Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные кадровые документы для ООО в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Изменения для кадровиков в 2024 году:
C 2024 года все организации обязаны вести кадровый учет и делопроизводство исключительно в электронном виде.
- Новый МРОТ (19 242 руб.).
- Новая форма ЕФС-1 и порядок её заполнения.
- Новое в воинском учёте: призывной возраст и предельный срок пребывания в запасе.
- Новое в расчёте НДФЛ для удалёнщиков, вахтовиков и сотрудников в разъездах.
- Новые формы отчетов в Росстат.
- Изменения в работе с иностранцами.
- Новые основания для проверок ГИТ.
- Больше сотрудников будут проходить обучение по ГО.
- Новые правила депремирования из-за дисциплинарных взысканий по решению КС.
- Обязанность компенсировать неиспользованные отгулы сотрудникам при увольнении.
Учредительный договор является основным документом для регистрации ООО. В нем прописываются основные условия и правила функционирования компании, а также указываются ее участники и размеры вкладов каждого из них.
Протокол решения учредителей является дополнением к учредительному договору и содержит информацию о результате собрания учредителей, на котором было принято решение о создании ООО. В протоколе указываются участники собрания, принявшие решения, и суть самих решений.
Заявление на государственную регистрацию является основным документом, который подается в налоговую службу для регистрации ООО. В заявлении указывается информация о компании, ее участниках и деятельности.
Устав ООО определяет права и обязанности участников компании, порядок принятия решений и другие важные аспекты функционирования ООО. Устав должен содержать все необходимые законодательные требования и быть согласованным с учредителями.
Протокол назначения руководителя является важным документом, который подтверждает назначение генерального директора или другого руководителя компании. В протоколе указывается ФИО руководителя, его должность и полномочия.
Трудовой договор с руководителем также является неотъемлемой частью кадровых документов для регистрации ООО. В нем прописываются условия работы руководителя, его должностные обязанности, заработная плата и другие важные моменты.
Важно помнить, что для успешной регистрации ООО все кадровые документы должны быть составлены правильно и соответствовать требованиям законодательства. При подготовке документов рекомендуется обратиться к квалифицированному специалисту или юристу, чтобы избежать возможных ошибок и проблем в будущем.
Компания может выбрать способ перехода на КЭДО:
-
воспользоваться бесплатной цифровой платформой «Работа в России» с частичной функциональностью и возможностью подписывать документы простой электронной подписью с подтвержденной учетной записью на Госуслугах;
-
развернуть специализированное решение с более широкой функциональностью.
Так, на рынке есть несколько готовых решений, поддерживающих весь кадровый документооборот в цифровом формате. В них есть личный кабинет с распределенными ролями, рабочий модуль для маршрутизации документов и заявлений, их подписания всеми доступными для конкретного сотрудника способами. Сервисы КЭДО интегрированы с удостоверяющими центрами и предоставляют возможность управлять электронными подписями, включая их выпуск и отзыв.
Процесс интеграции включает следующие шаги:
-
Предварительное тестирование системы КЭДО на предмет ее безопасности, готовности шаблонов документов, сервиса выпуска электронной подписи, удобства интерфейса и согласованности маршрутизации;
-
Настройка интеграции с переносом данных в информационную систему и ЭДО предприятия;
-
Подготовка электронных кадровых документов и нормативных актов предприятия с обязательным ознакомлением сотрудников и получением от них согласия в письменном виде;
-
Настройка доступа и авторизации сотрудников в личном кабинете с получением электронной подписи;
-
Обучение и инструктаж сотрудников отдела кадров для работы с КЭДО.
Документы о составе участников
Для ООО на 2024 год необходимо иметь следующие документы, связанные с составом участников:
1. Учредительный договор – основной документ, регламентирующий основные принципы и условия создания и функционирования общества с ограниченной ответственностью. Учредительный договор содержит сведения об участниках, их долях в уставном капитале, порядке принятия решений и других вопросах, связанных с деятельностью ООО.
2. Устав ООО – документ, устанавливающий права и обязанности участников, порядок управления и принятия решений, организационно-правовой статус ООО. Устав содержит полную информацию о участниках ООО и их долях в уставном капитале.
3. Документы, подтверждающие личность и гражданство участников ООО (паспорт РФ, иностранный паспорт, вид на жительство и т.д.).
4. Документы, подтверждающие полномочия представителей участников ООО (нотариально удостоверенные доверенности, протоколы собраний участников и т.д.).
Все указанные документы должны быть сохранены в кадровой документации ООО на протяжении всего существования компании и предъявляться при необходимости в случае проверки со стороны контролирующих органов.
Где хранить документы организации и ИП?
Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.
Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.
Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.
Какие документы включаются в состав личного дела
Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.
Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:
-
Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
-
Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
-
Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.
Обязательные кадровые документы для ИП
Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.
Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.
На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.
Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.
Учредительный договор ООО: регистрация и изменения
Для регистрации ООО учредительный договор должен быть составлен в письменной форме и подписан всеми учредителями. В нем должны быть указаны следующие сведения:
- Наименование общества с ограниченной ответственностью;
- Полное наименование каждого учредителя, его гражданство, место жительства или место нахождения (для юридического лица);
- Размер доли каждого учредителя в уставном капитале общества;
- Срок полномочий органов управления и порядок принятия решений;
- Порядок распределения прибыли и убытков общества;
- Порядок выхода учредителя из состава общества;
- Прочие условия и положения, касающиеся деятельности общества.
После подписания учредительного договора необходимо произвести его регистрацию в налоговых органах и официально зарегистрировать ООО в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ). После этого общество с ограниченной ответственностью может начать свою коммерческую деятельность.
Учредительный договор может быть изменен по решению учредителей ООО. Любые изменения должны быть внесены в письменной форме и зарегистрированы в соответствующих государственных органах.
Приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений
В соответствии с требованиями и положениями законодательства, кадровая документация ООО должна включать Приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений.
Приказ о назначении генерального директора является одним из основных документов, регулирующих работу организации. В этом документе фиксируется факт назначения генерального директора и указываются его полномочия.
Кроме того, приказом также назначаются и руководители подразделений ООО. В этом документе определяется, кто будет отвечать за управление определенной областью деятельности компании.
За подписью руководителя ООО и печатью компании, приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений становится официальным документом, который имеет юридическую силу. Этот документ требуется при регистрации ООО и может быть запрошен налоговыми органами или другими контролирующими органами.
Таким образом, Приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений является одним из основных кадровых документов, которые должны быть обязательно включены в кадровую документацию ООО.
Трудовой регламент: разработка и утверждение
Трудовой регламент содержит положения о правах и обязанностях работников, порядке труда и отдыха, дисциплине и порядке применения дисциплинарных взысканий, а также другие требования, регулирующие трудовые отношения.
Процесс разработки трудового регламента включает несколько этапов:
|
1. Определение необходимости разработки трудового регламента. |
Руководство ООО должно оценить ситуацию и принять решение о необходимости разработки трудового регламента. |
|
2. Сбор необходимых данных и материалов. |
Для разработки трудового регламента требуется сбор информации о рабочих процессах, организации труда, правах и обязанностях работников. |
|
3. Подготовка проекта трудового регламента. |
На основе собранных данных и материалов разрабатывается проект трудового регламента. Он должен быть структурирован и содержать все необходимые положения. |
|
4. Обсуждение проекта. |
Проект трудового регламента обсуждается с работниками и с их участием вносятся необходимые дополнения и изменения. |
|
5. Утверждение трудового регламента. |
После обсуждения проекта и внесения необходимых изменений он утверждается руководством организации. Трудовой регламент должен быть подписан руководителем и работниками. |
После утверждения трудового регламента он становится обязательным для всех сотрудников ООО. Работодатель должен ознакомить каждого работника с его положениями и обеспечить их исполнение.
Трудовой регламент является важным инструментом для поддержания порядка на предприятии и обеспечения эффективной работы коллектива. Его разработка и утверждение помогают предотвратить возможные конфликты и недоразумения в трудовых отношениях.
Копия паспорта и военного билета
Копия паспорта подтверждает личность сотрудника и содержит важные данные, такие как ФИО, дата и место рождения, гражданство и регистрация. Она позволяет убедиться в соответствии личности сотрудника и предоставить достоверную информацию для составления кадровых документов.
Копия военного билета необходима в случае, если сотрудник служил в Вооруженных Силах или имеет отношение к определенным категориям граждан, для которых военный билет выступает документом, удостоверяющим личность и имеющим определенные привилегии. Предоставление копии военного билета позволяет подтвердить статус сотрудника и принять соответствующие меры при формировании его трудовых прав и обязанностей.
В целях безопасности и сохранения конфиденциальности личных данных сотрудников, копии паспорта и военного билета должны храниться в закрытом доступе и быть доступными только уполномоченным сотрудникам организации, ответственным за учет и обработку персональной информации.
Должностные инструкции для сотрудников ООО
Каждая должностная инструкция должна содержать следующую информацию:
- Должность и наименование отдела, в котором сотрудник работает;
- Основные цели и задачи, стоящие перед сотрудником;
- Описание основных функций и действий, которые сотрудник должен выполнять;
- Перечень прав и обязанностей сотрудника, а также уровень ответственности;
- Необходимые навыки, знания и компетенции для выполнения работы;
- Требования к уровню квалификации и опыту работы;
- Схемы и процедуры работы, которые должны быть соблюдены;
- Информацию о взаимодействии с другими подразделениями и сотрудниками;
- Возможные критерии оценки работы сотрудника;
- Информацию о регламенте рабочего времени и отпускных днях.
Должностные инструкции разрабатываются руководителями отделов и согласовываются с вышестоящим руководством компании. Они могут быть использованы при найме новых сотрудников, а также в процессе обучения и оценки работы на существующих должностях.
Важно поддерживать актуальность должностных инструкций и вносить в них изменения при необходимости, чтобы они отражали текущие требования и процессы в организации.
Изменения в системе по найму и увольнению
С 1 января 2024 года вступают в силу важные изменения в сфере кадрового делопроизводства, касающиеся системы по найму и увольнению сотрудников.
Одно из ключевых изменений заключается в том, что работодатель должен теперь предоставить соответствующий контракт каждому новому сотруднику перед его принятием на работу. В контракте должны быть прописаны условия труда, заработная плата, график работы и другие существенные положения. Это изменение направлено на повышение прозрачности и защиты интересов работников.
Кроме того, новое законодательство предусматривает более жесткую ответственность работодателей за нарушение прав сотрудников при увольнении. Работодатель обязан предоставить письменное уведомление не менее чем за 30 дней до увольнения с указанием причин прекращения трудового договора. Также работодатель может быть обязан выплатить компенсацию сотруднику в случае необоснованного увольнения. Это изменение направлено на защиту работников от неправомерных действий со стороны работодателей.
| Изменение | Описание |
|---|---|
| Прозрачность трудовых отношений | Работникам должны быть предоставлены контракты с указанием условий труда и заработной платы. |
| Увольнение по справедливым причинам | Работодатель должен предоставить письменное уведомление о прекращении трудового договора и возможно выплатить компенсацию при необоснованном увольнении. |
Новые правила при приеме на работу
С 01.01.2024 года вступают в силу изменения в законодательстве, касающиеся процесса приема на работу. В соответствии с новыми правилами, работодатель обязан проводить более внимательную проверку документов, представленных кандидатом на должность.
Теперь, при приеме на работу, работодатель должен удостовериться в подлинности предоставленных документов о прохождении обязательного медицинского осмотра и профилактических прививок. Также внимание будет уделено проверке дипломов и сертификатов, подтверждающих образование и специализацию кандидата.
Стоит отметить, что в случае обнаружения фальсификации документов или подозрения в их достоверности, работодатель обязан немедленно сообщить об этом соответствующим органам. Предоставление недостоверных данных может привести к отказу в приеме на работу или расторжению трудового договора.
Для обеспечения более эффективной проверки документов, работодатель может обратиться в специализированные агентства или использовать электронные ресурсы для проверки подлинности документов.
Такие изменения направлены на повышение доверия работодателей к претендентам на вакансии и обеспечение честности при приеме на работу.
Трудовой договор как основной документ
В трудовом договоре должны быть указаны следующие обязательные элементы:
1. Сведения о сторонах договора: полное наименование ООО, инн и огрн, а также полное наименование работника и его паспортные данные.
2. Срок действия договора: указывается дата начала и предполагаемая длительность трудовых отношений.
3. Место работы и должность работника: указывается юридический адрес ООО и наименование должности согласно ТК РФ.
4. Режим работы: указывается количество рабочих часов в неделю, режим графика работы и прочие условия организации рабочего времени.
5. Условия оплаты труда: указывается размер заработной платы, система и сроки выплат, дополнительные льготы и компенсации.
6. Особые условия труда: могут быть включены дополнительные условия трудового договора в соответствии с требованиями и положениями ТК РФ.
Также, в трудовом договоре могут быть указаны другие условия, в зависимости от потребностей ООО и типа деятельности. Важно помнить, что трудовой договор является юридически значимым документом, который регулирует права и обязанности обеих сторон трудовых отношений. Поэтому его заключение и внесение обязательно для формирования полного и корректного кадрового документооборота ООО.