Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронная трудовая книжка: как она выглядит?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Электронные трудовые книжки начнут вводить с 2020 г. При этом те, у кого есть бумажная трудовая книжка, могут в течение 2020 года подать своему работодателю заявление о том, что они хотят сохранить бумажную трудовую книжку. Тогда работодатель должен будет одновременно вести электронную трудовую книжку и вносить записи в бумажную книжку.
Форма электронной трудовой книжки для работодателей
ИП и компании в 2023 году заполняют для СФР форму ЕФС-1 (утв. Постановление Правления ПФ РФ от 31.10.2022 N 245п ). На каждого сотрудника составляется отдельный документ. В бланке указывается фамилия, имя, отчество, СНИЛС работника, а также сведения о его трудовой деятельности.
Если сотрудников в отчетном месяце 25 и более, отчет передается электронно. Спецоператоры связи уже учли нововведения и дают возможность компаниям заполнить и отправить сведения по утвержденному формату.
У компаний с меньшей численностью есть выбор – они могут предоставить бумажные экземпляры утвержденной формы либо направить отчетность в электронном формате. Скачать бесплатную программу для подготовки сведений можно на официальном сайте СФР.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это не оцифрованная бумажная книжечка с записями о местах работы, так называется новый способ хранения сведений о работниках. Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, официально термин звучит как «сведения о трудовой деятельности», ни в каких нормативных актах понятие «электронная трудовая книжка» не встречается. Работодатель обязан передавать сведения о работниках в Пенсионный фонд России по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД), которые будут храниться в ПФР в специальной электронной системе учета.
В электронной форме будет содержаться информация о самом работнике, местах его работы и должностях (профессии, специальности), датах приема на работу, а также перевода или увольнения, о квалификации (разряд, категория и т.д.), причинах прекращения трудового договора и др. То есть практически все те же данные, что и в бумажной трудовой. Однако сведения о награждениях за успехи в работе в электронный вариант не вносятся, так как форма СЗВ-ТД не содержит такого раздела.
Что такое ЭТК и как на них перейти
С 1 января 2020 года всем работающим людям госудрство презентовало новинку – электронную трудовую книжку или сокращенно ЭТК. Переход на электронные трудовые книжки хоть и случился, но самого термина в законах РФ не найти. Можно сказать, что ЭТК – это чисто народное название.
По желанию можно просить отдел кадров по старинке ставить записи в трудовой книжке бумажного образца. Но параллельно работодатели должны переводить всю информацию о сотруднике в электронный вид. В онлайн-формате будет все то же самое: стаж, поощрения и награды, увольнения и так далее. Данные поступают в хранилище соцфонда.
Как оформить трудовую книжку в электронном варианте? План действий подготовлен с самого вступления в силу этого законодательного новшества. Рассмотрим ситуации, с которыми сталкивается работник.
Что нужно для оформления ЭТК в разных ситуациях:
- Сотрудник работает в компании давно. С самого начала его бумажная трудовая книжка хранится на любимой работе. Если он хочет полностью перейти на ЭТК, то должен написать заявление об этом. Только при таком условии кадровик отдаст сотруднику бумажную версию книжки – на это дается три рабочих дня. С этого момента вся информация о трудовой жизни работника будет существовать исключительно в электронном формате.
- Человек нашел работу впервые. Ему не нужно идти и покупать трудовую книжку в газетном ларьке или на почте. У него сразу же появится трудовая книжка онлайн, потому что с января 2021 года у россиян нет выбора в формате этого документа.
Инструкция по заполнению трудовой книжки
В трудовой книжке всего несколько разделов:
Раздел 1. Титульный лист
Здесь ФИО сотрудника, дата рождения, образование, категории профессии, допобразование. В некоторых книжках даже можно найти информацию о том, что человек получил медицинскую книжку.
Раздел 2. Сведения о работе
Это своеобразная летопись профессионального пути работника с указанием должностей, дат приема на работу и, конечно, увольнений.
Раздел 3. Сведения о наградах
Сюда вносят все знаки отличия, которые работник успел собрать за свою карьеру.
У каждого раздела есть свои нюансы в заполнения. Разберем их более детально.
Если вы еще не решили, отказываться ли окончательно от бумажной трудовой, пока есть возможность ее сохранить, взвесьте плюсы и минусы электронной трудовой книжки.
Плюсы ЭТК:
- трудовую книжку невозможно потерять или испортить. Что бы ни случилось – хоть пожар, хоть наводнение – трудовой путь будет сохранен, а, значит, перед пенсией не придется восстанавливать пробелы;
- посмотреть трудовую книжку можно в любой момент – просто заказать выписку на нее в Госуслугах;
- для оформления пенсии не надо идти в Соцфонд с документами – сотрудники все сделают сами, ведь у них есть доступ к трудовой;
- то же самое с социальными выплатами. Чтобы их получить, не требуется идти в пенсионный фонд с копией трудовой книжки;
- ошибок в электронных книжках почти не бывает, потому что их заполняют по одной форме.
Минусы электронной трудовой:
- некоторый стаж может оказаться неучтенным Такое бывает, когда отдел кадров забывает передать сведения в СФР;
- работник не сможет скрыть на новом месте неоднозначные факты из прошлой трудовой биографии (что однозначный плюс ЭТК для работодателя). Бумажную трудовую книжку можно «потерять», а электронную – нет;
- информация может попасть в руки мошенникам – например, при взломе электронных сервисов;
- в электронных книжках нет сведений о наградах.
Плюсы электронной трудовой книжки
У ЭТК есть преимущества перед бумажной трудовой:
Быстрый доступ к сведениям. Выписку из трудовой можно за пару минут получить через личный кабинет на Госуслугах. Не надо обращаться к работодателю, писать заявление на выдачу копии и ждать до трех дней.
Удалённое оформление пенсии. ПФР сможет оформить пенсию, не требуя личного посещения и дополнительных документов.
Проще получать пособия и другие соцвыплаты от государства. С ЭТК любые госорганы смогут получить нужные данные от пенсионного фонда, не придётся приносить для оформления выплат заверенную копию трудовой.
В ЭТК меньше ошибок. Форма СЗВ-ТД, которую будут заполнять работодатели для внесения данных в книжку, одинакова для всех. Поэтому кадровики не смогут проявить самодеятельность в оформлении книжки.
ЭТК удобнее для приёма на удалённую работу. При трудоустройстве нужно отправить работодателю выписку из книжки, которую можно получить на Госуслугах вместо сканированных страниц бумажной трудовой книжки.
Электронную книжку невозможно потерять или испортить в отличие от бумажной. Можно не переживать, если случится пожар или потоп: многолетний стаж не потеряется, проблем при оформлении пенсии не возникнет.
Как используют электронный документ работник и работодатель
Условия работы с ЭТК для двух сторон трудового договора различаются: для сотрудника переход является добровольным, тогда как работодатель обязан начать формирование соответствующей электронной базы уже в 2020 году.
По завершении подготовительного этапа, с начала 2021 года, работодатель:
- ведет электронные трудовые книжки для вновь принятых сотрудников;
- ведет ЭТК «старых» сотрудников согласно их заявлениям;
- освобожден от ведения бумажных трудовых книжек сотрудников, не подавших соответствующее заявление;
- не подавшим заявление бумажные трудовые книжки выдает на руки и за их хранение больше ответственности не несет;
- независимо от ведения бумажной трудовой, передает электронные сведения о работе сотрудников в ПФР.
С 1.01.20 компании сдают новый отчет в Пенсионный Фонд (пост Правления №730п ПФ РФ от 25/12/19), связанный с введением ЭТК – форму СЗВ-ТД. Он сдается на каждого работника, помесячно, не позднее 15 числа следующего месяца.
В документе отражаются: прием на работу, увольнение, перевод на другую работу постоянного характера, изменения, касающиеся профессии, квалификации, решение суда о запрете занимать должность, заявление о форме трудовой книжки, а также изменение наименования фирмы.
Со следующего года правила меняются. Если работник принят или уволен, сведения на него подаются на следующий день или в тот же день, когда издан приказ. Для остальных событий законодатель оставил прежний срок (п. 1.8 постановления).
Работодатель обязан выдавать сведения о трудовой деятельности сотруднику по его заявлению (ст. 66.1 ТК РФ) на бумаге или электронно:
- в 3-дневный срок, если гражданин работает;
- при увольнении – в тот же день, когда гражданин увольняется.
Если гражданин обнаружил ошибку в сведениях, по заявлению администрация обязана внести исправления и передать корректные данные в ПФР.
Работник может получить сведения о трудовой деятельности (абз. 4 ст. 66.1 ТК РФ):
- непосредственно в фирме, где он работал, за весь период работы в ней – на бумаге или электронно, в виде файла;
- в МФЦ, на бумаге;
- через портал госуслуг, электронно;
- обращением в ПФР, на бумаге или электронно.
Законодательство об электронных трудовых книжках
Все, о чем пойдет речь ниже, существует лишь на уровне проектов федеральных законов, которые должны быть приняты в самое ближайшее время. В частности, предполагается подписание следующих законов:
- о внесении изменений в Трудовой кодекс (он установит возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде);
- о внесении поправок в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (он введет обязанность работодателей представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности работников);
- о внесении изменений в КоАП РФ (он установит административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений).
Кроме того, планируется утвердить формы:
- СЗВ-ТД — для представления сведений о трудовой деятельности работников работодателями в ПФР;
- СЗИ-ТД — для ведения кадрового учета работодателем, а также для предоставления сведений о трудовой деятельности работника самому работнику по его требованию.
Информация для нанимателей
С 1 января 2020 года планируется ввести обязанность для работодателей ежемесячно до 15-го числа передавать в ПФР данные, которые будут использованы для ведения электронных трудовых книжек.
- Каждый наниматель должен письменно проинформировать персонал о предстоящих изменениях в трудовом законодательстве, праве на сохранение бумажной трудовой книжки;
- При необходимости провести работу над корректировкой локальных нормативных актов в трудовой сфере, внести изменения в коллективный договор, соглашения и другие документы, затрагивающие сферу кадрового делопроизводства;
- Предоставлять сведения в ПФР о принятии на работу или увольнении сотрудника не позднее следующего за днем принятия/увольнения дня.
Как перейти на электронные трудовые книжки
Этот вопрос интересует всех: и работодателей, и сотрудников. Насколько сложным является этот процесс? Таит ли он в себе «подводные камни»? Существует ли опасность путаницы, потери данных? Есть ли специальная форма электронной трудовой книжки?
В Пенсионном фонде утверждают, что сложностей с переходом возникать не должно. Также в ведомстве отмечают, что для работников этот процесс сугубо индивидуальный. Обязать человека в буквальном смысле выбросить бумажный документ и считать записи в нем недействительными работодатель не имеет права.
Однако то же самое нельзя сказать о тех гражданах, которых первый раз трудоустроятся в 2021 году. Сведения об их занятости не будут вноситься в бумажный документ, лишь в его электронный аналог.
Согласно закону, процесс перехода имеет свои особенности:
- До 31 декабря 2020 года все работающие граждане должны написать письменное заявление на электронную трудовую книжку. Его форма может быть любой. В нем указывается, в какой форме будет вестись трудовая: в электронной или в бумажной.
- Если сотрудник пожелал, чтобы данные о его занятости велись в электронном формате, бумажный документ он получает на руки. При этом делается запись о том, что заявление сотрудником было подано.
- Если сотрудник пожелает, чтобы записи в бумажную книжку осуществлялись в прежнем режиме, работодатель не имеет права отказывать. Тогда данные заносятся как в электронный, так и в бумажный документ. Если работник не предоставил заявление, то в бумажном варианте документ также ведётся работодателем.
Плюсы электронной трудовой
Работодателям проще вести учет. При заполнении бумажной трудовой книжки исправления вносить крайне нежелательно, а в электронном виде ошибки почти исключены.
Данные надежно сохранены. Бумажная книжка может потеряться или сгореть. С электронной книжкой такого не случится. Если недобросовестный работодатель вдруг исчезнет с трудовыми книжками работников, данные о работе всегда можно подтвердить с помощью электронной выписки.
Быстрый доступ к информации. Чтобы получить пособие или социальные выплаты, раньше необходимо было нести в тот или иной госорган заверенную копию трудовой книжки. Теперь данные о трудовой деятельности ведомства будут получать сами. Проще стало и самому работнику: раньше, чтобы получить выписку или заверенную копию трудовой, ему необходимо было написать заявление в отдел кадров и ждать до трех рабочих дней. Теперь сведения о работе можно заказать на сайте ПФР или в личном кабинете на «Госуслугах».
Прием нового сотрудника
При оформлении сотрудника необходимо проверить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной ТК по предыдущему месту работы. Далее порядок действий такой:
-
Если подавал заявление, то нужно найти соответствующую запись в бумажной ТК и начать формировать электронные данные на основе СТД-Р или СТД-ПФР.
-
Если работник сохранил бумажную ТК, нужно сделать запись о приёме на работу в ней, вести её и хранить в обычном порядке, а также одновременно формировать электронные данные.
-
Если у нового работника нет трудового стажа, работодатель заводит только электронную ТК.
Правила ведения и хранения трудовых книжек
С переходом на электронную трудовую книжку связан естественный вопрос: что будет с Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69)? Их не отменят. Однако, вероятнее всего, существенно скорректируют.
В настоящее время Минтрудом подготовлен проект приказа об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек. По большей части в этот проект перенесены нормы из ныне действующих правил ведения и хранения трудовых книжек, но отменены некоторые устаревшие требования. Например, если приказ будет утвержден, то работодателям не потребуется:
-
скреплять сургучной печатью или пломбировать приходно-расходную книгу и книгу учета и движения трудовых книжек;
-
знакомить работника под подпись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью;
-
заверять подписью работника при его увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя.