Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по оформлению электронной подписи самостоятельно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В отличие от простой, неквалифицированная подпись имеет более сложную техническую составляющую. Неквалифицированная электронная подпись формируется с помощью криптографических алгоритмов. При создании используется специализированное программное обеспечение. В составе НЭП имеются сертификат ЭЦП, закрытый и открытый ключ.
Создание простой электронной подписи своими силами
Если вам не требуется усиленная квалифицированная электронная подпись, вы вполне можете освоить способы создания ПЭП и сгенерировать ее своими силами.
Рассмотрим подробнее, как грамотно воспользоваться возможностями интерфейсов почтовых серверов.
Где какой вид ЭП требуют
Сфера применения цифровых сертификатов зависит от их степени защиты:
- ЭП часто используется для входа в интернет-банк и действий с банковской картой, при формировании электронных обращений в органы власти. Чтобы этот вид утверждения документов равнялся подписи на бумаге, оформите дополнительное соглашение.
- УНЭП разрешена к применению для утверждения тех документов, где печать необязательна. Например, бухгалтерская отчетность, налоговые декларации, некоторые виды договоров. Для признания подписи равнозначной собственноручной потребуется соглашение.
- УКЭП равнозначна собственноручной подписи владельца. Утвержденные этим сертификатом документы имеют ту же юридическую силу, что и документы, утвержденные в бумажном виде без оформления дополнительных соглашений.
Что потребуется, чтобы подписать документ ЭЦП (эл подписью)
В первую очередь требуется оформить соответствующий сертификат. Он выдается быстро и не требует длительного сбора справок. Оформить его можно в личном кабинете налогоплательщика, в удостоверяющем центре или МФЦ.
Дальше потребуется компьютер, с операционными системами Windows или МАС. Можно попробовать настроить Линукс, однако в зависимости от версии, это получается далеко не всегда.
Следующий этап — установка ПО. Это так называемые приложения СКЗИ для криптозащиты информации. В России используются в основном несколько:
- «Криптопро CSP»;
- Signal-com CSP;
- «Лисси CSP»;
- Vipnet CSP.
Конкретно, какое ПО потребуется, можно уточнить в МФЦ или при получении сертификата подписи. Там же должны выдать памятку о настройках, которые будут нужны для генерации электронной росписи. Выбранная программа, установленная на компьютер, создает специальный быстрый значок в контекстном меню, что позволяет впоследствии подписывать быстро, одним нажатием.
Для работы с модулем будет нужен Acrobat Reader или Adobe Acrobat и, собственно, сам ПДФ-док.
Электронная подпись для юрлиц
Чтобы сделать КЭП, юрлица могут обратиться как в удостоверяющий центр, так и в ближайший МФЦ. Из документов потребуются выписка из ЕГРЮЛ и копия устава. ИП нужно предоставить паспорт, выписку из ЕГРИП и СНИЛС.
После оплаты сертификата подпись перенесут на специальный накопитель. Его нужно оплатить отдельно. ЭЦП действует 12 месяцев с момента выдачи, затем выпускается повторно.
Бизнес активно внедряет цифровые технологии в повседневные процессы, чтобы оптимизировать работу. Например, Сквозная аналитика Calltouch поможет быстро и точно оценить результаты продвижения компании. Сервис ускорит сбор данных, автоматизирует расчеты и визуализирует статистику по лидам, сделкам и прибыли в едином окне. Вы сопоставите показатели по каждой рекламной кампании и определите наиболее перспективные площадки.
- ЭЦП — альтернатива обычной подписи, которую используют для удаленного обмена документами и получения госуслуг.
- Выделяют простую и усиленную ЭП. Дополнительно усиленная делится на квалифицированную (КЭП) и неквалифицированную (НЭП) подписи.
- Граждане и компании получают подписи в МФЦ или специализированных центрах. Простые ЭП можно сделать самостоятельно с помощью Microsoft Office, «КриптоПро CSP» и другого ПО.
- Наиболее защищенный вариант — квалифицированная ЭП, которая подходит для подписания всех документов и взаимодействия с государственными органами.
- При получении документа, подписанного ЭЦП, важно проверить ее на подлинность с помощью бесплатных сервисов, например «КриптоПро DSS».
Для представительства иностранной компании
Документы для оформления заявки на получение сертификата
- Паспорт владельца сертификата (страницы с фотографией) (скан)
- Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) владельца сертификата (скан)
- Свидетельство о постановке на учет (для представительств иностранной компании)
- Документ о назначении на должность директора представительства иностранной компании (скан)
- Свидетельство о внесении записи в государственный реестр аккредитованных филиалов, представительств иностранных юридических лиц
Документы для идентификации личности в офисе
- Оригинал документа, удостоверяющего личность (паспорт)
- Оригинал заявления на изготовление сертификата электронной подписи.
- Запрос на выдачу сертификата ключа проверки электронной подписи
Где получить электронную подпись?
Придумать и создать электронную подпись самому нельзя, ее выдачей занимаются специализированные организации — удостоверяющие центры. Требования к ним установлены статьей 16 закона № 63-ФЗ, и среди них:
- стоимость чистых активов организации должна составлять не менее одного миллиона рублей;
- финансовое обеспечение ответственности за убытки, причиненные третьим лицам, должно составлять не менее полутора миллиона рублей;
- количество в штате квалифицированных работников, непосредственно осуществляющих деятельность по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, должно быть не менее двух.
В каких процессах наиболее эффективно применять ПЭП?
В первую очередь во всех процессах внутреннего документооборота.
Подойдет ли ПЭП для конкретных задач прохождения документов в компании, можно определить, сформулировав ответ на вопрос: если в каком-либо процессе вас устраивает бумажный документ без печати, подписанный собственноручно ответственным лицом, то для этих целей вам подойдет электронный документ с простой электронной подписью.
При работе в системе электронного документооборота (СЭД) простую электронную подпись можно задействовать практически на всех этапах работы с документом:
- согласование – на стадии разработки документа ПЭП может использоваться для подтверждения согласия с ним ответственных лиц;
- подписание – использование ПЭП существенно экономит время работников;
- постановка поручений и их исполнение – ПЭП обеспечивает оперативное рассмотрение, надлежащее исполнение поручений и их контроль;
- ознакомление с документами и резолюциями – работники посредством ПЭП подтверждают ознакомление с ключевыми документами в компании.
Много лет назад мы начинали внедрение ПЭП с процесса «Электронная служебная записка», где на всех этапах прохождения документа была задействована ПЭП. Это был первый документ в компании, который не требовал распечатки на бумаге (см. Схему 2).
Затем мы внедрили ПЭП в процессе «Приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника». В итоге время на выпуск приказа сократилось в 3 раза (см. Схему 3).
Я всегда советую начинать переход на электронный документооборот с внедрения простой электронной подписи.
Можно ли использовать ЭП уволенного сотрудника
Электронная подпись оформляется не бесплатно, поэтому может возникнуть ситуация, когда используется одна ЭП несколькими сотрудниками. Насколько это законно и какие могут быть последствия? Согласно Гражданскому Кодексу РФ, электронная подпись приравнивается к рукописной. А передать свою руку для заверки документов никто не может. Соответственно, и ЭП нельзя передавать между сотрудниками. Она выдается конкретному лицу и в сертификате указаны его реквизиты. По сути, за использование ЭЦП уволенного сотрудника должно быть предусмотрено наказание. Тем не менее, прямого запрета на передачу ключа ЭП законом не предусмотрено. Более того, даже Минкомсвязи не видит в этом проблемы. Но указывает, что передавать подпись можно только лицу, наделенными такими же полномочиями, как ее владелец, и только с его согласия. Этого же мнения придерживаются сотрудники ФНС. А вот разработчики ПО не согласны. Чтобы не возникало спорных вопросов, лучше делать ЭП на каждого сотрудника. В любом случае, ответственность за неправомерное использование электронной подписи лежит на ее владельце.
Для чего необходима электронная доверенность
С 1 января 2022 года сотрудникам компаний будут доступны исключительно сертификаты физлиц. Получать их можно будет в аккредитованных УЦ. Подобные сертификаты будут содержать ФИО работника, но не сведения о его работодателе.
Чтобы работник мог заверить личной ЭЦП документы от имени предприятия, как раз и необходима электронная доверенность. К июлю должный выйти нормативные правовые акты, регламентирующие подобные доверенности.
ФНС будет первой госслужбой, принимающей документы, которые завизированы физлицом по электронной доверенности. Доверенность докажет, что работник фирмы наделён полномочиями подавать от её имени документы в ИФНС. Электронная доверенность заверяется сертификатом директора, полученным в УЦ ФНС, и служит полноправной заменой бумажной доверенности, подписанной директором фирмы вручную.
К сегодняшнему дню подготовлен проект приказа, где содержится формат электронной доверенности представителя налогоплательщика для подачи документов в налоговую. Предположительно, данный формат начнёт применяться с 1 июля 2021 года. Тем не менее, новая схема в целом — заверка электронной отчётности работниками с использованием сертификатов физлиц и электронных доверенностей — будет обязательной к применению, начиная с 1 января 2022 года. То есть, в течение шести месяцев старый и новый методы будут равноправны.
ЭЦП для портала Госуслуг
При частом пользовании государственными и муниципальными услугами стоит разобраться как самостоятельно сделать электронную подпись для физлица:
- зарегистрироваться на портале Госуслуг, заполнить все необходимые данные;
- с подтверждающими документами (паспорт, СНИЛС) обратиться Центр обслуживания или в отделение Почты России;
- другой вариант — клиентам Сбербанка, Тинькофф банка и Почта-банка подтвердить данные можно через интернет-приложение данных банков.
Как создать квалифицированную электронную подпись
Квалифицированный сертификат ЭЦП представляет собой подтверждение ее подлинности; создать его можно при помощи ресурсов удостоверяющего центра.
Сертификат содержит следующие данные: уникальный номер, фамилия, имя и отчество владельца, срок действия. Если владелец сертификата – организация, будет указан ее адрес.
Помимо этого, обозначаются ключ, которым КЭП может быть проверена, точные наименования ее средств, адрес удостоверяющего центра (аккредитованного). Могут быть отмечены ограничения в использовании сертификата (при их наличии).
Для права выдавать сертификаты электронной подписи удостоверяющий центр должен иметь не только аккредитацию, но и одобренные службами безопасности средства для создания ЭЦП.
Какую создать электронную подпись в зависимости от сферы применения
Электронный документооборот
Электронный документооборот (ЭДО) − это один из способов обмена документами посредством программируемых процессов, реализуемых с помощью сети Интернет. Эта система внедряется повсеместно, она очень удобна и эффективна. Ею пользуются различные организации как внутри собственной структуры, так и в вопросах взаимодействия с контрагентами, а также физические лица. С помощью электронной подписи они направляют друг другу соглашения, финансовые документы, письма и т. д. Вид приобретаемого в УЦ электронного средства определяется стоящими перед покупателем целями и задачами в мире интернет-обмена информацией.
Электронная отчетность
С появлением электронной подписи неприятная процедура многочасового ожидания в очереди в помещении, набитом людьми, ради передачи отчетности в госорганы, изжила себя. Теперь этот процесс стал гораздо проще. Отчетность можно предоставлять с использованием электронного документооборота в налоговую инспекцию, пенсионный фонд и другие органы. Для этого нужно только заполнить электронную форму и подписать ее ЭП. Информация пересылается через глобальную сеть. За ее сохранность и конфиденциальность можно не беспокоиться, потому что существуют надежные программные средства для защиты передаваемых данных. Возможность отправления отчетов в электронном виде позволяет экономить рабочее время, сканировать документ на ошибки, главное – подписать электронный отчет КЭП.
Электронные торги
Электронные торги − это система взаимоотношений участников торговли, совершаемой в сети Интернет на специально созданных для этого электронных площадках. Участники, имеющие доступ к подобным площадкам, нацелены на заключение гражданско-правовых сделок по реализации товаров, работ и услуг.
Электронную подпись для участия в торгах могут приобрести как юридические, так и физические лица. Эта подпись позволяет не просто получить доступ к торговой площадке, но и заверить документы на конкурс и подписать контракт по его итогам. Вид ЭЦП зависит от требований торговой площадки.
Государственные услуги
Как создать электронную подпись для госуслуг? Сделать это несложно, эта возможность доступна для любого гражданина Российской Федерации. Электронная подпись для портала государственных услуг позволяет ее владельцу удостоверить документы, направляемые посредством специальных программных средств по телекоммуникационным каналам связи, а также получать письма и уведомления о статусе поданного в орган власти заявления.
Арбитражный суд
Судейские органы также перешли на электронный документооборот. Появилось право участников разбирательства направлять доказательства и другие документы в рамках судебного процесса в электронной форме. Арбитражное процессуальное законодательство предусматривает несколько способов предоставления документов спорящими сторонами, они включают и электронную связь. Следовательно, подписать документы также можно посредством электронной подписи.
Документооборот с физическими лицами
Физические лица используют электронную подпись крайне редко. Но все же отдельным гражданам удобнее удостоверять документы с помощью ЭП. И это бывает очень удобно при оформлении договоров удаленными работниками. При этом не только само соглашение, но и приемосдаточные акты и другие документы записаны исключительно в электронной форме. Обмен происходит через Интернет.
С использованием электронной подписи вы сможете:
- Обеспечить высокую степень конфиденциальности передаваемых данных;
- Многократно сократить процедуру отправления документов;
- Упростить механизм передачи отчетности в контролирующие ведомства и обеспечить доступ к электронной торговле;
- Обеспечить полноту и достоверность информации;
- Упростить международный документооборот;
- Сделать внутренний документооборот организации более удобным и эффективным.
Какую создать электронную подпись в зависимости от сферы применения
Электронный документооборот
Электронный документооборот (ЭДО) − это один из способов обмена документами посредством программируемых процессов, реализуемых с помощью сети Интернет. Эта система внедряется повсеместно, она очень удобна и эффективна. Ею пользуются различные организации как внутри собственной структуры, так и в вопросах взаимодействия с контрагентами, а также физические лица. С помощью электронной подписи они направляют друг другу соглашения, финансовые документы, письма и т. д. Вид приобретаемого в УЦ электронного средства определяется стоящими перед покупателем целями и задачами в мире интернет-обмена информацией.
Электронная отчетность
С появлением электронной подписи неприятная процедура многочасового ожидания в очереди в помещении, набитом людьми, ради передачи отчетности в госорганы, изжила себя. Теперь этот процесс стал гораздо проще. Отчетность можно предоставлять с использованием электронного документооборота в налоговую инспекцию, пенсионный фонд и другие органы. Для этого нужно только заполнить электронную форму и подписать ее ЭП. Информация пересылается через глобальную сеть. За ее сохранность и конфиденциальность можно не беспокоиться, потому что существуют надежные программные средства для защиты передаваемых данных. Возможность отправления отчетов в электронном виде позволяет экономить рабочее время, сканировать документ на ошибки, главное – подписать электронный отчет КЭП.
Электронные торги
Электронные торги − это система взаимоотношений участников торговли, совершаемой в сети Интернет на специально созданных для этого электронных площадках. Участники, имеющие доступ к подобным площадкам, нацелены на заключение гражданско-правовых сделок по реализации товаров, работ и услуг.
Электронную подпись для участия в торгах могут приобрести как юридические, так и физические лица. Эта подпись позволяет не просто получить доступ к торговой площадке, но и заверить документы на конкурс и подписать контракт по его итогам. Вид ЭЦП зависит от требований торговой площадки.
Государственные услуги
Как создать электронную подпись для госуслуг? Сделать это несложно, эта возможность доступна для любого гражданина Российской Федерации. Электронная подпись для портала государственных услуг позволяет ее владельцу удостоверить документы, направляемые посредством специальных программных средств по телекоммуникационным каналам связи, а также получать письма и уведомления о статусе поданного в орган власти заявления.
Сроки годности для электронной подписи
Время использования ЭПЦ ограничено. Максимальный срок использования один год. По окончании этого периода нужна новая подпись. Процедура продления действия ЭЦП проводится в том же разрешительном центре, где она была выдана. Если гражданин сменил адрес проживания, он имеет право обратиться в ближайший офис по месту новой прописки.
ЭЦП, созданная для работы с государственными службами через портал Госуслуг, облегчает жизнь гражданам. Используя подпись, пользователи сайта передают документы и заявки в государственные инстанции, оплачивать штрафы. Госуслуги используются юридическими и физическими лицами. Доступ к большинству услуг портала граждане получают после получения ЭЦП. Пользователям государственного портала непонятна разница между простой и квалифицированной подписью и как получить ЭЦП. Процедура не требует много времени и больших затрат.