Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Суммы недостачи выявленные при приемке поступивших в организацию материалов учитываются». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При вынесении судом решения о взыскании с поставщика сумм недостач и потерь ценностей сверх предусмотренных в договоре величин в бухгалтерском учете поставщика сумма продажи, ранее отраженная по дебету счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и кредиту счета 90 «Продажи», сторнируется на взысканную покупателем сумму недостач и потерь. Одновременно указанная сумма отражается по дебету счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». При перечислении сумм покупателю производится запись по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в корреспонденции со счетом 51 «Расчетные счета». Поставщик должен также сторнировать обороты по дебету счета 90 «Продажи» и кредиту счета 43 «Готовая продукция». Восстановленная таким образом на счете 43 «Готовая продукция» сумма списывается затем в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Счет 94 предполагает следующие типичные проводки:
- ДТ94 КТ01. Недостача ОС по их остаточной стоимости.
- ДТ94 КТ03. Активов, которые используются для передачи в аренду.
- ДТ94 КТ07. Техники, которая нуждается в сборке.
- ДТ94 КТ08. ТМЦ, входящих в структуру внеоборотных активов.
- ДТ94 КТ10. Материалов.
- ДТ94 КТ11. Павших животных.
- ДТ94 КТ16. Списание сумм отклонений, которые относятся к недостающим или порченным ТМЦ.
- ДТ94 КТ19. Списание размера НДС по порченным ценностям.
- ДТ94 КТ20. Фиксация недостач, обнаруженных в рамках основного производства.
- ДТ94 КТ21. Отражение недостачи полуфабрикатов, изготовленных на самом предприятии.
- ДТ94 КТ23. Отражение недостач, обнаруженных в побочном производстве.
- ДТ94 КТ29. Недостачи, обнаруженные в обслуживающих производствах.
- ДТ94 КТ41. Недостача товаров.
- ДТ94 КТ42. Сторнирование наценки по продукции, выбывшей вследствие порчи.
- ДТ94 КТ43. Недостача изготовленной продукции.
- ДТ94 КТ44. Списание трат на продажу активов, которые относятся к испорченной и недостающей продукции.
- ДТ94 КТ45. Отражение недостачи активов, ранее зафиксированных как отгруженные.
- ДТ94 КТ50/1. Отражение недостачи денег, обнаруженной при проверке кассы.
- ДТ94 КТ50/2. Отражение недостачи бумаг, связанных с денежными расчетами, выявленной при ревизии кассы.
- ДТ94 КТ60. Отражение недостачи при приемке ТМЦ, которые направленны поставщиками.
- ДТ94 КТ71. Отражение подотчетных сумм, если они были потрачены необоснованно или по ним не отчитались.
- ДТ94 КТ73/2. Размер ущерба, отнесенный за счет сотрудника и не подлежащий взысканию. Запись подтверждается документом, согласно которому взыскание может не выполняться (к примеру, это может быть судебное решение).
- ДТ94 КТ76/2. Сумма недостач и потерь, прежде отнесенная за счет поставщиков. Не подлежит взысканию.
Что такое недостача при инвентаризации
Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.
Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.
К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.
Как списать недостачу при инвентаризации
Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.
Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.
И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.
Перечисление денежных средств поставщику
Отражение в учете оплаты поставщику (операция 1.1 «Перечисление предварительной оплаты») в программе регистрируется с помощью документа Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику (раздел Банк и касса — подраздел Банк — Банковские выписки), который может быть создан вручную или сформирован на основании выгрузки из других внешних программ (например, «Клиент-банк»).
В результате проведения документа Списание с расчетного счета в регистр бухгалтерии вносится запись:
Дебет 60.02 Кредит 51
— на сумму перечисленной поставщику предоплаты в размере 240 000,00 руб.
В соответствии с пунктами 1, 3 статьи 168 НК РФ покупателю товаров, перечислившему сумму предоплаты, должен быть выставлен счет-фактура не позднее 5 календарных дней, считая со дня получения предоплаты продавцом.
Этот счет-фактура является основанием для принятия покупателем, перечислившим сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг, имущественных прав), к вычету сумм налога, исчисленных и предъявленных продавцом, при наличии документов, подтверждающих фактическое перечисление сумм предоплаты, и договора, предусматривающего перечисление указанных сумм (п. 2 ст. 169, п. 12 ст. 171, п. 9 ст. 172 НК РФ).
Поступивший от поставщика счет-фактуру на перечисленную предоплату (операции 1.2 «Регистрация полученного счета-фактуры»; 1.3 «Вычет НДС по перечисленной предварительной оплате») можно ввести:
- через список документов Счета-фактуры полученные (раздел Покупки — подраздел Покупки — Счета-фактуры полученные);
- на основании документа Списание с расчетного счета по кнопке Создать на основании.
В новом документе Счет-фактура полученный большинство полей заполняются автоматически. При этом следует дополнительно указать:
- в полях Счет-фактура № и от — номер и дату счета-фактуры, полученного от продавца;
- в поле Получен — дату фактического получения счета-фактуры, которая по умолчанию проставляется аналогичной дате счета-фактуры, указанной в поле от.
Отражение недопоставки товаров
Для того, чтобы в БУ и НУ отразить выявленное расхождение в количестве поступивших товаров (операция 3.1 «Формирование акта о выявленных расхождениях»), необходимо на основании документа Поступление (акт, накладная) (рис. 1) по кнопке Создать на основании сформировать документ Акт о расхождениях (рис. 2).
Обратите внимание, в документе Акт о расхождениях будет размещена специальная строка, указывающая на то, что данный документ сформирован после принятия к учету поступивших товаров (работ, услуг). Это связано с тем, что документ Акт о расхождениях, сформированный после принятия к учету приобретений, и документ Акт о расхождениях, сформированный непосредственно в момент приемки (когда проставляется флаг в строке Есть расхождения в документе Поступление (акт, накладная)), производят различные движения в БУ и НУ.
В табличной форме документа Акт о расхождениях для каждой товарной позиции предусмотрены две строки, в которых отражается информация о поступивших товарах: по товарной накладной (по документу) и по фактическому поступлению (по факту).
По тем товарным позициям, по которым выявлены расхождения, необходимо в строке по факту уточнить количество поступивших товаров, после чего для данной товарной позиции появится еще одна строка со сведениями о расхождениях (расхождения:), рис. 2.
По кнопке Акт о расхождениях (ТОРГ-2) из документа Акт о расхождениях (рис. 2) можно перейти в форму просмотра акта и выполнить его печать.
Проведенный документ Акт о расхождениях никаких движений в БУ и НУ не производит.
Для корректировки стоимости приобретенных товаров в БУ и НУ (операции 3.2 «Корректировка стоимости поступивших товаров»; 3.3 «Корректировка входного НДС»; 3.4 «Восстановление НДС по приобретенным товарам»; 3.5 «Учет образовавшейся переплаты поставщику») необходимо на основании документа Акт о расхождениях (рис. 2) по кнопке Создать на основании сформировать документ Корректировка поступления с видом операции Корректировка по согласованию сторон (раздел Покупки — подраздел Покупки).
На закладке Главное необходимо указать (рис. 3):
- в полях Документ № и от — номер и дату документа, служащего основанием для корректировки стоимости приобретенных товаров;
- в поле Отражать корректировку — значение Во всех разделах учета, поскольку корректировка вносится в стоимостные показатели;
- в строке Восстановить НДС в книге продаж — проверить наличие флага, поскольку при уменьшении стоимости приобретенных товаров ранее принятая к вычету сумма входного НДС подлежит восстановлению в соответствии с подпунктом 4 пункта 3 статьи 170 НК РФ.
Корреспонденция счета 94
Таблица 1. По дебету счета 94:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
- Бесплатный видео самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3 и 8.2;
- Самоучитель по новой версии 1С ЗУП 3.0;
- Хороший курс по 1С Управление торговлей 11.
| Дт | Кт | Описание проводки |
| 94 | 01 | Зарегистрирована недостача основных средств |
| 94 | 03 | Зарегистрирована недостача имущества для сдачи в аренду |
| 94 | 07 | Зарегистрирована недостача оборудования сданного в монтаж |
| 94 | 08 | Зарегистрирована недостача вложений во внеоборотные активы |
| 94 | 10 | Зарегистрирована недостача материалов |
| 94 | 11 | Зарегистрирована потеря стоимости вынужденно забитых или павших животных |
| 94 | 16 | Отнесена сумма отклонений касающихся испорченных или недостающих МПЗ на недостачи (при использовании счета 15) |
| 94 | 19 | Отнесена сумма НДС касающихся испорченных или недостающих МПЗ на недостачи |
| 94 | 20 | Зарегистрирована недостача, обнаруженная в производстве |
| 94 | 21 | Зарегистрирована недостача полуфабрикатов |
| 94 | 23 | Зарегистрирована недостача, обнаруженная во вспомогательном производстве |
| 94 | 29 | Зарегистрирована недостача, обнаруженная в обслуживающих производствах |
| 94 | 41 | Зарегистрирована недостача товаров |
| 94 | 42 | Отражена сторнированная торговая наценка по выбывшим розничным ТМЦ |
| 94 | 43 | Зарегистрирована недостача готовой продукции |
| 94 | 44 | Отнесены расходы на продажу по выбывшим товарам или готовой продукции на недостачи |
| 94 | 45 | Зарегистрирована недостача отгруженных товаров или готовой продукции |
| 94 | 50.1 | Зарегистрирована недостача наличных денег в кассе (при ревизии или инвентаризации) |
| 94 | 50.2 | Зарегистрирована недостача денежных документов в кассе (при ревизии или инвентаризации) |
| 94 | 60 | Зарегистрирована недостача при приёмке ТМЦ поступивших от поставщиков |
| 94 | 71 | Зарегистрированы подотчётные суммы, по которым подотчетное лицо не отчиталась в установленный срок или потраченные необоснованно |
| 94 | 73.2 | не подлежащая взысканию с виновного лица (сотрудника) сумма материального ущерба учтена в составе потерь и недостач |
| 94 | 76.2 | Сумма недостач и потерь не подлежащая взысканию с виновного лица (поставщика) учтена в составе потерь и недостач |
С какими счетами корреспондирует счет 94
Как мы уже говорили, если счет 94 стоит по дебету — выявлены недостачи или потери. Они могут быть обнаружены практически во всех сферах деятельности организации. Например, может быть обнаружена порча или потеря основных средств, тогда их по остаточной стоимости (первоначальная — амортизация) списывают в дебет счета 94.
Испорченные оборудование, материалы, готовую продукцию, товары для перепродажи тоже можно списать на недостачи, но уже по фактической себестоимости. Потери, которые возникли в процессе производства или продажи, списываются в дебет 94 со счетов соответствующих затрат. В случае потери наличных или денежных документов суммы тоже списываются с 50 в 94 счет.
Если вы продавали товары и обнаружили недостачу, торговая наценка со счета 42 может быть списана в дебет 94. При недостаче приобретенных активов на дебет счета 94 списывается НДС.
Полный список счетов, которые могут быть по кредиту, когда счет 94 стоит по дебету следующий: 01, 03, 07, 08, 10, 11, 16, 19, 20, 21, 23, 29, 41, 42, 43, 44, 45, 50, 60, 71, 73, 76, 98, 99.
Когда счет 94 по кредиту, в дебете указывается источник покрытия. Недостачу можно покрыть за счет виновного лица, списать на себестоимость производства, увеличить расходы или просто отнести в прочие расходы, когда других вариантов нет.
Полный список счетов, которые могут быть по дебету, когда счет 94 стоит по кредиту следующий: 08, 20, 23, 25, 26, 29, 44, 70, 73, 91.
Корреспонденция счета 94
Таблица. По дебету счета 94:.
| Дт | Кт | Описание проводки |
| 94 | 01 | Зарегистрирована недостача основных средств |
| 94 | 03 | Зарегистрирована недостача имущества для сдачи в аренду |
| 94 | 07 | Зарегистрирована недостача оборудования сданного в монтаж |
| 94 | 08 | Зарегистрирована недостача вложений во внеоборотные активы |
| 94 | 10 | Зарегистрирована недостача материалов |
| 94 | 11 | Зарегистрирована потеря стоимости вынужденно забитых или павших животных |
| 94 | 16 | Отнесена сумма отклонений касающихся испорченных или недостающих МПЗ на недостачи (при использовании счета 15) |
| 94 | 19 | Отнесена сумма НДС касающихся испорченных или недостающих МПЗ на недостачи |
| 94 | 20 | Зарегистрирована недостача, обнаруженная в производстве |
| 94 | 21 | Зарегистрирована недостача полуфабрикатов |
| 94 | 23 | Зарегистрирована недостача, обнаруженная во вспомогательном производстве |
| 94 | 29 | Зарегистрирована недостача, обнаруженная в обслуживающих производствах |
| 94 | 41 | Зарегистрирована недостача товаров |
| 94 | 42 | Отражена сторнированная торговая наценка по выбывшим розничным ТМЦ |
| 94 | 43 | Зарегистрирована недостача готовой продукции |
| 94 | 44 | Отнесены расходы на продажу по выбывшим товарам или готовой продукции на недостачи |
| 94 | 45 | Зарегистрирована недостача отгруженных товаров или готовой продукции |
| 94 | 50.1 | Зарегистрирована недостача наличных денег в кассе (при ревизии или инвентаризации) |
| 94 | 50.2 | Зарегистрирована недостача денежных документов в кассе (при ревизии или инвентаризации) |
| 94 | 60 | Зарегистрирована недостача при приёмке ТМЦ поступивших от поставщиков |
| 94 | 71 | Зарегистрированы подотчётные суммы, по которым подотчетное лицо не отчиталась в установленный срок или потраченные необоснованно |
| 94 | 73.2 | не подлежащая взысканию с виновного лица (сотрудника) сумма материального ущерба учтена в составе потерь и недостач |
| 94 | 76.2 | Сумма недостач и потерь не подлежащая взысканию с виновного лица (поставщика) учтена в составе потерь и недостач |
Обнаружение недостачи материалов
В ЗАО «Домострой-Плюс» 26.08.2017 г. была проведена инвентаризация, в ходе которой обнаружилась недостача 8 тонн красного кирпича, общей суммой 100 000 рублей. Виновником пропажи оказался сотрудник Петров П.П., охранявший место складирования этого материала, и недостача была списана на его счет.
В такой ситуации формируют следующие проводки:
| Дата | Дт | Кт | Сумма, руб. | Описание проводки |
|---|---|---|---|---|
| 26.08.2017 | 94 | 20 | 100000 | Отражена недостача в учёте |
| 26.08.2017 | 73 | 94 | 100000 | Недостача списана на сотрудника Петрова П.П. |
Учитываем налоговые аспекты недопоставки
Последствия для покупателя
По мнению контролирующих органов, до получения исправленного счета-фактуры вы не вправе заявить к вычету НДС по всей партии доставленного товара (Письмо Минфина России от 03.11.2009 N 03-07-09/53; п. 1 Письма ФНС России от 06.09.2006 N ММ-6-03/896@). А далее встает вопрос: получив такой документ, когда следует заявить вычет — в периоде, когда товар был оприходован, или в периоде получения исправленного счета-фактуры? А если недопоставка была обнаружена в следующем квартале, после того как декларация по НДС с заявленным по всему товару вычетом уже была сдана, как тогда поступить: сторнировать в периоде оприходования товара лишь часть вычета или отсторнировать весь вычет и заявить его заново уже в периоде получения исправленного счета-фактуры? Конечно, если спорить с налоговиками не хочется, то лучше применять вариант, когда вычет заявляется в периоде получения исправленного счета-фактуры. Тогда вам придется оформить дополнительный лист к книге покупок, составить и подать уточненную декларацию за квартал, в котором товар был оприходован.
Но можно с этим и не согласиться (Пункт 1 ст. 172, п. п. 2, 5 ст. 169 НК РФ). Покупателям удавалось отстоять вычет в периоде поставки товара, но делать это им приходилось в суде (Постановления ФАС ЦО от 12.04.2010 по делу N А35-513/2007; ФАС СКО от 07.04.2010 по делу N А15-1680/2009). А в отдельных случаях суды соглашались в этом вопросе с проверяющими (Постановления ФАС ВСО от 03.04.2008 N А33-12941/07-Ф02-1131/08; ФАС ПО от 08.07.2008 по делу N А55-14520/07).
Кстати, на оформление счета-фактуры отводится 5 календарных дней с даты поставки товара (Пункт 3 ст. 168 НК РФ). Если вы сообщите поставщику о факте недопоставки в течение этого срока, то он сможет выставить вам новый, правильный счет-фактуру.
Последствия для поставщика
Даже если недопоставка товара выявлена после окончания отчетного периода (когда налоговые декларации уже сданы), откорректировать налоговые обязательства не составит труда. Вам не обязательно подавать уточненки, если выявленные ошибки привели к излишней уплате налога (что как раз и имело место в вашей ситуации) (Пункт 1 ст. 54 НК РФ; Письмо Минфина России от 08.06.2010 N 03-03-06/1/388). Вам достаточно в текущих декларациях уменьшить значение соответствующих строк на сумму прошлой недопоставки. Справедливо это и для НДС, и для налога на прибыль.
В книге продаж в квартале, когда в счет-фактуру внесены исправления, нужно сделать запись красным на сумму недопоставки.
Акт о недостаче товара
В случае, если ответственный представитель поставщика не явился или если его присутствие не обязательно, приемка товара может происходить с участием:
— ответственного представителя иной организации, выделенного руководителем этой организации;
— представителя общественности организации-получателя груза (товара), который назначается руководителем из числа работников, утвержденных официальным решением профкома.
С согласия изготовителя (отправителя) приемку товаров можно производить в одностороннем порядке силами предприятия-получателя.
Представитель, который выделен для участия в процессе приемке товаров, должен иметь на руках соответствующее удостоверение, выданное ему на каждую отдельную (разовую) приемку отдельно.
По окончании приемки товаров составляется акт, в котором следует указать:
— его номер и дату составления;
— место приемки товаров (грузов) и, соответственно, место составления акта;
— время начала приемки и ее окончания;
— полное наименование грузополучателя и его адрес (юридический, фактический);
— ФИО лиц, принимающих участие в процессе приемки, место их работы и занимаемые ими должности;
— номер и дату доверенности (удостоверения) на право участия в приемке;
— сведения о том, что все лица, участвующие в приемки товаров (грузов) ознакомлены с установленными правилами приемки товаров (грузов) по их количеству.
В акте указывается наименование и адрес предприятия-отправителя (производителя, изготовителя, посредника), номер и дата официального телеграфного вызова, номер и дата транспортно-сопроводительного документа, счетов-фактур, а также время доставки товаров (грузов) на склад. В случае, если при поступлении груза составлялся коммерческий акт, то в составляемом акте о факте недостачи товара в обязательном порядке пишут его номер и дату составления.
Тут же должны быть указаны сведения о том:
— какой именно массой или за чьими именно пломбами были отгружены товары (грузы);
— об общей фактической массе и о той массе, которая значится по транспортно-сопроводительной документации;
— о массе каждого отдельного места, в котором выявлена недостача;
— каким именно способом или методом установлено число недостающих товаров;
— точное число недостающих товаров (грузов), их общая стоимость.
Важный момент в акте — заключение о месте и причинах возникновения недостачи.
Если же в процессе приемки товаров (грузов) выявлены их излишки, то в акте необходимо отразить детальные сведения о них (по той же схеме и в том же порядке).
Акт о приемке товаров по их количеству подписывается всеми ответственными лицами, которые принимали участие в приемке, он утверждается руководителем организации-получателя товаров (грузов) не позднее, чем на следующий день с момента его составления.
В обязательном порядке к акту о недостаче товаров или их излишках прикладываются копии товарно-сопроводительной документации, упаковочные этикетки и ярлыки, пломбы тарных мест, при освидетельствовании которых выявлена недостача, копии удостоверения представителя организации-отправителя, который был ей выделен для участия в процессе приемке товаров (грузов), односторонний акт, коммерческий акт, а также копии иных документов, которые прямым образом свидетельствуют о факте недостачи.
Оформление недостачи при приемке товара
В обязательном порядке к акту о недостаче товаров или их излишках прикладываются копии товарно-сопроводительной документации, упаковочные этикетки и ярлыки, пломбы тарных мест, при освидетельствовании которых выявлена недостача, копии удостоверения представителя организации-отправителя, который был ей выделен для участия в процессе приемке товаров (грузов), односторонний акт, коммерческий акт, а также копии иных документов, которые прямым образом свидетельствуют о факте недостачи.
Восстановление НДС – это уменьшение суммы принятого к вычету налога. Прямых указаний на то, что восстановление НДС при недостаче является обязательным, Налоговый кодекс не содержит. В ст. 170 НК РФ описаны все ситуации, в которых НДС подлежит обязательному восстановлению, и в этом перечне не указаны недостачи ТМЦ.
Как составить акт о недостаче товара при приемке
Акт о недостаче товара можно составить по унифицированной форме (ТОРГ-2 и ТОРГ-3), либо по форме, самостоятельно разработанной компанией. При разработке своей формы можно использовать за образец указанные унифицированные бланки. Самостоятельно разработанный бланк должен быть утвержден в учетной политике компании.
Заполняя акт о недостаче необходимо помнить о том, какие обязательные графы он должен в себя включать:
- дата составления акта, место составления;
- члены комиссии, выявившие недостачу;
- товар, который подлежал проверке;
- сведения о перевозчике;
- информация о ТС, наличии/отсутствии пломб на контейнерах для перевозки;
- условия хранения;
- недостача (описывается наименование и количество недостающего товара);
- стоимость (в том числе НДС).
После в акте можно указать таблицу, в которой будут указываться расхождения в количестве товара. Указывается количество мест, масса, фактически поступившая продукция и расхождения. После заполняется таблица, в которой фиксируется количество товара по документам поставщика и по факту. При этом указывается следующая информация:
- наименование товара;
- наименование, код по ОКЕИ ед.изм.;
- количество товара по документам поставщика (артикул, сорт, количество, цена и общая стоимость);
- количество товара по факту (артикул, сорт, количество, цена и общая стоимость);
- брак и бой (при наличии);
- отклонение (недостача, излишки).
Под таблицей может быть указано, как именно проводились измерения количества товара, а также подробно описаны все обнаруженные дефекты.
Важно! Акт заверяется лицами, осуществляющими приемку товара и обнаружившими недостачу. Для организации это должно быть не менее трех человек, а для ИП – один.
Составляется акт в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, где проводится сверка данных и заверение документа, а второй направляется поставщику по почте или через интернет. Но экземпляров документа может быть и больше – по числу задействованных сторон. Например, для поставщика, для покупателя и для транспортной компании.
Пример недостачи с определением МОЛ
Например, при квартальной инвентаризации склада ООО «Теплица» была обнаружена недостача мандаринов в размере 14 000 рублей. Порча в пределах нормы естественной убыли — 7 000 рублей. Бухгалтер применил формулу расчета, чтобы узнать, сколько нужно списать мандаринов сверх положенного норматива:
- 14 000 — 7 000 = 7 000 рублей.
Теперь необходимо отразить недостачу в программе:
- Дт 94 Кт 41 «Товары на складах» — 14 000 рублей.
Кладовщик признал свою вину и согласился возместить материальный ущерб из заработной платы. Необходимо записать операции:
- Дт 44 Кт 94 — закрывается счет на сумму естественной убыли в размере 7 000 рублей;
- Дт 73 Кт 94 — сумма недостачи 7 000 рублей перенесена на кладовщика;
- Дт 70 Кт 73 — проведено удержание из заработной платы должностного лица, виновного в недостаче, на 7 000 рублей.
Остается сформировать анализ счета, чтобы увидеть, закрылся ли счет:
Таблица 1. Анализ счета 94 за июль 2021 г. Общество с ограниченной ответственностью «Теплица»
| Кор. Счет | Дебет | Кредит |
| Начальное сальдо | ||
| 14.000,00 | ||
| 7.000,00 | ||
| 7.000,00 | ||
| Оборот | 14.000,00 | 14.000,00 |
| Конечное сальдо | 0,00 |
Информация о несписанных суммах недостач, учтенных на счете 94, отражается в Бухгалтерском балансе (форма N 1) в качестве прочих оборотных активов .
Рекомендуемые образцы форм бухгалтерской отчетности приведены в Приказе Минфина России от 22.07.2003 N 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций». Далее по тексту коды показателей, данные по которым подлежат обработке в органах государственной статистики, приведены в соответствии с Приказом Госкомстата России N 475, Минфина России N 102н от 14.11.2003. Остальные строки кодируются организациями самостоятельно при разработке и принятии форм бухгалтерской отчетности .
В общем случае данные представляемой бухгалтерской отчетности приводятся в тысячах рублей без десятичных знаков .
В » Бухгалтерском балансе сумма недостач отражается в графах 3 и 4 по строке 270 «Прочие оборотные активы».
Таким образом, в соответствии с вышеизложенным фрагмент Бухгалтерского баланса в рассматриваемой ситуации будет выглядеть следующим образом.