Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как создавать HRотчеты которые будут полезны руководству компании?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Показатель текучести персонала зависит от множества факторов, но точно не только от уровня зарплаты. Скорее, на нее влияет общая рабочая атмосфера и условия, которые вы предлагаете сотрудникам. Сотрудники чувствуют себя комфортно, когда рабочая среда поддерживает их в достижении целей. Лучшие сотрудники — это те люди, которые разделяют видение и ценности компании.
Отчетность по персоналу — это ключевая задача HR-специалиста. Если все делается правильно, то это дает три ключевых преимущества как для отдела HR, так и менеджмента:
- HR-мониторинг. Регулярная отчетность позволяет HR-специалисту держать руку на пульсе организаций, отслеживая ключевые показатели персонала. На раннем этапе можно обнаружить новые тенденции и возможности, таким образом, возникающие проблемы решаются до того, как они существенно повлияют на бизнес.
- Информация для менеджмента. HR-отчет может помочь менеджерам более эффективно выполнять свою работу. Фактически HR-отчет информирует менеджеров о происходящем в их командах и отделах. Когда, например, отдел маркетинга борется с высокой текучестью кадров и долгой продолжительностью найма, менеджеры станут уделять больше внимания удержанию сотрудников и будут знать о таких рисках, как более долгие сроки замены сотрудников, если кто-то собирается увольняться.
- Отслеживание проблемных областей. НR-отчетность также является отличным методом отслеживания основных проблемных областей, причем весьма прозрачно. Прозрачность в показателях текучести кадров у каждого менеджера будет мотивировать их уделять более пристальное внимание удержанию сотрудников, поскольку на кону их репутация! Путем отслеживания проблемных областей HR-специалисты могут существенно улучшить ситуацию.
Характеристики HR-отчета
В HR-отчет необходимо включить несколько важных показателей. Обратите внимание, что большинство из них являются метриками высокого уровня, так как они дают общее представление об организации.
- Трудовой стаж
- Пол: общее соотношение, фактор диверсификации (см. образец инфопанели ниже)
- Возраст: возраст становится все более важным аспектом с учетом сегодняшнего «старения» персонала. Возраст также часто является ключевым ориентиром для компаний, которые хотят внедрять инновации и реорганизовывать структуры.
- Уровень образования: уровень образования включается только при наличии таких данных, и когда это уместно для общих целей организации. В противном случае этот фактор рискует стать так называемой «ванильной метрикой» в HR-отчете, то есть для создания позитивного образа.
- Тип функции: такая метрика, как тип функции или кластер функций может помочь различать разные группы внутри компании. Примером может быть топ-менеджмент, менеджмент среднего звена, производственный персонал и вспомогательный персонал.
- FTE: или полная занятость (ставка) — это рабочие часы, отработанные одним сотрудником на постоянной основе. Количество FTE часто меньше, чем общее количество сотрудников. Это тот случай, когда в организации много работников, занятых неполный рабочий день.
Что такое HR-отчетность?
HR-отчетность — это процесс отслеживания ключевых показателей ваших работников, часто с помощью информационных систем управления персоналом (HRIS). В дополнение к отслеживанию и измерению данных эти системы помогают отделам кадров управлять многими повседневными задачами, связанными с выплатой заработной платы, льготами и другими транзакционными потребностями персонала.
Отчеты по персоналу позволяют анализировать и сравнивать многие данные, включая сотрудников, работающих полный и неполный рабочий день, соотношение полов в рабочей среде, текучесть кадров , открытые вакансии и время, необходимое для найма новых сотрудников.
Существует множество вариантов создания платформы для отслеживания метрик. Например, вы можете отслеживать несколько точек данных в электронных таблицах Excel или использовать облачные сервисы, которые специализируется на управлении данными HR.
Преимущества и недостатки
HR-аналитика позитивно влияет на управленческие решения и существенно повышает следующие их характеристики:
- Скорость – за счет автоматизированного сбора и анализа информации.
- Качество – благодаря сокращению доли ошибок, в том числе, связанных с субъективными (интуитивными) оценками.
- Обоснованность – за счет выявления множества скрытых взаимосвязей в управлении персоналом.
Успешное овладение новым инструментом кардинально меняет роль и всю деятельность службы управления персоналом, а именно:
- Изменяет статус – способствует превращению в стратегического бизнес-партнера.
- Позволяет кадровикам больше времени уделять талантам и меньше концентрироваться на рутинных операциях, которые выполняет программа.
- Обеспечивает навыки, необходимые для ценного HR-специалиста – оптимизирует подход к найму, вырабатывает критическое отношение к талантам за счет объективной оценки.
HR-аналитика – это возможность эффективного долгосрочного планирования, прогнозирования, оценки рисков управленческих решений.
- HR-аналитика – современный инструмент повышения эффективности управления персоналом, который открывает новые возможности оптимизации бизнес-процессов.
- Автоматизация исключает субъективизм в оценке данных HR, позволяет принимать быстрые и обоснованные управленческие решения, освобождает время специалистов по персоналу для творческой деятельности.
- Новые инструменты HR-аналитики дают возможность визуализировать результаты и строить долгосрочные прогнозы.
- Внедряйте HR-аналитику поэтапно, привлекайте к сотрудничеству другие подразделения, регулярно замеряйте результаты – тогда новая технология быстро докажет свою эффективность.
Как наладить HR-процессы в компании на старте бизнеса
В HR-отчетности существует несколько подводных камней. Это необходимо учитывать, чтобы не наделать ошибок.
- Автоматизируйте HR-отчетность: не пытайтесь генерировать каждый отчет вручную. Это крайне неэффективно и сведет на нет все возможности вашего отдела HR-данных. Все отчеты, описанные в этой статье, можно легко автоматизировать и генерировать автоматически.
- Предоставьте соответствующую информацию: не пытайтесь сделать всех счастливыми. Если вы можете сделать 80% людей счастливыми с помощью 20% информации, это может быть лучшим решением. Создание чрезмерно усложненной инфопанели и отчетность с нерелевантными данными могут привести к неэффективности отчетов и инфопанелей и, соответственно, снизить их ценность.
- Устраните ошибки: HR-данные будут считаться несоответствующими действительности, если в ваш HR-отчет закрадутся ошибки. Исправьте эти ошибки в исходных системах и проверьте их на корректность работы по точному вводу данных.
Форма кадровых отчетов. Что и когда сдавать сдавать
Если говорить об отчетах для внешних – государственных и контролирующих – органов, то обычно специалисты по отделу кадров сдают следующую отчетность:
Разово или по мере необходимости
- Военкомат – прием или увольнение военнообязанного,
- МВД – прием или увольнение иностранного работника,
- Служба занятости – уведомление в случае ликвидации компании или сокращения численности штата (за 2 месяца, ИП – за 2 недели).
Ежегодно
- ПФР – сведения о страховом стаже застрахованных лиц (до 1 марта, следующего за отчетным года – форма СЗВ-стаж),
- Росстат – форма № 1-Т (условия труда) и форма №7 – травматизм,
- Военкомат – отчетность по лицам мужского пола 15-16 лет (в сентябре, до 1 декабря – отчет о численности работающих граждан, пребывающих в запасе).
Ежеквартально
- Росстат – форма П-4 (для организаций, количество сотрудников в которых не больше 15 человек.
Ежемесячно
- Росстат – до 15 числа месяца отчет по форме П-4 (сведения о численности и заработной плате сотрудников, если в компании более 15 сотрудников,
- Служба занятости – до 25 числа отчет о наличии свободных мест,
- ПФР – тоже до 15 числа отчет по форме СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах).
Управление проблемами
- HR Complaints by Category — HR жалобы по категориям: Сколько жалоб было зарегистрировано по HR? Показатели жалоб часто разбиваются по категориям (например, притеснения): 12 жалоб по причине притеснения.
- Average Complain Resolution Time — Средний срок разрешения жалобы: Сколько времени требуется, чтобы разрешить жалобу? Пример: среднее время разрешения жалобы составляло 13 рабочих дней.
- Legal Costs — Юридические расходы: Юридические издержки, связанные с HR вопросами: юридические издержки, связанные с HR, составили 45 459 долларов США за квартал.
- Settlement Costs and Penalties — Расчетные издержки и штрафные санкции: Затраты на штрафы и юридических расходы, связанных с HR: расходы и штрафы по HR составили 1,2 млн. долларов США за квартал.
Ключевые сотрудники и звезды
- Key Employee Satisfaction Rate — Удовлетворенности ключевых сотрудников: Насколько удовлетворены ваши наиболее важные сотрудники? Ключевыми сотрудниками часто включают руководителей и топ-исполнителей. Пример: у ключевых сотрудников уровень удовлетворенности составил 89,7%.
- Key Employee Retention Rate — Уровень удержания ключевых сотрудников: Уровень удержания ключевых сотрудников составил 82,3%.
- Key Employee Cost Rate — Стоимость ключевых сотрудников: Сколько стоят ключевые сотрудники (включая заработную плату, бенефиты, обучение и бонусы)? Средняя стоимость ключевого сотрудника уровня 3 составила 405 098 долларов США.
- Key Employees Eligible for Retirement — Ключевые сотрудники, имеющие право на пенсию: Сколько ключевых сотрудников имеют право на пенсию в течение следующих 5 лет? Пример: 15,8% ключевых сотрудников имеют право на пенсию в течение следующих пяти лет.
- Bench Strength — Мощь «скамейки запасных»: Метрика планирования преемственности, которая измеряет глубину пула преемников для ключевых позиций: для 1-го уровня руководителей есть 14 квалифицированных преемников.
- Key Employee Turnover by Reason Code — Текучка ключевых сотрудников по определенной причине: Почему ключевые сотрудники уходят? Причины включают такие вещи, как компенсация, личные причины, бенефиты, профессиональное развитие и т.д. Пример: 17% ключевых сотрудников уходят за лучшей компенсацией.
Как провести экспресс HR-аудит своими силами на новом месте
На самом деле строгих критериев по составлению отчета в кадровом деле не существует. Каждое рекрутинговое агентство обычно разрабатывает собственные шаблоны для внесения информации. Но, по сути, все образцы отчета в подборе персонала можно распределить по основным группам, в зависимости от целей. А они могут быть следующими:
- Узнать, сколько собеседований провел рекрутер за определенный период времени по одной из вакансий или по всем заказам, находящимся в работе.
В подобных отчетах специалист по подбору обычно указывает количество назначенных интервью, количество кандидатов, пришедших на встречу, число финалистов, направленных работодателю. Такая отчетность наглядно показывает проделанную специалистом работу, а также демонстрирует воронку соискателей – потери, которые происходят на каждом этапе. Допустим, рекрутер пригласил на собеседование 20 человек, а на встречу пришли лишь 15. «Потеряшки» составили 20%. Если для конкретной вакансии это большой процент, рекрутер может проанализировать причины потерь и скорректировать свою работу – например, напоминать о собеседовании дополнительным СМС или звонком. - Понять эффективность объявлений о вакансиях.
В этом случае важно зафиксировать количество звонков по вакансиям (входящие и исходящие), количество писем и обращений в любых других формах. Если отклик от соискателей невысокий, есть смысл поменять текст объявления или площадку для его размещения, а затем составить новый отчет и сравнить с прежними показателями. Такой анализ позволит отслеживать динамику – стало ли лучше после изменений и насколько. - Определить эффективность каналов поиска соискателей.
Рекрутер использует разные каналы привлечения кандидатов, и данная форма отчетности позволяет понять, какой из этих каналов работает лучше. Для этого в отчетной форме в одной графе указывается источник соискателей, в другой – число кандидатов, привлеченных с помощью этого источника. Последующий анализ позволяет вычислить, на какие ресурсы (работные сайты, объявления в газетах и пр.) стоить тратить время и деньги, а какие методы бесполезны. - Определить скорость работы специалиста по подбору
В таком отчете важно фиксировать время: прописывается дата поступления вакансии в разработку, дата завершения первого этапа по отсмотру резюме, длительность периода собеседований и отбора финалистов. Высчитывается, за какое количество времени рекрутеру удалось подобрать нужного сотрудника и какова у него скорость закрытия вакансии. - Оптимизировать финансовые траты на подбор
Здесь прописывается бюджет на рекламу вакансий в различных источниках, расходы на пополнение базы резюме, оплата доступа к специфическим ресурсам для рекрутеров и т.п. Если финансовый отчет объединить, например, с отчетом эффективности площадок для рекламы вакансии, можно понять, на какие ресурсы выгоднее сделать акцент, а от каких отказаться вовсе.
Целей и задач у отчетов в рекрутинге может быть гораздо больше. Каждое кадровое агентство и каждый рекрутер в отдельности отслеживают разные критерии – в зависимости от того, что им необходимо проанализировать в своей работе.
Главное преимущество автоматизации – скорость и снижение риска ошибок при подсчетах. Однако при этом никто не отменял составления отчетов «вручную», с помощью старого-доброго Excel. Вносить данные «руками», конечно, не так удобно и быстро, как если бы это делала программа. Но в помощь рекрутерам есть стандартизированных образцов по отчетам, так что этот процесс не займет много времени. Можно заранее составить несколько универсальных шаблонов и заполнять их по мере необходимости.
Как вариант – образец-шаблон для анализа проведенных собеседований:
- Советы кандидату
- Работа за границей
- Правила прохождения интервью
- Подготовка к собеседованию
- Как написать резюме
Если говорить об отчетах для внешних – государственных и контролирующих – органов, то обычно специалисты по отделу кадров сдают следующую отчетность:
Разово или по мере необходимости
- Военкомат – прием или увольнение военнообязанного,
- МВД – прием или увольнение иностранного работника,
- Служба занятости – уведомление в случае ликвидации компании или сокращения численности штата (за 2 месяца, ИП – за 2 недели).
Ежегодно
- ПФР – сведения о страховом стаже застрахованных лиц (до 1 марта, следующего за отчетным года – форма СЗВ-стаж),
- Росстат – форма № 1-Т (условия труда) и форма №7 – травматизм,
- Военкомат – отчетность по лицам мужского пола 15-16 лет (в сентябре, до 1 декабря – отчет о численности работающих граждан, пребывающих в запасе).
Ежеквартально
- Росстат – форма П-4 (для организаций, количество сотрудников в которых не больше 15 человек.
Ежемесячно
- Росстат – до 15 числа месяца отчет по форме П-4 (сведения о численности и заработной плате сотрудников, если в компании более 15 сотрудников,
- Служба занятости – до 25 числа отчет о наличии свободных мест,
- ПФР – тоже до 15 числа отчет по форме СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах).
Руководство компании также ждет регулярной отчетности от отдела кадров.
Если отчеты сдаются раз в неделю, то обычно это стандартный отчет о текущих задачах – что сделано, что не сделано, какие результаты.
В случае отчетности раз в месяц или раз в квартал форма отчета становится более развернутой:
- Отражает основные показатели работы отдела кадров в динамике
- Отчет о выполненных задачах
- Выводы и планы на следующий период
Аналитическая отчетность в управлении персоналом
Отчеты для руководства – это головная боль практически любого отдела кадров – непонятно, что и как писать!
- Данных много,
- Источников данных много – внутренние системы учета, 1С, CRM, различные таблицы,
- Данные копируются вручную (!).
На составление отчета и выполнение рутинной работы тратится огромное количество времени. Какие пути есть у специалиста отделов кадров, чтобы облегчить и автоматизировать эту рутинную работу?
- Excel – простой и доступный инструмент. Минусы – многие данные приходится копировать вручную.
- Сложные аналитические решения – хорошее решение. Но – необходимо время на внедрение, а также бюджет на программное обеспечение и оплату специалистов, которые будут работать с программой (аналитики, IT).
- Легкие отчетные решения типа Tableau.
Работа специалиста по кадровой службе предполагает не только работу с персоналом, но и создание отчетов. Несмотря на сложность и рутинность самого процесса, это очень важный стратегический момент в управлении персоналом. Все больше менеджеров и руководителей понимают, что управление на основе данных – это не просто тренд. Это реальная возможность стать лучше и сэкономить бюджет. Как сделать полезный отчет?
Формулы идеального отчета не существует. Для каждой компании важно отслеживать свой определенный набор показателей. Для одной компании в приоритете текучка кадров и KPI, для другой критичен возраст сотрудников. Конечно, есть универсальные показатели, среди них:
- Данные о возрасте, поле и квалификации персонала по департаментам
- Сведения о заработной плате и премиях (KPI)
- Данные о текучке кадров
- Работа с вакансиями и кадровым резервом
- В том числе – сведения о затратах на поиск персонала
- Сведения об обучении и аттестации персонала
Прежде чем приступить к отчету, устройте «мозговой штурм», поговорите с коллегами, с руководителем – какие показатели им интересны, что важно и полезно знать о персонале? Какие качественные и количественные показатели стратегически важны для вашей компании?
К сожалению, идеального отчета не получится, если про годовой отчет вы вспомните за 2 дня до его сдачи. Данные нужно собирать с самого начала года и регулярно их проверять и заполнять разработанные формы.
То есть сама форма отчета, показатели – уже должны быть определены в самом начале года. Потом остается только рутинная работа по заполнению этих данных. Зато в конце года – быстрый и красивый отчет точно получится!
В зависимости от целей, запланированной глубины и отведенного на аудит времени компания должна решить, будет аудит проводиться с помощью приглашенных консультантов (внешний аудит) или силами собственных сотрудников (внутренний аудит).
Прежде всего, необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в службе персонала. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена ст. 56 и 67, трудовых книжек -ст. 66, правил внутреннего трудового распорядка — ст. 189, графика отпусков — ст. 123, положения о защите персональных данных -главой 14 ТК РФ.
О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписание упоминается в ст. 15, 57 ТК РФ). Однако это не значит, что иметь их в кадровой службе не нужно. Помимо Трудового кодекса, необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
Аудит подбора персонала
Качественная работа HR-службы по подбору персонала должна удовлетворять трем основным требованиям:
быстрое закрытие вакансий;
набор сотрудников с высоким уровнем профессиональной подготовки и хорошей производительностью;
чтобы поиск кандидатов обходился дешевле и как можно меньшим составом HR-специалистов.
Оптимизировать данный процесс помогает аудит рекрутмента . Для этого создайте пошаговый план подбора работников, укажите действия рекрутера на каждом этапе. Причем нужно включить в план и те этапы, которые бывают в редких случаях, например при поиске на топовые или эксклюзивные позиции.
Сравните идеальную схему подбора с фактически имеющейся. Посмотрите, каких этапов в ней не хватает, а какие, возможно, лишние (см. рисунок 1).
Развитие и мотивация персонала
Следующий этап процесса эйчар – это повышение компетенции и мотивации персонала.
С компетенцией легче: менеджеры HR отправляют сотрудников на целевые курсы, тренинги, семинары. Специалистам, которые успешно проходят этот процесс, обещают повышение заработной платы и карьерный рост в будущем.
Мотивационные процессы немного сложнее, тут часто возникают проблемы:
- если наградить специалиста небольшой суммой, его это может обидеть;
- если постоянно награждать высокими суммами, сотрудник может подумать, что не нужно стараться, ведь и так платят хорошо;
- в компаниях не всегда есть бюджет для материального стимулирования.
Опытные эйчары знают, как преодолеть эти проблемы. Мотивация не всегда должна быть материальной, еще есть моральная:
- продвижение по служебной лестнице;
- приглашение в процесс совещаний с руководством;
- создание дружеской атмосферы в коллективе;
- публичное признание достижений или фотография на доске почета;
- улучшение условий труда для конкретного сотрудника (например, выделить отдельный кабинет или заменить старый компьютер на новый).
Однако и про материальную мотивацию забывать не надо. Для этого создается система льгот, бонусов и премий так, чтобы сотрудники заранее представляли, сколько они получат, если будут эффективно работать. Есть и другие дополнительные способы:
- повышение заработной платы;
- страховки, социальные пакеты;
- обучение за счет компании;
- путевка для сотрудника и его семьи;
- бесплатные билеты в кино, театр, цирк.
Как развивать и продвигать HR-бренд в 2021 году?
Рассмотрим конкретные действия, которые помогут развитию HR-бренда.
- Заполнение профиля компании на job-сайтах. Этот способ хорош тем, что не требует финансовых вложений. Важно добавить максимум полезной информации, которая представит бренд работодателя в выгодном свете. Например, можно указать возможности для карьерного роста и бесплатного обучения, написать пару слов о ценностях компании и о её достижениях за последние годы.
- Публикации в СМИ. Как правило, речь идёт о платных материалах в изданиях, которые читает целевая аудитория. Для продвижения HR-бренда важно, чтобы в публикациях содержалась полезная информация. Например, можно рассказать, как проходят собеседования в компании, и на что обращает внимание HR-специалист, дать советы соискателю или рассказать, как грамотно планировать карьерный путь.
- Участие в профильных мероприятиях. Для создания имиджа продвинутой компании полезно участвовать в конференциях, вебинарах, мастер-классах и других мероприятиях. На них всегда присутствуют специалисты, которые могут стать сотрудниками компании. Важно продемонстрировать им экспертность, нацеленность на развитие и рассказать об успехах.
- Развитие корпоративного портала. Портал нужен для того, чтобы напоминать сотрудникам о том, в какой успешной компании они работают и рассказывать о возможностях карьерного роста. Например, на платформе Эквио можно публиковать короткие видеообращения и новости от руководителя, проводить обучающие курсы и тестирование для развития и продвижения внутри компании. А также получать обратную связь от сотрудников.