Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Неоплачиваемый отпуск работников: случаи и порядок предоставления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первоначально оформление начинается со стороны работника. Ему необходимо написать собственноручно заявление с указанием своих данных: ФИО, должности, подразделения и контактов. В некоторых компаниях может потребоваться указать свой табельный номер, уточнить его можно в кадрах.
Нюансы ухода в неоплачиваемый отпуск
Отпуск без сохранения заработной платы — один из видов отдыха, право на который работники имеют в соответствии с трудовым законодательством.
Основы закреплены в ст. 128 ТК РФ. Чаще всего такой отдых предоставляется по инициативе работника и только в том случае, если работодатель согласится. Но есть категории людей, а также ряд ситуаций, когда компания обязана предоставить отпуск без платы в любой момент по желанию работника.
К тем, кому отдых без оплаты положен в обязательном порядке, относятся:
- ветераны ВОВ — для этой категории граждан положены выходные без платы до 35 дней ежегодно;
- пенсионеры, которые приняли решение продолжить свою трудовую деятельность, могут отдыхать за свой счет до 14 дней за год;
- вдовы погибших военнослужащих, сотрудников ОВД, таможенников и тюремных служащих, а также их родители могут рассчитывать на дополнительный отдых без сохранения оплаты на срок до 14 дней каждый год;
- инвалиды могут брать дополнительные дни отпуска без сохранения зарплаты вплоть до 60 дней в году;
- работники в случае важных счастливых или печальных событий — официальной регистрации брака, рождения ребенка, ухода из жизни близких родственников — могут потратить на них законные 5 дней выходных без зарплаты.
В любых прочих случаях работодатель не обязан предоставлять дополнительные дни отдыха сотруднику. По запросу работника на отдых без оплаты компания в лице непосредственного руководителя принимает решение, может ли она отпустить человека на эти дни.
Отпуск без сохранения заработной платы (СЗП) – «с чем его едят»?
Синонимичные этому понятия – «неоплачиваемый отпуск», «за свой счет» и «административный отпуск». Все эти термины обозначают позволенные сотруднику по его просьбе свободные дни, за которые не начисляется оплата. Эти дни не имеют отношения к основному ежегодному отпуску, дополнительному оплачиваемому, выходным и праздникам.
СПРАВКА! Все виды отпуска прописаны в ТК отдельно, а значит, они не влияют друг на друга. Даже если сотрудник уже уходил в ежегодный и положенный ему дополнительный отпуск, никто не вправе помешать ему попросить дни за свой счет и получить разрешение, если на это есть воля работодателя или положенная законодательная норма.
Плюсы административного отпуска, связанные с трудовой деятельностью:
Минусы такого отпуска:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если сотрудника отпускали за свой счет на срок суммарно за год больше 2 недель, то его «рабочий» год сдвинется на число дней, превысивших 14, то есть эти дни не войдут в рабочий стаж (ст. 121 ТК РФ).
Табелирование отпусков без СЗП
В табеле учета незанятые сотрудниками безоплатные дни кодируются сочетанием букв или цифр кодом (выбирается один вариант). В табличке приведены общепринятые коды для разновидностей отпусков без СЗП.
| № | Вид административного отпуска | Буквенный код | Числовой код |
|---|---|---|---|
| 1 | В связи с обучением | УД | 13 |
| 2 | По разрешению работодателя | ДО | 16 |
| 3 | Причины, предусмотренные ст. 128 ТК РФ | ОЗ | 17 |
| 4 | Дополнительный ежегодный для социальных категорий | ДБ | 18 |
| 5 | Прогулы (если уход в отпуск был самовольным и неправомерным) | ПР | 24 |
Особенности оформления
При проведении оформления имеют место следующие особенности:
- Если сотрудник планирует получить неоплачиваемый отпуск, то необходимо сначала определить, положен ли он ему по закону. Если закон дает ему такое право, то работодатель обязан ему предоставить отпуск. Если ситуация другая, то нужно согласовывать этот вопрос с начальником.
- Первые 14 дней включаются в трудовой стаж, последующие — нет.
- Получив бесплатный отпуск, сотрудник имеет право по своему желанию прервать его и выйти на работу. При этом о своём решении он должен уведомить руководителя.
Оформление бесплатного отпуска происходит таким образом:
- Сотрудник пишет заявление на имя начальника с просьбой о предоставлении отпуска.
- Руководитель издает приказ о предоставлении ему нужного количества дней.
- Работник уходит в отпуск.
- В табеле отмечают такие дни соответствующими обозначениями.
Действия работодателя
Исходя из положений трудового российского законодательства у работодателя отсутствуют правомочия по принуждению своих сотрудников оформлять отпуск без выплачивания полагающегося им заработка. В связи с этим те ситуации, когда в силу того или иного рода причин у нанимателя отсутствует возможность выплачивать сотрудникам зарплату и обеспечивать их соответствующей трудовой деятельностью должны классифицироваться как простой.
Закреплённые в ст. 72.2 ТК РФ положения определяют простой, как носящую временный характер приостановку трудовой деятельности, возникающую в силу наличия факторов, носящих экономико-технологический, организационный, а также технический характер.
Период простоя не включён в закреплённый в ст. 107. ТК РФ и носящий исчерпывающий характер перечень разновидностей времени отдыха, в связи с чем в случае возникновения простоя все работники в обязательном порядке должны находиться на своих трудовых местах. Соответственно, в ведущихся организации табелях учёта трудового времени, всему личному составу должны фиксироваться рабочие дни.
Согласно закреплённым в ст. 157 ТК РФ положениям оплата всего периода простоя должна производиться следующим образом:
- При наличии обстоятельств, являющихся следствием вины работодателя – величина оплаты составляет 2/3 от среднего заработка работника.
- При наличии факторов, которые не зависят непосредственно от нанимателя или же работника – величина оплаты составляет 2/3 от оклада или тарифной ставки, исчисленных соразмерно времени простоя.
- При наличии обстоятельств, являющихся следствием вины работника – оплата всего периода простоя не производится.
Какие документы подтверждают необходимость предоставления отпуска за свой счёт
Когда просьба сотрудника рассмотрена и одобрена, можно писать заявление. В нём необходимо указать причину и продолжительность отпуска. Для того чтобы получить гарантированный безоплатный отпуск, необходимо представить документ, который подтверждает такие основания:
- одинокие матери предоставляют свидетельство о рождении ребёнка, где в графе для сведений об отце стоит прочерк;
- отцы-одиночки представляют документы об отсутствии у ребёнка матери. Это может быть свидетельство о смерти или другой документ с объяснением причины её отсутствия. Например, решение суда о том, что мать числится пропавшей без вести, находится на принудительном лечении, либо лишена права материнства;
- сотрудники, совмещающие трудовую деятельность с получением образования, должны позаботиться, чтобы оформить справку из учебного заведения;
- люди, совмещающие деятельность на двух работах, представляют справку со второго места трудовой деятельности.
Неоплачиваемый отпуск и особенности его предоставления сотрудникам
ТК РФ характеризует неоплачиваемый отпуск как отдых, который может быть предоставлен работнику на определенный период без денежных выплат. Это дополнение к тем дням, за которые сохраняется средний оклад сотрудника. Воспользоваться данной возможностью может работник, у которого появилась срочная потребность решения личных вопросов. Статья 128 ТК РФ характеризует предоставление дополнительных дней отдыха работодателем как добрую волю, а не обязанность.
Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.
При предоставлении данного вида отдыха сотруднику предоставляются следующие гарантии:
- сохранение рабочего места;
- средняя зарплата не изменяется;
- продолжение необходимых отчислений в различные фонды.
- неиспользованные дни не переносятся на следующий год или период, а сгорают;
- в период болезни сотрудника в неоплачиваемом отпуске пособие по нетрудоспособности ему не начисляется;
- период не продляется на время болезни или праздничных дней.
Табелирование отпусков без СЗП
В табеле учета незанятые сотрудниками безоплатные дни кодируются сочетанием букв или цифр кодом (выбирается один вариант). В табличке приведены общепринятые коды для разновидностей отпусков без СЗП.
| № | Вид административного отпуска | Буквенный код | Числовой код |
|---|---|---|---|
| 1 | В связи с обучением | УД | 13 |
| 2 | По разрешению работодателя | ДО | 16 |
| 3 | Причины, предусмотренные ст. 128 ТК РФ | ОЗ | 17 |
| 4 | Дополнительный ежегодный для социальных категорий | ДБ | 18 |
| 5 | Прогулы (если уход в отпуск был самовольным и неправомерным) | ПР | 24 |
Когда можно воспользоваться правом на отпуск за свой счет
Для того чтобы написать заявление на такой отдых от работы, необязательно ждать особого момента — в заявлении можно указать любую причину и длительность отпуска. Вопрос только в том, насколько работодатель захочет пойти навстречу и посчитает ли он указанные обстоятельства уважительными.
Также не существует условий об обязательном сроке работы перед выходом в неоплачиваемый отпуск.
Таким образом, воспользоваться правом на предоставление отпуска за свой счет работник может всегда, но успех этой попытки во многом будет зависеть от руководства. Если же сотрудник попадает под действие нормативов об обязательном предоставлении отпуска, он может использовать положенные дни отдыха в момент, когда в этом появится необходимость.
Отпуск без сохранения заработной платы (СЗП) – «с чем его едят»?
Синонимичные этому понятия – «неоплачиваемый отпуск», «за свой счет» и «административный отпуск». Все эти термины обозначают позволенные сотруднику по его просьбе свободные дни, за которые не начисляется оплата. Эти дни не имеют отношения к основному ежегодному отпуску, дополнительному оплачиваемому, выходным и праздникам.
СПРАВКА! Все виды отпуска прописаны в ТК отдельно, а значит, они не влияют друг на друга. Даже если сотрудник уже уходил в ежегодный и положенный ему дополнительный отпуск, никто не вправе помешать ему попросить дни за свой счет и получить разрешение, если на это есть воля работодателя или положенная законодательная норма.
Плюсы административного отпуска, связанные с трудовой деятельностью:
Минусы такого отпуска:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если сотрудника отпускали за свой счет на срок суммарно за год больше 2 недель, то его «рабочий» год сдвинется на число дней, превысивших 14, то есть эти дни не войдут в рабочий стаж (ст. 121 ТК РФ).
Когда работодатель обязан предоставить неоплачиваемый отпуск?
Согласно ч. 2 ст. 128 ТК РФ работодатель не может отказать в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы:
- участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;
- работающим пенсионерам по старости (по возрасту) — до 14 календарных дней в году;
- родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, — до 14 календарных дней в году;
- работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;
- работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до пяти календарных дней.
Остановимся на последнем случае подробно. На практике у работодателей возникают трудности с определением того, кто является близким родственником. Они не знают, обязаны ли предоставить отпуск, например, для похорон тети или супруга. Между тем определение понятия «близкий родственник» содержится в СК РФ. В частности, согласно ст. 14 данного Кодекса близкими признаются родственники по прямой восходящей и нисходящей линии — родители и дети, дедушки, бабушки и внуки, сводные братья и сестры (имеющие общих отца или мать), а ст. 2 причисляются к таковым еще и супруги, усыновители и усыновленные. Поэтому полагаем, что в случае похорон супруга работодатель все же обязан предоставить административный отпуск, а вот о предоставлении такого отпуска в случае смерти тети принимает решение сам работодатель.
Отметим, что для получения неоплачиваемого отпуска и в таких случаях работнику все равно необходимо написать заявление. М.Т. была уволена на основании пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в связи с прогулом — отсутствием на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня. Не согласившись с таким основанием увольнения, она обратилась в суд, указывая, что отсутствовала на работе по уважительной причине — регистрация брака. Однако суд, исследовав материалы дела, установил, что М.Т. действительно зарегистрировала брак, правда, доказательств подачи письменного заявления работодателю о предоставлении отпуска или иных доказательств извещения работодателя о намерении отсутствовать на работе по основаниям, влекущим обязанность работодателя предоставить отпуск, не представила, в связи с чем причину отсутствия истицы на работе нельзя признать уважительной (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 27.09.2012 N 33-13359).
Как оформить административный отпуск?
Оформление неоплачиваемого административного бесплатного отпуска невозможно без заявления работника. В зависимости от причины взятия административного к заявлению могут быть приложены документы, подтверждающие право на неоплачиваемый выходной, вне зависимости от мнения администрации. Если заявление на неоплачиваемый отдых составлено правильно, с указанием даты начала и конца, а также повода оформления отгула, имеются подтверждающие право на бесплатный отдых документы, то предприятием выпускается соответствующий приказ, с которым под роспись должен быть ознакомлен сотрудник.
Если компания не согласна пойти навстречу работнику, то на заявлении об административном ставится соответствующая резолюция. В случае отказа сотрудника под роспись информируют о решении, чтобы исключить возможность недопонимая и самовольного прогула работы.
Документальное оформление отпуска за свой счет
Заявление
Если, несмотря на все грядущие последствия, работник все же будет настаивать на неоплачиваемом отпуске, он должен написать заявление (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).
Заявление можно написать в произвольной форме. Желательно, чтобы в заявлении сотрудник указал причину предоставления такого отпуска.
Если неоплачиваемый отпуск положен работнику по закону, он должен приложить к заявлению документы, подтверждающие это право.
Приказ.
На основании заявления работодатель издает приказ о предоставлении отпуска, с которым знакомит работника под роспись. Приказ можно составить по форме № Т-6, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Личная карточка.
Соответствующая отметка делается в разделе VIII личной карточки (форма № Т-2)
Записка-расчет.
У бухгалтера нет необходимости составлять этот документ, так как отпускные при уходе в отпуск за свой счет не выплачиваются.
Табель.
Если в компании применяются унифицированные формы табеля учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13, дни неоплачиваемого отпуска в них должны быть отмечены буквенным кодом «ДО» или цифровым кодом 16.
Отпуск за свой счет вместо объявления простоя
Отпуск без сохранения заработной платы (СЗП) – «с чем его едят»?
Синонимичные этому понятия – «неоплачиваемый отпуск», «за свой счет» и «административный отпуск». Все эти термины обозначают позволенные сотруднику по его просьбе свободные дни, за которые не начисляется оплата. Эти дни не имеют отношения к основному ежегодному отпуску, дополнительному оплачиваемому, выходным и праздникам.
СПРАВКА! Все виды отпуска прописаны в ТК отдельно, а значит, они не влияют друг на друга. Даже если сотрудник уже уходил в ежегодный и положенный ему дополнительный отпуск, никто не вправе помешать ему попросить дни за свой счет и получить разрешение, если на это есть воля работодателя или положенная законодательная норма.
Плюсы административного отпуска, связанные с трудовой деятельностью:
- сохранение за сотрудником рабочего места (из такого отпуска нельзя уволить, за исключением ликвидации предприятия);
- исключение периода административного отпуска из расчета среднемесячной зарплаты (сумма не становится меньше из-за дополнительного нерабочего периода);
- за отпускником остается право на налоговые льготы за эти периоды;
- отпуск без СЗП не влияет на расчет финансовой помощи по рождению ребенка.
Минусы такого отпуска:
- отсутствие какой-либо оплаты за эти дни;
- заболевание во время этого отпуска не дает права на оплату больничного;
- пребывание вне работы не идет в пенсионный стаж, ведь взносы в ПФР в период отсутствия зарплаты не идут;
- подобный отпуск не засчитывается в испытательный срок, если был взят в течение его прохождения.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если сотрудника отпускали за свой счет на срок суммарно за год больше 2 недель, то его «рабочий» год сдвинется на число дней, превысивших 14, то есть эти дни не войдут в рабочий стаж (ст. 121 ТК РФ).