, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».
Часто возникает вопрос, если в учреждении принят электронный документооборот, как писать служебную записку, образец ее оформления тот же, и чем он отличается от бумажного? Оформление в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте можно запросить уведомление о том, что он прочитан адресатом.
В каких случаях составляется и кем
В любой организации возникает ситуация, когда сотрудникам нужно оповестить руководство о возникших проблемах, пояснить возникшие обстоятельства или предложить пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют этот документ. В статье мы подробно разберем, как правильно написать служебную записку, образец вы сможете скачать бесплатно.
- Докладные. Она пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
- Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
- Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.
Причиной создания является инициатива сотрудников, но может быть устное или письменное указание руководителя.
Як написати службову записку
Службова записка є документом, що має інформаційно-довідковий характер. Це означає, що відомості, викладені в ній, вважаються достовірними і можуть використовуватися при прийнятті управлінських та організаційних рішень. Як будь-який документ, службова записка має юридичну силу. Щоб забезпечити цю вимогу, оформлення службових записок проводиться в суворій відповідності до затверджених офіційно державними стандартами.
За якими правилами оформляється службова записка
Оформлення службових записок проводиться відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». Але слід враховувати, що з 1 липня 2017 року цей регламент буде замінений на ГОСТ Р 7.0.97-2016. Тому до того, як написати службову записку вперше, слід ознайомитися з тими вимогами, які встановлені ГОСТами. Юридичну силу службовій записці забезпечить, в тому числі, наявність реквізитів, які є обов’язковими для заповнення:
Юридичну силу службовій записці забезпечить, в тому числі, наявність реквізитів, які є обов’язковими для заповнення:
- назва структурного підрозділу, в якому працює укладач записки;
- посада прізвище та ініціали укладача документа;
- найменування документа «Службова записка»
- короткий зміст – суть документа, воно починається з приводу «Про» або «О»;
- дата складання записки;
- підрозділ, в якому працює адресат, його посаду, прізвище ініціали;
- текстова частина; відмітка про додаток, якщо воно є;
- підпис укладача.
Перелік обов’язкових реквізитів і правила оформлення службових записок можна встановити локальним нормативним актом роботодавця. Такий регламент може передбачатися, наприклад, положенням або інструкцією з діловодства, затвердженої керівником компанії. Локальним актом можуть бути також затверджені шаблони службових записок, що значно полегшують і прискорюють складання цього виду документів.
Написання супровідного листа до документів
Жорстких вимог до написання супровідного листа немає. Однак правила оформлення службового листування слід враховувати. На фірмовому бланку підприємства вказується реєстраційний номер і дата. Класичний текст включає в себе пару головних блоків: повідомлення про те, що документи відправлені, і побажання щодо невідкладних дій (вивчення, узгодження, рішення).
До змісту листа пред’являються обов’язкові вимоги:
- текст не повинен допускати двоякого розуміння;
- характерними властивостями є: стислість, логічність, однозначність, переконливість;
- має бути витриманий офіційний стиль і нейтральний тон, без емоційних сплесків;
- обов’язково вказуються контактні дані адресанта на випадок виникнення питань у одержувача документів;
- абсолютно виключаються орфографічні та стилістичні помилки.
Такий лист зазвичай адресується на ім’я конкретної людини, та має наступну структуру:
- Короткий вступ.
- Заголовок (тема з чіткою метою).
- Шанобливе звернення на ім’я та по батькові.
- Стислий виклад призначення послання.
- В основній частині викладається суть, підведення підсумків, надія на порозуміння (співробітництво), слова подяки.
- Заключний розділ складається зі списку додатків, прохання, пропозиції і підпису.
Підпис може поставити керівник установи, його заступник, головний бухгалтер або менеджер. При цьому потрібно дотримуватись етичних норм спілкування: при зверненні до керівної особи лист повинен бути підписаний рівним за посадою суб’єктом.
Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
И.И. Иванову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
«02» сентября 2020 г.
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.
При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.
Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.
Преподаватель верховой езды
П.П. Петров
Вимоги до оформлення службової записки
Згідно законодавчій базі (ГОСТ 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації» Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ») службова записка повинна мати :
- вказівка на кого спрямований документ (посадова особа, структурний підрозділ або конкретну організацію);
- назва адресата (конкретно кому направлено документ);
- назва документа (в даному випадку вказується «Службова записка»);
- номер реєстрації службової записки;
- дату написання;
- заголовок до тексту (приклад: «Про купівлю канцтоварів для відділення», «Про дисциплінарне стягнення» і т.д);
- сам текст;
- дата і підпис, хто складав службову записку (обов’язково потрібно вказувати посаду);
При написанні службової записки потрібно дотримуватися наступних правил:
- правильне вказівку всіх реквізитів;
- строго дотримуватися офіційного стилю написання;
- складати документ в правильній послідовності;
Давайте розберемося, як написати службову записку, зразок складемо для бюджетної організації. У переліку первинних облікових документів, що застосовуються державними установами, визначаються Додатком № 1 Наказу Мінфіну Росії від 30.03.2015 № 52Н, немає уніфікованої форми, щоб складати цей папір. Вони пишуться в довільній формі на чистому аркуші паперу формату А4.При необхідності в організації з розгалуженою структурою можлива розробка цього бланка.
Форма службової записки (зразок) повинна містити необхідні реквізити, що дозволяють швидко зорієнтувати користувачів в суті документа, його джерелі, актуальності дати і порядковий номер. Цей документ не підлягає обов’язковій реєстрації. Але організація може вирішити їх реєструвати, наприклад, для контролю.
Розглянемо, як правильно написати службову записку на основі наведеного прикладу. Отже, цей документ повинен містити:
- реквізит адресата (в даному випадку роль цього виконав начальник охорони);
- найменування документа (відповідний напис була безпосередньо перед текстом);
- дата документа;
- текст;
- реквізит і підпис адресанта (начальник інформаційного відділу).
Текст, в свою чергу, теж можна розподілити за структурою. Правда, набагато більш умовно:
- Перша частина визначає основу і мотив написання. Службова записка, зразок якої був представлений вище, пояснює прохання в першому ж реченні.
- Друга частина відображає суть: в прикладі вона йде після слів «у зв`язку…».
- Третя частина — заключна. Вона може містити констатацію факту, пропозиція або прохання.
Службова записка, приклад якої допомагає нам розібратися в правилах оформлення, з`єднує другу і третю частину в одну. Поділ стає більш помітно в складних службових записках. Третя частина обов`язково з`являється і в відповідних документах.
Что обязательно есть в служебной записке, а чего быть не может
Поскольку служебная записка – вспомогательный документ, она не регламентируется обязательными правилами и нормами, изложенными в ОКУД или других нормативных актах. При ее написании удобно принимать во внимание правила РФ «Унифицированные системы документации» ГОСТ Р 6.30-2003 г.
К СВЕДЕНИЮ! Руководителям рекомендуется разработать собственную инструкцию по оформлению внутренней корреспонденции, создать унифицированный бланк или шаблон и закрепить эти указания соответствующим приказом.
Обязательные реквизиты служебной записки во многом сходны с теми, что необходимы в любом деловом документе.
- Сведения о подразделении, направившем служебную записку.
- Наименование подразделения, куда направляется документ.
- ФИО и должность непосредственного получателя.
- Название корреспонденции (в данном случае «служебная записка»).
- Заголовок или тема записки, в которой коротко раскрывается ее предмет.
- «Тело» документа – непосредственное изложение ситуации, информации, просьбы, варианты решения, предложения по решению вопроса и т.п.
- Дата и номер служебной записки.
- Должность отправителя записки, его ФИО, подпись.
Возможные дополнительные элементы могут предусматривать:
- визы других лиц, заинтересованных в разрешении ситуации;
- приложения (в тексте записки должна быть ссылка на их наличие).
В служебных записках исключены:
- распоряжения;
- приказы;
- грифы «утверждаю», «разрешаю» и т.п.
Службова записка про преміювання пишеться, коли начальник бажає заохотити співробітника за продуктивну працю. З погляду працівника, процес преміювання простий, для начальника ж, особливо якщо організація не має положення про преміювання і воліє обходитися без нього, він стає набагато більш трудомістким. Але одним з етапів даного процесу в будь-якому випадку буде написання службової записки.
У першу чергу потрібно вивчити специфікацію підприємства в цьому плані – кожна з компаній має свої умови преміювання. Це можуть бути обумовлені випадки, коли співробітник не може бути премійований (дисциплінарні стягнення, адміністративні порушення і т. Д.), Джерела премій тощо. Після ретельного вивчення можна приступати безпосередньо до написання.
Службова записка про преміювання повинна обов`язково містити причини, за якими начальник відділу вважає, що працівник повинен бути заохочений. Якщо положення про преміювання має чіткі пункти, в яких позначено, яке заохочення за що покладається, процес набагато спрощується. Начальнику залишається тільки оповістити директора про виконання такого-то і такого-то пунктів. Тоді це повідомлення. В іншому випадку начальник відділу тільки пропонує заохотити співробітника і сам визначає розмір премії – знову ж таки, враховуючи систему матеріального заохочення організації.
Цікаво, що службові записки про преміювання нерідко відносять до доповідними – так як вони пишуться на ім`я вищестоящого чину. Подібна ж дилема виникає і з записками про відкликання з відпустки, про підвищення і т. Д.
Внешний вид документа и описание его полей
Записка служебная – это разновидность внешнего или внутреннего штатного документа предприятия. Её внешний вид и форма зависят от адресата и функциональности. То есть, служебная записка руководителю, например, существенно будет отличаться от обращения к кадровику или другому служащему более низкого статуса. Составить её можно не только в форме обращения к директору, но и в виде доклада. В качестве реакции на непредвиденное поведение сотрудника. И подобное «донесение» не будет считаться докладной, если оформить его грамотно, как служебную записку.
Чаще всего служебные записки адресуются вышестоящим лицам, так как связаться с руководителями простым служащим бывает трудно – то директора нет на месте, то он не в настроении. А как же работнику достучаться до руководства? Ответ один: путем передачи служебной записки. В ней можно отразить не только просьбу, но и обращение, и претензию.
Виды записок бывают разными.
В зависимости от функции выделяют следующие разновидности:
- докладная;
- объяснительная;
- аналитическая.
Що повинна включати в себе пояснювальна записка?
Перше, що треба відзначити, це те, щопояснювальна за запізнення повинна мати офіційно-діловий стиль. Ні в якому разі не повинно бути ніяких емоційних, різких виразів, просторіччя, панібратства і тим більше нецензурної лексики. Якими б доречними не здавалися в тій чи іншій ситуації всі перераховані вище фактори, їх краще, звичайно ж, опустити. І в той же час не треба заплутувати роботодавця складними діловими і вузьконаправленими термінами, канцеляризми і т. Д. Стиль записки повинен бути сухою і ділової, але в той же час простий і зрозумілий.
Пояснювальна на роботу за запізнення може бутияк написана від руки, так і надрукована на комп’ютері. Спочатку оформляється «шапка» документа. Вказуються імена начальника і автора. В основній частині максимально коротко описується відбулася ситуація. В кінці записки ставиться дата, підпис і розшифровка підпису автора. У більшості випадків до розглянутого документа необхідно прикріпити всі офіційні довідки і папери, що підтверджують причини запізнення. Зайвими вони не будуть точно.
Форма пояснювальної записки
Дана папір відноситься до однієї зі специфічнихформ ділових документів. Відповідно, всі правила оформлення подібних актів при її написанні повинні бути дотримані. Писати слід на аркуші формату А4. У шапці документа наводиться посаду одержувача (найчастіше це керівник фірми) разом з даними самого працівника, його посадою, структурним підрозділом. Потім в обов’язковому порядку йде назва документа і сам текст.
Затвердженої форми пояснювальної записки НЕіснує. Тобто єдиних вимог до її заповнення законом в законодавстві не міститься. Але ми все ж наводимо для наших читачів один із прикладів пояснювальних записок в якості загального орієнтиру.
Стиль викладу, який використовується працівником, повиненбути діловим. При написанні важливо дотримуватися стилістичні та граматичні правила мови. Можуть бути присутніми технічних термінів і професійного сленгу, але емоційно-експресивну лексику використовувати не слід. Ніякої двозначності даний документ містити не повинен, тому текст повинен бути написаний логічним і чітко вивіреним стилем. Виклад того, що сталося відбувається завжди від першої особи, коректним мовою, грамотно, без стилістичних та орфографічних помилок.
Пояснювальна записка (зразок) на роботу: приклад № 1
Найбільш часто зустрічаються ситуації пов’язані з прогулами або запізненнями на роботу.
Командиру військової частини 65487
Полковнику Сидорову С. С.
Від службовця МО РФ, діловода
Волкова Н. Л.
Пояснювальна записка
Про запізнення на роботу 16 травня 2014 року
Я, Волков Роман Львович, 16 травня 2014 року запізнився на роботу на 4 години. По суті ситуації можу пояснити наступне. Сьогодні вранці, під час мого прямування на роботу на власному автомобілі, я став свідком ДТП. У зв’язку з цим був змушений давати свідчення співробітникам ГИБДД. Це зайняло досить багато часу. Додаю копію протоколу в якості доказу і підтверджує записку інспектора ДІБДР Орлова П. П.
16 травня 2014 року (підпис) Волков Р. Л.
Відмінність пояснювальної записки від доповідної та службової
Не варто плутати ці три поняття. З першим ми вже розібралися. Знаючи про те, як написати пояснювальну записку, ви легко зможете впоратися з рештою. Скажемо про них коротко. Доповідна записка носить зворотний характер. Мета її написання – це поставити до відома керівництво про обстановці, що склалася, ситуації, факти, що мали місце бути, тобто мотивувати до якихось дій.
Службова записка передбачає передачу певної інформації щодо горизонтальної гілки управління, тобто від одного керівника до іншого, співробітника одного відділу до працівнику іншого і т. д. Як правило, вони стосуються матеріально-технічних, організаційних, господарських та інших питань. По суті, це ділове листування.
Те, як писати пояснювальну записку (зразок або приклад), легко можна знайти в мережі. Не існує єдиного бланка, однак є певні вимоги, на які ми вказали. Ви можете без труднощів використовувати і переробляти наведені приклади «під себе».
Службовий лист відноситься до документів, различаемым за змістом теми. Воно використовується для зв’язку між організаціями, організаційними підрозділами в компанії, клієнтами та колегами по бізнесу. Листи надають адресату різні дані: вони інформують, попереджають, нагадують і т. д.
Обмін подібними листами є одним з видів ділового спілкування. Тому слід звернути увагу на стиль вираження і написання в листі, оскільки в залежності від цього створюється загальне враження про одержувача. Однак є шаблони, формують офіційні листи. Також є ряд деталей, які повинні бути включені в подібний лист.
Текст кожного типу листа повинен бути коротким, компетентним, містити чіткі і точні дані.
Службовий лист — це письмовий документ, який може бути:
- відповіддю на більш ранні запити та документи;
- супровідним елементом до іншим документам;
- ініціативним листом.