Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Замена фамилии в трудовой книжке после замужества от генерального директора». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
Заявление о смене фамилии
В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.
Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!
Вот примерный образец такого заявления:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И
от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:
- копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
- копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ
Как происходит автоматическая смена паспортных данных и в каких случаях потребуется самостоятельное уведомление налоговой
На данный момент в соответствии со ст. 5 ФЗ от 08.08.2001 № 129-ФЗ налоговая инспекция самостоятельно вносит в ЕГРЮЛ информацию об изменении паспортных данный руководителей и участников организаций на основании данных, полученных из федеральной миграционной службы. Обновленные сведения должны быть внесены в ЕГРЮЛ не позднее чем через 5 дней с момента поступления в ФНС информации об их изменении.
Если у вас в организации у участника или директора изменились паспортные данные, рекомендуем заказать расширенную выписку из ЕГРЮЛ (в отличии от обычной выписки в расширенной отображаются все паспортные данные). Если сменилась фамилия, то можно посмотреть обычную выписку, там сразу будет видно внесены ли изменения в ЕГРЮЛ.
На практике автоматическое изменение данных в налоговой часто происходит очень долго или не происходит совсем. Это может повлечь проблемы с банками, нотариусами, гос. органами, контрагентами (особенно если изменение данных касается смены фамилии руководителя организации).
В таких случаях можно написать письмо в ФНС с требованием осуществить в надлежащем порядке процедуру внесения изменений. Однако срок рассмотрения такого обращения будет составлять до 30 календарных дней.
Для ускорения процесса можно подать в налоговую форму Р13014, которую будут рассматривать всего 5 рабочих дней.
Подача заявления по форме Р13014 потребуется также в том случае, если смена паспортных данных происходит у участника или директора, которые являются иностранными лицами. Организация обязана сообщить в налоговую новые паспортные иностранцев в течение 7 рабочих дней (в 2021 году срок увеличен, ранее было 3 рабочих дня).
Изменение паспортных данных для внешних пользователей
Разделим на несколько категорий тех, кто получает данные о руководителе и для кого они имеют значение:
Государственные органы: ФНС, ПФР, ФСС
Для большинства внешних пользователей — выписка из ЕГРЮЛ это главный источник сведений о вашей компании, если данные о директоре в выписке и документах, которые вы представили (например, договор), не совпадут, в части той же фамилии, например, то вам могут отказать в сотрудничестве.
Аналогично при разнице в данных по выписке и в документации вам откажут при подаче заявки на участие в торгах.
С ПФР есть важный нюанс — изменения в СНИЛС. При смене фамилии сотрудник (не только директор) должен обратиться в ПФР для замены сведений, сделать это можно как лично, так и через работодателя (см. п.1, п.3 статьи 9 Федерального закона № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).
Пока данные в ПФР не будут изменены, отчеты, содержащие ФИО и СНИЛС, такие, как СЗВ-М или Расчет по страховым взносам, будут показывать при контроле ошибку. Поэтому работодателю стоит самостоятельно направить сведения в Пенсионный фонд, заручившись заявлением работника.
В банке данные о директоре тоже есть и конечно нужно известить его об изменениях, а вот электронную подпись заменять не всегда обязательно, как и карточку подписей.
Если меняется номер паспорта, а ФИО остаются прежними, то достаточно подать в банк анкету с новыми сведениями вместе с сопроводительным письмом. Эти данные банк фиксирует в своей системе и будет идентифицировать по ним руководителя.
Основание для внесения изменений в кадровые документы
Фамилию работник может поменять, обратившись с соответствующим заявлением и установленными документами в орган ЗАГС. При смене фамилии работник получит свидетельство о перемене имени. Если фамилия меняется в связи с бракосочетанием, желание взять фамилию супруга или супруги указывается в заявлении о заключении брака. В этом случае изменения произойдут автоматически в день регистрации брака, и новая фамилия будет указана в свидетельстве о заключении брака.
Лицу, поменявшему фамилию, нужно заменить свои документы, в первую очередь общегражданский паспорт. Для его замены установлен срок 30 дней. За несоблюдение срока предусмотрен штраф. Поменять также придется заграничный паспорт, водительское удостоверение, свидетельство ИНН. Документы, которые человек не поменяет, будут считаться недействительными.
Обратите внимание: датой смены фамилии считается дата внесения записи акта гражданского состояния (о перемени имени, о заключении брака) в свидетельства о перемене имени и о заключении брака.
Таким образом, основанием для внесения изменений в кадровые документы работника сначала будет соответствующее свидетельство, которое он должен предъявить кадровику. Паспорт можно принести позже.
Обязанность предоставлять измененные сведения о себе установлена для работников, в частности, с целью страхового обеспечения (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ)). Сроки для предоставления сведений не установлены, лишь говорится, что сделать это нужно своевременно. Конкретный порядок и сроки предоставления новых сведений работодателям следует определить в локальном нормативном акте.
Сообщаем об изменении фамилии в ФСС
В силу п. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ работодатель обязан подавать измененные сведения о работниках в ФСС. В связи с этим и у работников появилась обязанность предоставлять сведения о себе при трудоустройстве или в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности в случае изменения таких сведений (п. 13, 14 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Получив от работника сведения о смене фамилии, работодатель должен их передать в ФСС в течение трех рабочих дней со дня получения (п. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
В соответствии со ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС работодателя оштрафуют. В частности:
-
штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд – 200 руб. за каждый документ;
-
за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, предусмотрен штраф 5 000 руб. за каждый выявленный случай;
-
штраф за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС, составит 20% от суммы расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб.
Образец приказа по смене фамилии в связи с регистрацией брака
Теперь рассмотрим саму процедуру внесения правок в документы. 1. Как уже было сказано, изменение записей о фамилии работника в трудовую книжку нужно производить на основании паспорта либо свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это должен сделать работодатель по последнему месту работы сотрудника.
Об этом говорится в п. 26 Постановления N 225. Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, разъясняет технологию внесения подобных изменений в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные.
Москва 22.01.2018 На основании свидетельства о браке I-МП № 458158 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы, паспорта гражданина РФ и личного заявления работника ПРИКАЗЫВАЮ: изменить в учетных документах фамилию бухгалтера Серафимовой Инны Васильевны на фамилию Стрешнева. Генеральный директор Збруев /П.Н. Збруев/ Скачайте образец приказа о смене фамилии после замужества в формате Word.
Из ответа «Как изменить трудовой договор» Иван Шкловец заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
- Формы документов : пример доп. соглашения о внесении исправлений в трудовой договор :
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1к трудовому договору от 14 мая 2007 г.№ 475 г. Москва 25.08.2010 Закрытое акционерное общество «Производственная фирма «Мастер»» (ЗАО «ПФ»Мастер»»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора ЛьвоваАлександра Владимировича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Зайцева Виктория Николаевна, именуемый в дальнейшем «Работник», с другойстороны, договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г.№ 475 (далее — Трудовойдоговор) следующие изменения: 1.
Считать действительными паспортные данные в следующей редакции: паспорт серии 4607 N 018888 выдан 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы. Работодатель: Работник: Генеральный директор Начальник ООО «Ламбада» отдела логистики Л.Ю. Чижевский Астахова С.С. Чижевский Астахова (подпись) (подпись) 3. Процедура внесения изменений в личную карточку работника (форму Т-2) прописана в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Там сказано, что в документ вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Представляется, что внесение изменений в остальные документы следует производить аналогичным образом. 4. Не забудьте поменять страховое пенсионное свидетельство.
I личной карточки работника (форма № Т-2) СвернутьПоказать В законодательстве нигде не прописана обязанность работодателя вносить изменения в трудовой договор при изменении фамилии, имени, отчества работника. Тем не менее мы советуем это сделать. Косвенно это подтверждает ч. 3 ст. 57 ТК РФ, где сказано, что трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями, которые вносят непосредственно в текст трудового договора. Если вы ведете кадровый учет в какой-либо программе, то и там поменяйте сведения о соответствующем сотруднике.К сведению СвернутьПоказать Перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем (п.
2 ст. 19 ГК РФ). на Электронная подписка за 8400 руб.
Кого уведомлять о смене фамилии директора
| Кого уведомлять | Примечание |
| Налоговый орган | Для внесения записи о перемене персональных данных лица, правомочного действовать без доверенности, в ЕГРЮЛ |
| ПФР | Обязанность работодателя сообщить изменение персональных данных застрахованного лица |
| Банки | Для осуществления банковских операций по расчётному счёту, получения платёжных документов, заработной платы и т. д. |
| Контрагенты | Во избежание недоразумений оповестить контрагентов письмом о смене фамилии директора |
Как вносится запись о новой фамилии
Персональные данные сотрудника указаны на титульной странице трудовой книжки. Инструкция по ее заполнению содержит конкретные указания относительно того, как должна производиться запись о смене личных данных:
- вносятся все изменения на титульный лист – там, где обозначены прежние персональные сведения;
- фамилия, которая подлежит изменению, должна быть зачеркнута аккуратной ровной чертой. Рядом с ней нужно сделать запись в трудовую с новой актуальной информацией;
- на внутренней стороне обложки кадровик делает пометку о причинах произведенных изменений. В частности, речь идет о внесении данных о документе, который послужил основанием для этого. Например, свидетельство о браке или о разводе. Необходимо указать тип документа, его серию и номер, дату выдачи.
Фактически закон не прописывает, где именно на титульном листе должна стоять новая запись. На практике ее ставят там, где есть свободное место. Это может быть как над зачеркнутой фамилией, так и под ней или рядом. Любой из вариантов законом не отрицается.
Если предстоит вернуться к предыдущей фамилии при разводе
Никаких особенных отличий в процессе внесения новой записи в трудовую книжку после замужества или после расторжения брака нет. Все, что необходимо сделать, это в пакет документов включить свидетельство, подтверждающее факт расторжения брачного союза.
Что касается порядка смены данных, он выглядит так:
- Сотрудник отдела кадров аккуратно зачеркивает прежнюю фамилию.
- Вписывает новую.
- На обратной стороне обложки ставит отметку, что фамилия была изменена на основании свидетельства о разводе. Далее указываются реквизиты и дата выдачи документа.
- Данная запись скрепляется подписью и печатью уполномоченного сотрудника.
Нормативными актами не предусмотрено специальной формы заявления. Поэтому оно составляется в свободной форме, но должно иметь обязательные реквизиты, предусмотренные для таких типов документов. Помимо этого, в нем должно быть указано желание сотрудника на смену данных о нем. Также к заявлению следует приложить копии документов, дающих основание для издания приказа об изменении фамилии.
Приказ об изменении фамилии составляется в свободной форме, с соблюдением всех правил, предусмотренных для распорядительных документов:
- название предприятия;
- название самого документа;
- дата и место составления;
- краткое описание приказа;
- преамбула, где прописываются основания для издания приказа (заявление, реквизиты документов);
- распорядительная часть, где указывается, кто и какие изменения должен внести в документы;
- подпись и Ф. И. О. руководителя;
- подписи и Ф. И. О. лиц, которых следует ознакомить с приказом.
Основанием для смены учетных данных сотрудника для отдела кадров является не только заявление, но и документы, подтверждающие личность и изменение фамилии. Соответственно, перед тем как обратиться в отдел кадров, чтобы составили приказ о внесении изменений в фамилию и внесли изменения во все документы по предприятию, сотрудник обязан заменить паспорт.
Прежде всего, приказ в связи с изменением фамилии должен быть составлен не позднее трех дней с момента подачи заявления сотрудником.
Достаточно частый вопрос о том, какую дату указывать, то есть когда произошли изменения, с момента подачи заявления либо с момента получения свидетельства о браке или его расторжении. На самом деле, указывается дата, которой было составлено заявление. Без личного согласия сотрудника отдел кадров не вправе вносить изменения ни в один документ.
Помимо приказа, сотруднику кадровой службы необходимо внести соответствующие изменения в ряде документов по личному составу:
- В трудовой книжке. Сведения о новой фамилии заносятся на лицевой стороне, аккуратно. Прежняя фамилия зачеркивается тонкой чертой, чтобы запись просматривалась, а выше пишется новая фамилия. Основанием для внесения записи является приказ, реквизиты которого заносятся на обложку, заверяются подписью директора или руководителя кадровой службы, печатью. Также потребуется сделать ссылку на свидетельство о браке или его расторжении. С другой стороны, нет четких требований, где именно должна проставляться ссылка на реквизиты документа, подтверждающего изменение фамилии, поэтому такую отметку ставят на любом свободном месте. Если на второй странице обложки недостаточно места, то запись вносится на третьей странице.
- В карточке Т-2. Запись вносится аналогичным способом, как и в трудовой книжке.
- В трудовом договоре. К документу делается дополнительное соглашение. Можно также внести непосредственно изменения в сам договор, таким же способом, как и в трудовую книжку. В обязательном порядке изменения необходимо внести и в экземпляр договора, который хранится у сотрудника. Дополнительное соглашение можно сформулировать следующим образом: «В пункте 1 трудового договора между «Предприятие» и Ф. И. О., № и дата, заменить фамилию… на фамилию… . Условия, не затронутые настоящим дополнительным соглашением, остаются неизменными».
- В личном деле, в которое необходимо вложить копии документа с новой фамилией (паспорт, свидетельство о заключении брака).
Помимо этого, сотруднику потребуется внести соответствующие изменения в свидетельство о пенсионном страховании и в банке.
Также не стоит забывать, что новую фамилию необходимо внести во всех локальных документах, включая табель учета рабочего времени, график отпусков, книгу по учету трудовых книжек.
Но, самое главное, что именно сотрудник, у которого изменились персональные данные, должен позаботиться о том, чтобы работодатель внес все соответствующие изменения, чтобы в дальнейшем не возникало путаницы.
Основания для изменения фамилии работника
Причины, по которым сотрудниками могут меняться свои фамилии, достаточно разнообразны и все они зафиксированы в нормативной базе страны. Так, стремление к обретению новой фамилии может быть вызвано неблагозвучностью прежней.
Закон также допускает такие изменения по религиозным убеждениям человека либо же по иным причинам, носящим субъективный характер.
Для работодателя самым распространённым примером, которому следует уделить внимание, является заключение и расторжение брака его подчиненным.
При наличии одобрения изменения фамилии компетентным органом в любом перечисленном случае гражданин обязан самостоятельно уведомить все учреждения, где необходимо внести изменения. Одним из них, конечно же, является место работы.
Мнение эксперта
Волков Михаил Анатольевич
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член ассоциации юристов.
Внутри предприятия такая процедура регулируется, как правило, локальным правовым актом. Помимо прочего, им также устанавливается ответственность за несвоевременное сообщение об изменении фамилии.
Также обязанность может быть указана как в трудовом или коллективном договорах, так и в должностной инструкции. Важно, чтобы с таким ЛНА в обязательном порядке были ознакомлены все работники предприятия.
Необходима ли замена трудовой книжки при смене фамилии
Перемена личных данных – явление нередкое. Чаще всего происходит это по причине вступления в брак или развода. Такие события стимулируют российских граждан принимать на себя новую фамилию или возвращаться к прежней. Часто случается и так, что фамилию приходится менять по каким-то другим причинам: например, из-за ее неблагозвучности или в случае неправильного ее написания в паспорте и нежелании замены последнего.
После того как получены новые документы с новыми личными данными, многие начинают задумываться над тем, нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии. Если обратиться к законодательству, то в нем говорится, что в связи со сменой фамилии этот документ замене не подлежит.
Согласно с положениями постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, оформлять новую трудовую книжку (ее дубликат) необходимо в следующих случаях:
- утрата документа;
- документ (вкладыш в него) стал негодным вследствие какого-либо физического воздействия;
- при массовой утрате работодателем документов сотрудников в результате чрезвычайных ситуаций.
Отсюда можно сделать вывод, что замена трудовой книжки при смене фамилии не требуется. Достаточно просто произвести в ней нужную запись.
Прежде чем разбираться в самой процедуре, стоит узнать, кто должен менять СНИЛС при смене фамилии – работник или работодатель. Дело в том, что процедура оформления ССОПС (страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования) имеет свои особенности. Согласно ст. 8 ФЗ № 27, сведения о застрахованных лицах передаются в ПФР их страхователями. Это же правило действует и в случае изменения у гражданина паспортных данных.
Страхователем по отношению к официально трудоустроенному работнику является его работодатель. То есть в случае смены паспортных данных именно работодатель должен передавать сведения об этом в ПФР. У него же можно будет и получить новый СНИЛС при смене фамилии – работодатель самостоятельно получает его в отделении ПФР для передачи работнику под роспись. Но как заменить ССОПС лицу, которое не имеет работодателя?
Согласно ст. 10 ФЗ № 27, лица, которые самостоятельно уплачивают за себя страховые взносы, передают информацию об изменении данных также самостоятельно. Например, ИП, адвокаты, нотариусы и прочие. Этот же порядок на практике работает и в отношении лиц, работающих неофициально либо вообще не работающих и не состоящих на учете в центре занятости.
Если поменяли фамилию ребенку, заменить ему страховое свидетельство могут его законные представители (до 14 лет) либо он может сделать это самостоятельно (с 14 лет). В отношении безработных, стоящих на учете на бирже, именно центр занятости будет страхователем, а потому именно он должен будет заниматься оформлением нового ССОПС.
Заявление о смене фамилии
Подача заявления на смену фамилии осуществляется лично лицом, которое эту фамилию меняет. В территориальном ЗАГСе заявитель заполняет бланк по форме №15.
Сведения, подлежащие обязательному отражению в заявлении:
- действующие фамилия, имя, отчество;
- число, месяц и год рождения, а также место рождения;
- гражданская принадлежность;
- семейное положение;
- реквизиты записей актов гражданского состояния, уже имевшие место на момент подачи заявления;
- анкетные данные несовершеннолетних детей, по каждому ребенку отдельно;
- фамилия, избранная взамен имеющейся;
- основание, послужившее смене фамилии;
- опись документов, приобщаемых к заявлению;
Заявление полежит обязательному подписанию и датированию заявителем.
Бумаги, подлежащие приобщению к заявлению:
- фото для документов с изображением заявителя;
- паспорт;
- свидетельство о рождении;
- автобиография, в которой излагается информация о дате и месте прежней регистрации актов гражданского состояния;
- свидетельство о браке либо свидетельств о его расторжении;
- свидетельства о рождении имеющихся несовершеннолетних детей;
- иные документы, подтверждающие наличие предусмотренного в законе основания для смены фамилии.
Исправление неправильно внесенной информации
В определенных случаях в трудовой книжке обнаруживаются неточные сведения. Они могут находиться как на титульном листе, так и в других частях, и на вкладыше. Их необходимо устранить. Способ исправления данных практически одинаков, однако, в зависимости от ошибки, может иметь свою специфику.
Новый документ, в который были занесены неправильные сведения, может быть уничтожен. Когда неточность выявлена в действующей трудовой книжке, текст не зачеркивают и не заштриховывают. Он заменяется новой записью рядом, на свободном месте.
Если неправильная запись совершена сотрудниками предыдущей фирмы, специалисты кадров новой организации, где трудится работник, осуществляют поправки в его трудовой книжке. С этой целью он должен представить в администрацию предприятия документы, содержащие верную информацию. Невнимательность кадровика при внесении данных в трудовую книжку, возможно, приведет к проблемам с Пенсионным фондом, поэтому заинтересованное лицо само обязано должным образом перепроверить написанное.
Титульный лист трудовой книжки содержит главные сведения о работнике, поэтому при допущении ошибки в реквизитах этой страницы нужно изменить сразу после ее обнаружения. Замазывать корректором не разрешается. Под неправильными данными делается отметка о том, что вышеуказанная информация недействительна, а затем лишь пишут верные данные.
Заполнение трудовой книжки и корректировки в нем делаются черной, фиолетовой или темно-синей пастой. Примеры с заменой фамилии считаются наиболее распространенными на практике.
Порядок действий и образец трудовой книжки при смене фамилии
Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества или вследствие других причин – обязанность отдела кадров, но инициировать это должен сам сотрудник путем устного или письменного заявления об этом. Если работник не предоставит информацию для изменения своей фамилии в трудовой книжке, то это может иметь негативные последствия. Дело в том, что документы с неактуальными персональными данными перестают быть действительными.
Работник должен уведомить о смене фамилии отдел кадров или, если компания небольшая, непосредственно работодателя. Сотрудник должен письменно или устно известить руководство о смене фамилии, представить все необходимые документы и их ксерокопии. Подача письменного заявления не является обязательной, но может быть регламентирована внутренними актами организации. После этого выпускается приказ, на основании которого в трудовую вносится корректировка (Постановление правительства №225 от 16.04.2003 года ).