Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие кадровые документы должны быть в 2024 году на микропредприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Фактически кадровый учёт микробизнеса с наёмными сотрудниками почти никак не отличается от учёта по общим правилам. Типовая форма трудового договора — всего лишь одно из послаблений для микропредприятий в ведении кадрового делопроизводства.
Какие кадровые документы нужно вести микропредприятию
Кроме того, из-за специфики деятельности организации зачастую возникает необходимость в ведении конкретных документов. Например, при работе с вредными условиями необходимо вести список работающих на производстве с вредными условиями труда.
От количества должностей, а также от их особенностей тоже зависит многое. Если для должностей предусмотрен целый список требований и обязанностей, микропредприятию следует подготовить для каждой из них отдельные должностные инструкции. Связано это с тем, что типовой форме трудового договора должностные обязанности не расписаны подробно.
В перечень обязательных кадровых документов для микропредприятия входят:
- личная карточка работника по форме T-2;
- штатное расписание по форме Т-3;
- графики отпусков по форме Т-7;
- положение о хранении и использовании персональных данных;
- журнал регистрации приказов;
- журнал учёта движения трудовых книжек (кроме случаев, когда у всех сотрудников электронные трудовые книжки).
Какие документы должны быть у работодателя
В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций:
- Правила внутреннего трудового распорядка — в них прописывают порядок приёма, перевода и увольнения, режим работы, время для отдыха и питания, порядок и условия отпусков, меры поощрения, дисциплинарные взыскания и другие важные вопросы. Копию правил размещают в доступном всем работникам месте — на информационных стендах, на сайте или др.
- Положение о работе с персональными данными работников — прописывают, какие данные относятся к персональным (ФИО, пол, дата рождения, адрес, семейное положение и т. д.), правила их обработки, хранения и использования. Указывают, у кого из сотрудников будет доступ к такой информации.
- Штатное расписание — список должностей, которые есть у ИП (в том числе вакантные), с размерами окладов, тарифными ставками и количеством штатных единиц.
- Инструкции по охране труда — в них прописывают правила техники безопасности, которые нужно соблюдать перед началом, во время и в конце работы. Разрабатывают исходя из должности работника или вида выполняемой им работы. Если у ИП работает до 50 человек, нужен специалист по охране труда. Им может стать сам предприниматель, штатный работник или сторонний специалист по договору об оказании услуг. Если ИП занимается производственной деятельностью и у него более 50 работников, нужно создать службу охраны труда.
- График отпусков — документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год. Составляют с учётом пожеланий работников, но так, чтобы не прерывать работу предприятия.
- Трудовые договоры — в них прописывают место работы, дату её начала, функции работника, условия оплаты и другие обязательные условия из ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Заключить договор нужно в течение трёх рабочих дней с даты, с которой сотрудник приступил к работе. При изменении условий договора понадобится оформить допсоглашение.
- Трудовые книжки. С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, вместо бумажной книжки заводят электронную — передают в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности. Если новый работник раньше уже где-то работал и не отказался от бумажной трудовой, в ней нужно сделать запись о приёме на работу, зарегистрировать в специальном журнале и хранить до увольнения. К бумажным трудовым заводят две книги — для регистрации их движения и приходно-расходную для учёта бланков.
- Личная карточка — подробная информация по каждому работнику: табельный номер, ИНН, СНИЛС, сведения о приёме на работу и переводах, отпусках, повышении квалификации и т. д. Оформляют только на тех, с кем заключён трудовой договор.
- Табель учёта рабочего времени — документ учёта отработанных часов и дней, с количеством явок и неявок по каждому работнику.
- Приказы по кадрам — письменные распоряжения руководителя о приёме сотрудников на работу, переводе, направлении в командировку, предоставлении отпуска, увольнении.
- Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — ИП обязан проводить её как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник. Оценивать нужно рабочие места сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, кроме дистанционщиков. По результатам СОУТ присваивают классы (подклассы) условий труда.
- Журналы учёта и регистрации кадровых документов — по несчастным случаям на производстве, по ознакомлению работников с локальными актами, инструктажам, проверкам, обязательным медосмотрам.
Какие предприятия относятся к микробизнесу
Прежде чем выяснить, какие кадровые документы для микропредприятия являются обязательным, разберёмся, какие организация относятся к субъектам микробизнеса.
Для определения микропредприятий установлены следующие критерии:
- размер доходов;
- численность наёмных работников;
- доля участия других юридических лиц в уставном капитале.
К микропредприятиям могут относиться как представители индивидуального предпринимательства, так и юридические лица. При этом статус микропредприятия никак не ограничивает возможность выбора налоговых режимов. Применять можно любой спецрежим.
Согласно ст. 4 Федерального закона № 209-ФЗ, организация считается микропредприятием, если:
- Среднесписочная численность наёмных сотрудников — не более 15 человек в штате.
- Размер годового дохода от продажи товаров и предоставления услуг не превышает 120 млн рублей (без учёта НДС).
- Общая доля общественных и благотворительных организаций в уставном капитале микропредприятия составляет не более 25%, а иностранных компаний (при условии, что они не относятся к микробизнесу) — не более 49%.
Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2020
Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.
В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).
Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.
Какие документы по охране труда должны быть на микропредприятии
Микропредприятие обязано создавать систему управления охраной труда. Возможно, Положение о СУОТ будет не таким обширным, как в крупных организациях, но все основные процессы должны быть прописаны в полном объеме. Так, структура Положения о СУОТ для микропредприятия должна содержать, вне зависимости от его размера, 9 разделов (обратите внимание на комментарии):
I. Общие положения
1.1 Определение и цели Положения о СУОТ
1.2. Использованные нормативные правовые акты, содержащие требования охраны труда
1.3. Основные понятия
II. Система управления охраной труда
2.1. Охрана труда в организации
2.2. Распределение обязанностей по охране труда
2.3. Организация контроля за состоянием условий труда — можно прописать в этом разделе, что контроль осуществляет сам руководитель микропредприятия, или проводится внешний аудит силами аутсорсинговой компании.
2.4. Улучшение функционирования системы управления охраной труда
2.5. Ответственность за нарушения требований охраны труда
III. Базовые процессы СУОТ
3.1. Порядок организации и проведения специальной оценки условий труда (можно применять и общий порядок, и упрощенный — по решению работодателя.
3.2. Порядок организации и проведения оценки профессиональных рисков — вне зависимости от размера микропредприятия, необходимо проводит оценку рисков.
IV. Процессы, направленные на обеспечение допуска работников к самостоятельной работе
4.1. Общие положения
4.2. Порядок организации и проведения инструктажей по охране труда
4.3. Организация и проведение обучения по оказанию первой помощи пострадавшим
4.4. Организация и проведение обучения по использованию (применению) средств индивидуальной защиты — если на микропредприятии применяют СИЗ.
4.5. Порядок организации и проведения обучения и проверки знаний по охране труда
4.6. Порядок организации и проведения стажировки — составляется в случае, если на микропредприятии ведут работы с повышенной опасностью.
V. Процессы наблюдения за состоянием здоровья
5.1. Порядок организации и проведения обязательных медицинских осмотров и освидетельствований.
VI. Процессы обеспечения работников средствами индивидуальной защиты
6.1. Порядок организации и обеспечения работников средствами индивидуальной защиты
VII. Процессы, направленные на обеспечение безопасной производственной среды
7.1. Порядок обеспечения безопасности работников при эксплуатации зданий и сооружений
7.2. Порядок обеспечения безопасности работников при эксплуатации оборудования и инструментов
7.3. Порядок обеспечения безопасности при выполнении работ/оказании услуг сторонними организациями и (или) индивидуальными предпринимателями — если у микропредприятия есть подрядные организации.
ХIII. Сопутствующие процессы по охране труда
8.1. Порядок санитарно-бытового обеспечения работников
8.2. Порядок обеспечения режимов труда и отдыха работников
8.3. Порядок организации обеспечения социального страхования
8.4. Порядок информирования работников об условиях и охране труда
IХ. Процессы реагирования на аварийные ситуации
9.1. Общие положения
9.2. Порядок рассмотрения причин и обстоятельств микротравм
9.3. Порядок организации и проведении работы по расследованию несчастных случаев
9.4. Положение об организации и проведении расследования профессиональных заболеваний.
Все девять разделов Положения о СУОТ являются обязательными для микропредприятий. Такая структура приведена в примерном положении о СУОТ, утв. Приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 776н.
Кадровая отчетность для Службы занятости населения
Статья 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 обязывает всех российских работодателей взаимодействовать с Центром занятости населения. То есть своевременно и в полном объеме предоставлять необходимую информацию о трудоустройстве граждан. Какую отчетность сдает кадровик в службу занятости — определим в таблице.
Актуальная таблица кадровых отчетов в 2024 году, предоставляемых в Центр занятости (ежемесячные формы):
| Наименование предоставляемой информации | Срок сдачи, периодичность |
|---|---|
| Обязательная | |
| Информация о готовящейся ликвидации или прекращении деятельности бюджетного учреждения | За два месяца до начала соответствующих мероприятий |
| Сведения о предстоящей оптимизации штата или численности работников, влекущей массовые увольнения граждан | За три месяца до начала соответствующих мероприятий |
| Информационные данные об изменении рабочего графика в учреждении. Например, о переходе на неполный рабочий день, смену либо на неполную рабочую неделю | В течение трех рабочих дней со дня принятия официального решения об изменении режима работы |
| Официальное сообщение об имеющихся вакансиях в государственной организации | Ежемесячно |
| По индивидуальному запросу (направлению) от ЦЗН | |
| Информация о трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости | В течение пяти дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты приема гражданина |
| Информация об отказе в трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости | В течение трех дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты явки гражданина и причины отказа в трудоустройстве |
Ежеквартальная отчетность кадровика
В состав ежеквартальной информации входят статистические формы. Это бланк П-4, обозначенный выше. Сдают П-4 раз в квартал, если в учреждении числится менее 15 работников — с 1-го рабочего дня по 15-е число после отчетного периода. Независимо от периодичности отчетности направьте сведения по форме П-4 из Приказа № 532 от 29.07.2022.
Помимо сведений о численности и зарплате работников, кадровик формирует дополнительный отчет в Росстат — П-4 (НЗ). Формуляр раскрывает сведения о неполной занятости работающих и о движении наемной рабочей силы на предприятиях. Бланк на 2023 г. утвержден Приказом № 532 от 29.07.2022, на 2024 год — Приказом № 360 от 31.07.2023.
Подавайте П-4 (НЗ) в такие сроки:
- за 1–3-й кварталы — с 1-го рабочего дня по 8-е число после отчетного квартала;
- за 4-й квартал — с 1-го рабочего дня по 10-е число после отчетного квартала.
Трудовая книжка, официальная запись о трудовой деятельности
Трудовую книжку работник получает при поступлении на работу в организацию и обязан заботиться о ее сохранности и актуальности информации. Для оформления в трудовую книжку регистрируются все изменения, связанные с трудом работника, включая переходы на другие должности, изменения трудовых условий, продолжительность рабочего дня, получение повышения квалификации и другие изменения, связанные с трудовыми отношениями.
Кроме того, трудовая книжка служит основой для рассчета трудового стажа, который учитывается при получении льгот, пенсионных выплат и других социальных гарантий. Также она является важным документом при поиске новой работы и предоставлении резюме.
Таким образом, трудовая книжка является важным документом, который фиксирует все изменения в трудовом статусе работника и служит основой для получения различных льгот и социальных гарантий. Поэтому его аккуратное ведение и хранение является обязанностью работника.
Трудовой кодекс: новые изменения и требования
Кроме того, внесены изменения в требования к оформлению трудовых договоров и приему на работу. Теперь для заключения трудового договора необходимо предоставить оригиналы документов, подтверждающих образование и квалификацию соискателя, а также медицинские справки о состоянии здоровья, включая результаты наркологического и психиатрического осмотра. Эти требования призваны обеспечить безопасность и квалификацию работников в организациях, а также снизить риск возникновения конфликтов на рабочем месте.
- Расширение прав пенсионеров на работу
- Новые требования к оформлению трудовых договоров
| Новации | Цель |
|---|---|
| Расширение прав пенсионеров на работу | Дать возможность пенсионерам продолжать трудиться по своему желанию и получать соответствующие социальные гарантии |
| Новые требования к оформлению трудовых договоров | Обеспечить безопасность и квалификацию работников в организациях, а также снизить риск возникновения конфликтов на рабочем месте |
Обновленные условия приема на работу
В 2024 году ожидается введение обновленных условий приема на работу в организациях. Новые требования к кандидатам предполагают более строгий подход к отбору персонала и учет современных тенденций на рынке труда.
Одним из главных изменений является увеличение веса практического опыта работы. Теперь работодатели будут обращать большее внимание на профессиональные навыки и реальные достижения кандидатов в предыдущих местах работы. Также важным фактором станет принадлежность кандидата к профессиональным ассоциациям или участие в профессиональных сообществах.
- Практический опыт работы
- Профессиональные достижения
- Принадлежность к профессиональным ассоциациям
- Участие в профессиональных сообществах
| Показатель | Вес (в процентах) |
|---|---|
| Практический опыт работы | 50% |
| Профессиональные достижения | 30% |
| Принадлежность к профессиональным ассоциациям | 10% |
| Участие в профессиональных сообществах | 10% |
Для кандидатов будет введено новое требование — прохождение тестов и выполнение заданий, связанных с будущей работой. Таким образом, работодатели смогут оценить не только знания и образование кандидатов, но и их практические навыки. Тесты будут проводиться как в формате онлайн, так и офлайн, чтобы дать возможность кандидатам выбрать наиболее удобное время и место для прохождения.
Какие изменения ожидаются в 2024 году?
В 2024 году ожидаются некоторые изменения в области кадровых документов, которые должны быть в организации. В частности, планируется внедрение электронных кадровых документов, что сделает процесс работы с ними более эффективным и удобным.
Электронные кадровые документы позволят хранить и обрабатывать информацию о сотрудниках в электронном виде, что снизит зависимость от бумажной документации и ускорит процессы поиска и анализа необходимых данных. Кроме того, это позволит сократить использование бумажных ресурсов и снизить негативное влияние на окружающую среду.
В 2024 году также ожидается расширение перечня кадровых документов, необходимых в организации. Кроме стандартных документов, таких как трудовой договор и приказ о приеме на работу, предполагается введение новых документов, связанных, например, с цифровой идентификацией сотрудников и документированием их компетенций и достижений.
Еще одним изменением, которое ожидается в 2024 году, является внедрение системы электронной подписи для кадровых документов. Это позволит ускорить процесс их подписания и сократить время на передачу документов по организации.
Итак, в 2024 году ожидается внедрение электронных кадровых документов, расширение перечня необходимых документов и введение системы электронной подписи. Эти изменения помогут сделать работу с кадровыми документами более эффективной и современной, сократить использование бумажных ресурсов и снизить негативное влияние на окружающую среду.
Общие сведения о кадровых отчетах
Кадровые отчеты включают информацию о количестве сотрудников в организации, их квалификации, стаже работы, заработной плате, причинах увольнения и других важных аспектах кадровой деятельности.
Сдача кадровых отчетов является обязательным требованием для всех организаций, вне зависимости от их формы собственности и размера. Установленный срок сдачи отчетов обычно указан в законодательных актах и может варьироваться в разных странах.
Важно отметить, что кадровые отчеты должны быть составлены в соответствии с установленными стандартами и формами, утвержденными государственными органами. Неправильно или неполно составленные отчеты могут привести к штрафам или другим негативным последствиям для организации.
Информация, содержащаяся в кадровых отчетах, должна быть достоверной и проверенной. Ответственность за правильность и полноту предоставленной информации лежит на руководителях и специалистах кадровых служб.
Кадровые отчеты являются важным инструментом для принятия решений в области управления персоналом. Они позволяют выявить тенденции и проблемы в кадровом составе, разработать планы по повышению эффективности работы сотрудников и оптимизации процессов управления персоналом. Анализ кадровых отчетов позволяет выявить причины текучести кадров, проблемы в области обучения и развития сотрудников, несоответствие потребностей организации и качеств заявленного кадрового состава и другие аспекты, которые могут быть важны для организации.
Необходимые требования к заполнению кадровых документов
Для правильного и полноценного заполнения кадровых документов в организации, необходимо учитывать следующие требования:
- Все поля в документах должны быть заполнены полностью и точно согласно предоставленной информации.
- Заполнять документы следует на русском языке, без сокращений и аббревиатур, в соответствии с правилами русской орфографии и пунктуации.
- Не допускается использование чернилок, гелевых ручек и других неустойчивых к выцветанию материалов. Рекомендуется использовать шариковые ручки с чёрным или синим стержнем.
- Подписи в документах должны быть сделаны только черными или синими ручками и четким почерком.
- Все даты в документах должны быть указаны в формате день/месяц/год, без сокращений и дополнительных символов.
- В случае использования фотографий в документах, они должны быть качественными, цветными, размером 3х4 см, сделанными на светлом фоне без надетых головных уборов и солнцезащитных аксессуаров.
- Все подписи, печати и штампы должны быть чёткими и разборчивыми, без помарок и исправлений.
- При обнаружении ошибок в заполнении документов, необходимо исправить их, сделав чёткие и разборчивые исправления, а также указать дату исправления и подпись, подтверждающую аутентичность исправления.
Соблюдение данных требований при заполнении кадровых документов в организации важно для обеспечения правильности и достоверности информации, а также для соблюдения формальных требований законодательства.
Положение о заработной плате
В положении о заработной плате прописаны критерии и правила, определяющие уровень заработной платы сотрудников в зависимости от должности, квалификации, стажа работы, величины отработанных часов и других факторов, учитывающихся при формировании заработной платы. Также данный документ устанавливает условия и порядок определения и выплаты премий, премирования за достижение определенных показателей, бонусов и компенсаций.
Целью положения о заработной плате является установление справедливых и прозрачных правил, обеспечивающих сотрудникам достойную оплату труда и мотивацию к эффективной работе. В положении определяются условия, при которых может изменяться размер заработной платы, например, при повышении должности, переходе на другую должность, увеличении стажа работы или при изменении товарного наряда.
Положение о заработной плате является документом внутреннего учета и является обязательным для всех сотрудников ООО. Ознакомление с данным документом обязательно при приеме на работу и должно быть подтверждено личной подписью. Критерии определения размера заработной платы и условия ее изменения, установленные в положении, должны быть выполняемыми и соответствовать действующему законодательству.
Персональные данные сотрудников и их защита
При работе с кадровыми документами в ООО, необходимо учитывать важность защиты персональных данных сотрудников.
Под персональными данными понимаются любая информация, относящаяся к конкретному сотруднику, которая может быть использована для его идентификации.
ООО обязано обеспечить надлежащую защиту персональных данных своих сотрудников в соответствии с требованиями действующего законодательства о защите персональных данных.
При сборе, хранении, обработке и передаче персональных данных сотрудников ООО должны соблюдать следующие принципы:
- Законность и справедливость — персональные данные должны обрабатываться в рамках законов и с согласия сотрудника;
- Целевое ограничение — персональные данные должны собираться и использоваться только для определенных, законных целей;
- Адекватность — собираемые персональные данные должны быть достаточными и соответствовать целям их обработки;
- Точность — персональные данные должны быть точными, полными и актуальными;
- Ограничение срока хранения — персональные данные должны храниться только в течение необходимого срока;
- Конфиденциальность и безопасность — персональные данные должны храниться в безопасности и предоставляться только уполномоченным лицам;
- Соблюдение прав субъекта персональных данных — сотрудникам должны быть предоставлены возможность доступа к своим данным и их изменения, а также защита и защита прав субъектов персональных данных.
ООО также обязано уведомлять сотрудников о целях сбора и обработки их персональных данных, а также о получателях этих данных.
За нарушение правил обработки персональных данных сотрудников ООО могут предусматриваться административные, гражданско-правовые и уголовные санкции.
Аттестация и продление квалификаций в 2024 году
Аттестация – процесс оценки квалификаций и профессиональных навыков сотрудников. Она позволяет определить, насколько хорошо сотрудник выполняет свои профессиональные обязанности и соответствует требованиям и стандартам. Аттестация дает возможность выявить потребности в обучении и развитии.
Продление квалификации – это процесс подтверждения того, что сотрудник еще соответствует требованиям и стандартам своей должности. Для этого ему необходимо пройти специальные проверки и тесты, которые позволяют оценить его знания и навыки.
В 2024 году компании будут обязаны провести аттестацию и продление квалификаций своих сотрудников в соответствии с установленными правилами. Это важно для поддержания высокого уровня профессионализма и эффективности работы персонала.
Важно помнить, что аттестация и продление квалификаций должны быть проведены в соответствии с установленными процедурами и сроками. Для этого необходимо правильно организовать процесс, предоставить сотрудникам все необходимые материалы и информацию, а также коммуницировать с ними по поводу необходимых требований и ожиданий.
Аттестация и продление квалификаций в 2024 году – это шанс улучшить работу компании и повысить профессиональный уровень сотрудников. Правильное выполнение этих процессов поможет поддерживать высокие стандарты в организации и достигать поставленных целей.