Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «НДФЛ и больничный: удерживается или нет, сроки оплаты и перечисления, как отразить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 1 января 2023 года все выплаты, начисляемые по производственным отпускам и больничным листам, будут облагаться налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). До этой даты же данные выплаты не облагались этим налогом.
Расчет отпускных в 2023 году: пошаговая инструкция
С 1 января 2023 года — проиндексированный МРОТ, который нужно учитывать при расчете отпускных выплат. Также с 2023 года кардинально поменялся порядок уплаты НДФЛ с оплат за отпуск. О порядке и нюансах расчета отпускных в 2023 году расскажем в статье.
Если работаете в бухгалтерской программе, например СБИС, программа рассчитает отпускные автоматически. Чтобы понять, откуда берутся цифры, пользуйтесь нашим пошаговым алгоритмом расчета отпускных.
Шаг 1. Определите расчетный период. В общем случае это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник уходит в отпуск (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, далее — Положение № 922).
Шаг 2. Посчитайте выплаты сотруднику за расчетный период. В общем случае это заработная плата за указанный период (п. 2 Положения № 922).
Шаг 3. Вычислите средний дневной заработок для оплаты отпуска. По какой формуле считать показатель, зависит от того, полностью сотрудник отработал расчетный период или нет. В любом случае в расчете участвует показатель 29,3 — это среднемесячное число календарных дней в году (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения № 922).
Расчетный период считается отработанным неполностью, если в расчетном периоде сотрудник был в командировке, официально болел, ходил в ежегодный отпуск или не работал по другим причинам. Полный список исключаемых дней приведен в п. 5 Положения № 922.
Если сотрудник отработал расчетный период целиком, исключаемых дней не было, применяется формула:
Среднедневной заработок за полностью отработанный расчетный период = Заработок за расчетный период/ 12 месяцев / 29,3.
Если были исключаемые периоды, например, в расчетном периоде работник официально болел или ездил в командировку, то такие дни и оплата за них не учитываются при расчете. Формула будет более сложная:
Среднедневной заработок за неполностью отработанный расчетный период = Заработок за расчетный период / (Количество полностью отработанных месяцев × 29,3 + Количество дней в неполностью отработанных месяцах).
Количество дней в неполностью отработанном месяце = 29,3 / Количество календарных дней месяца x Количество отработанных в месяце календарных дней.
Шаг 4. Сравните полученный средний дневной заработок и минимальный.
Для дальнейшего расчета в качестве среднедневного заработка берите ту величину, которая больше (п. 18 Положения № 922). Минималку вычисляйте так:
Минимальный среднедневной заработок = Федеральный МРОТ / 29,3.
Шаг 5. Рассчитайте собственно сумму отпускных. Для этого используйте формулу:
Отпускные = Cреднедневной заработок x Количество дней отпуска.
Шаг 6. Начислите отпускные и страховые взносы с них.
Отпускные нужно начислять на основании приказа на отпуск не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884‑6‑1, п. 16 и 18 ПБУ 10/99).
Страховые взносы начисляйте одновременно с отпускными или в конце того месяца, когда начислили отпускные (п. 1 ст. 421 и п. 1 ст. 424 НК РФ).
Шаг 7. Выплатите отпускные и удержите НДФЛ в день выплаты. Выплатить работнику начисленные отпускные нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884‑6‑1).
Сотрудник уходит в отпуск в понедельник. Перечислить отпускные нужно в четверг предыдущей недели или раньше.
Срок начисления больничного и расчета НДФЛ
Глава 4 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» регулирует порядок назначения, исчисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности.
Работодатель назначает сотруднику указанное пособие, если сотрудник представил работодателю больничный в течение 6 месяцев после восстановления трудоспособности (п. 1 ст. 12 Закона № 255-ФЗ). В случаях истечения полугодового срока решение о назначении пособия принимается территориальным органом ФСС при наличии уважительных причин.
Назначить (рассчитать) пособие надлежит в соответствии с пунктом 1 статьи 15 Закона № 255-ФЗ в течение 10 календарных дней со дня представления сотрудником больничного листа. При назначении пособия рассчитывается сумма, которую следует выплатить сотруднику по больничному листу. Выплачивая пособие по временной нетрудоспособности (как и другой доход), следует удержать НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Облагается ли подоходным налогом пособие по временной нетрудоспособности
Компенсация с четвертого дня оплачивается из резервов Фонда социального страхования, формируемых в процессе трудовой деятельности плательщика. Однако фактически деньги выплачивает работодатель: ФСС просто переводит финансы на счет организации, затем полученная сумма выплачивается гражданину за вычетом налога.
ВАЖНО! При оформлении таких больничных налоги не взимаются только с основных сумм, положенных работникам согласно их среднему заработку и страховому стажу. Все средства, начисляемые работодателем сверх установленного размера по собственной инициативе, подлежат налогообложению в стандартном порядке.
Установленный порядок начисления и срок выплаты обязывает компании оформлять сотрудникам пособие по болезни в десятидневный период и переводить им денежные средства в ближайший день выдачи заработной платы. Исключение составляет декретное пособие, которое подлежит оплате до момента ухода женщины на официальный отдых по БиР.
Налогообложение доходов физического лица происходит непосредственно перед выплатой ему денежных средств. В зависимости от способа оформления временной нетрудоспособности удержание производится работодателем, если больничный оформлялся по месту трудоустройства, или Фондом социального страхования, если оформление происходило через «Пилотный проект» напрямую из ФСС.
Бухгалтеры отражают информацию о количестве удержанных средств по подоходному налогу с выплаченных пособий в квартальном финансовом отчете по форме 6-НДФЛ. То есть, в течение года составляется четыре таких отчета. В документе указывается общая сумма средств, удержанных с работников организации за расчетный период.
Доход в виде пособия по временной нетрудоспособности считается полученным в день его выплаты (перечисления на счет налогоплательщика). Следовательно, по строке 020 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ данный доход отражается в том периоде представления, в котором этот доход считается полученным.
Если компания выдала сотрудникам в течение месяца больничные или отпускные, то в последний день месяца необходимо перечислить в бюджет НДФЛ, удержанный с этих выплат. Если эта дата выпадает на выходной и праздник, то срок переносится на ближайший рабочий день.
- строки 100 и 110 — даты выплаты отпускных, выплаченных в последнем квартале отчетного периода;
- строка 120 — последний день месяца, в котором выплачены отпускные. Если этот день выпадает на выходной, нужно указать следующий рабочий день;
- строка 130 — отпускные вместе с НДФЛ;
- строка 140 – НДФЛ, удержанный с отпускных.
Если организация (налоговый агент) производит перерасчет суммы отпускных и, соответственно, суммы НДФЛ, то в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ отражаются итоговые суммы с учетом перерасчета (письмо ФНС РФ от 24.05.2023 № БС-4-11/9248).
Дело в том, что доплата до оклада при оплате отпуска и больничного листа не является ни пособием, ни оплатой отпуска – это отдельный вид дохода. Датой фактического получения дохода в виде пособий по временной нетрудоспособности и оплаты отпуска, в том числе в виде доплаты до оклада по пособиям и отпускным, считается день выплаты дохода (письмо ФНС РФ от 01.08.2023 № БС-4-11/13984@).
ФНС РФ в письме от 01.09.2023 № БС-3-11/4028@ разъяснила, как заполнить платежку при перечислении НДФЛ с отпускных и больничных. Если же компания перечисляет налог с указанных выплат, то можно оформить одну платежку. В реквизите «107» следует указать «МС», так как периодичность уплаты налога — месяц (например, если выплата произведена в марте – «МС. 03.2023»).
Сроки перечисления ндфл таблица
- Выплата премий. Не зависимо от того, какой вид премии выплачивается – ежемесячная, к празднику, по результатам работы, моментом удержания налога является выплата денежных средств получателю, а срок перечисления – не позднее следующего дня за моментом выплаты премии
- Материальная помощь и подарки. Как известно, подобные выплаты освобождены от НДФЛ в пределах 4000 рублей. Если сумма 4000 рублей превышена, то необходимо произвести удержание налога при выплате таких сумм, а перечислить налог необходимо в этот же день или в следующий рабочий
- Выплаты, касающиеся командировочных расходов. Здесь речь идет обо всех расходах, которые превысили лимит или не могут быть подтверждены документами. При возвращении из командировки работник предоставляет отчет о поездке прикладывает к нему все подтверждающие документы. Однако, не всегда можно уложиться в установленные лимиты расходов. Тем не менее, затраты возмещаются работнику, а он, в свою очередь, должен заплатить НДФЛ с суммы превышения. При этом налог нужно перечислить не позднее следующего дня за датой выплаты денежных средств.
Основная масса юридических лиц являются агентами по НДФЛ, то есть имеют наемных сотрудников, либо совершают выплаты в пользу учредителей. При наличии работников в обязанность работодателя входит выплата вознаграждения за работу, а также всех социальных выплат. Согласно законодательству со всех доходов сотрудников взимается налог с полученных доходов, то есть НДФЛ. Кроме того, в компании существует множество других выплат, которые также должны облагаться налогом. Даты, в которые нужно перечислить НДФЛ с различного рода выплат отличаются. Рассмотрим с какого вида дохода в какие сроки происходит уплата налога в бюджет.
НДФЛ с доходов, полученных в натуральной форме, перечисляется на следующий день после того, как физическое лицо (не обязательно работник) получило фактический доход в денежной форме, например очередную зарплату. В таком случае дата выдачи товаров или предоставления услуг роли не играет.
В особом порядке перечисляется налог, удержанный из сумм, выплачиваемых за отпуск, и с пособий по временной нетрудоспособности. В таком случае перечислить удержанную у сотрудника сумму налога необходимо не позднее последнего числа месяца, в котором был выплачен доход. Иными словами, с больничных и отпускных, выплаченных, например, в декабре, надо заплатить НДФЛ не позже 31 декабря. В 2023 году это понедельник, рабочий день. Но это последний срок, заплатить можно и раньше, НК РФ это не запрещает.
Если гражданин трудоустроен официально, то он получает все предусмотренные законами РФ социальные гарантии. Одной из них является возможность оплаты периода, в котором сотрудник не мог исполнять служебные обязанности по причине временной нетрудоспособности, т.е. болезни (ТК РФ ст.182).
Подтверждением того, что работник действительно болел либо осуществлял уход за близкими членами семьи, является документ – больничный лист, выдаваемый медицинскими организациями.
Закон 232-ФЗ (от 21.11.2011) распространяет возможность оформления больничного листка не только на обычную болезнь. Документ можно потребовать в следующих случаях:
- при травмировании;
- в случае острого отравления;
- для присмотра за больным членом семьи;
- в случаях прохождения долечивания в санаториях;
- если проводится установка протезов в стационаре;
- в случае усыновления малыша.
Подоходный налог с больничного листа в 2018
Выплаты по болезни — определенная компенсация за время нетрудоспособности. На данные выплаты начисляются налоги, которые платятся за счет работника в зависимости от обстоятельств получения.
Каждый работник должен уплачивать налог, который берется с пособия по больничному листу. Налоговый Кодекс РФ, содержит в себе информацию по удержанию НДФЛ в общем порядке, который берется с пособий по болезни (ст.217, ст.226 настоящего кодекса).
Данный закон действует на такие ситуации, как:
- получение травмы или болезнь, в ходе которой сотрудник не может работать;
- болезнь ребенка или уход за родственником — инвалидом в период больничного.
Получить документ, подтверждающий временную нетрудоспособность можно в поликлинике по месту жительства.
Больничный проверяет ФСС
Больничный лист оформляется в соответствии с приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 № 347н Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности. Порядок выдачи больничного регулируется приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (ред. от 24.01.2012, с изм. от 25.04.2014) Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности.
При проверке специалистом ФСС документации на выплату пособия по временной нетрудоспособности может случиться так, что в выплате пособия Фонд откажет.
Например причиной «аннулирования» больничного могут стать следующие:
1. Несвоевременное обращение работника. Согласно статье 12 закона № 255-ФЗ неоплачиваемый больничный — листок, предъявленный комиссии по социальному страхованию спустя 6 месяцев после даты закрытия. Уволенный и нетрудоустроенный сотрудник имеет право обратиться к бывшему работодателю в течение месяца.
2. Совершение преступления. Факт предусматривает наступление болезни вследствие признанного судом умышленного причинения вреда здоровью или попытки суицида не в результате психического расстройства.
3. Неправильное оформление документа. Приказ Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624 определил единые правила для заполнения листков нетрудоспособности. Несоблюдение норм выполнения медицинскими учреждениями не освобождает юридических и физических лиц от начисления финансовых санкций страховщиком.
4. Нарушение порядка выдачи. Норма касается продления более, чем на 30 дней без заключения врачебно-квалификационной комиссии, выдачи «задним числом» или выписке документов частными клиниками, не имеющими соответствующих лицензий.
5. Сотрудничество по договору подряда. Отношения между сторонами носят гражданско-правовой характер, отчисления в соцстрах предприятие не производит (работник не является застрахованным лицом) и некоторые иные причины.
Как начислить НДФЛ, если перечислений не было?
Если у сотрудника нет суммы к выплате и работодатель не может удержать НДФЛ, исчисленный по сотруднику, значит и перечислять в бюджет НДФЛ по этому сотруднику не нужно.
По общему правилу, данный НДФЛ работодатель удержит при следующей выплате сотруднику и перечислит в бюджет НДФЛ сразу за два месяца.
Однако на практике часто работодатель перечисляет НДФЛ, анализируя цифры по общей начисленной сумме налога. И тогда возникает ситуация, когда перечисленный НДФЛ оказывается больше удержанного и работодателю приходится либо возвращать излишне перечисленный налог, либо писать письма в ИФНС с просьбой зачесть излишне уплаченные суммы.
В таких случаях можно «обхитрить» программу, зафиксировав удержанный НДФЛ по таким сотрудникам принудительно. Самый простой способ — создать ведомость на выплату, добавив туда сотрудников с нулевыми суммами к выплате, при этом зафиксировав удержанный НДФЛ.
Рассмотрим на примере
Сотруднику начислили зарплату 30 000 рублей и НДФЛ в сумме 3900, но сотруднику был ошибочно выплачен аванс в размере 27 000.
Уплата НДФЛ с разных видов доходов — вместе или отдельно?
Надо ли платить НДФЛ по больничным отдельно или это можно делать одновременно с уплатой налога с зарплаты? Для ответа на этот вопрос снова обратимся к ст. 226 НК РФ. Она закрепляет за налоговым агентом обязательство по перечислению государству исчисленной суммы налога не позднее дня выплаты заработка работнику. Но на уплату НДФЛ с выплат по болезни отводится более длительный срок. Как уже упоминалось, это можно сделать вплоть до последнего дня месяца выплаты сотруднику дохода. Именно из-за разницы по срокам для налога с пособия по нетрудоспособности следует формировать отдельное платежное поручение.
Это же мнение было озвучено налоговыми органами в письме от 01.09.2016 № БС-3-11/4028@. ФНС обращает внимание налоговых агентов на то, что при разных показателях налогового периода, то есть сроках уплаты, должны формироваться отдельные распоряжения. Здесь же даются рекомендации по поводу заполнения реквизита 107 платежного поручения. По совету ФНС в данном поле следует делать запись в формате 07.2019 (пример для июльской оплаты), чтобы указывать так на периодичность уплаты налога с выплат по болезни (месяц).
Однако сотрудник может иметь иные причины, влияющие на его возможность выполнять трудовые обязанности, – карантин, усыновление ребенка, беременность и роды. Берется ли подоходный налог с больничного листа в этих случаях? В первом – да, в других двух – нет. Как неоднократно разъясняли чиновники из Минфина, только пособие по беременности и родам включено в список необлагаемых доходов.
Отдельно стоит рассмотреть ситуацию, удерживается ли подоходный налог с больничного листа, выданного иностранному гражданину. Если нанятый работник является гражданином Белоруссии, Казахстана или Армении, правила выплаты пособия и налогообложения идентичные. Если работник приехал из другой страны, но имеет вид на жительство или разрешение на временное проживание, то на него также распространяется общий порядок выдачи листков нетрудоспособности и, соответственно, процедура налогообложения выплаченных пособий.
Срок начисления больничного и расчета НДФЛ
Работодатель назначает сотруднику указанное пособие, если сотрудник представил работодателю больничный в течение 6 месяцев после восстановления трудоспособности (п. 1 ст. 12 Закона № 255-ФЗ). В случаях истечения полугодового срока решение о назначении пособия принимается территориальным органом ФСС при наличии уважительных причин.
Назначить (рассчитать) пособие надлежит в соответствии с пунктом 1 статьи 15 Закона № 255-ФЗ в течение 10 календарных дней со дня представления сотрудником больничного листа. При назначении пособия рассчитывается сумма, которую следует выплатить сотруднику по больничному листу. Выплачивая пособие по временной нетрудоспособности (как и другой доход), следует удержать НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Получается, что в течение 10 дней необходимо начислить сумму пособия в соответствии с порядком, указанным в статье 13 Закона № 255-ФЗ, и исчислить НДФЛ.
Налог исчисляется на дату фактического получения дохода. Исходя из пункта 1 статьи 223 НК РФ дата фактического получения дохода для пособия по нетрудоспособности определяется как дата реальной выплаты или перечисления дохода сотруднику. При расчете НДФЛ необходимо учесть и налоговый статус сотрудника, и его право на вычеты, и наличие справок о доходе у других работодателей, и т. д. Эти условия могут изменяться и влиять на сумму налога. Поэтому при назначении пособия сотруднику НДФЛ рассчитывается по состоянию на предполагаемую дату выплаты.
Вычет на лечение и его размер
Получить вычет и вернуть часть денег, потраченных на лечение возможно, если вы из своих средств:
- Оплачивали медицинским учреждениям услуги лечения,
- Оплачивали лекарства и медикаменты, которые назначил врач,
- Платили страховые взносы по договорам добровольного медстрахования.
При этом действуют следующие условия:
- Учитывается оплата лечения, медпрепаратов и страховки не только за себя, но и за членов своей семьи: детей младше 18 лет, супругов, родителей.
- Оказанные вам медицинские услуги и приобретенные лекарства должны входить в специальные Перечни медуслуг и лекарств, по которым можно применять налоговый вычет (постановление Правительства РФ от 19.03.2001 № 201), а больница, клиника или иное медучреждение должны иметь действующую лицензию на медицинскую деятельность.
- Договор ДМС, по которому платились взносы, не может включать иные услуги, кроме оплаты лечения, а страховая компания, заключившая договор, должна иметь соответствующую лицензию.
- В вычете будет отказано, если полностью или частично медуслуги за вас оплатил работодатель, или иное лицо. В том числе не будет принята оплата за счет материальной помощи на лечение, оказанной работодателем сотруднику (пп.3 п. 1 ст.219 НК РФ). Оплату может сделать только сам налогоплательщик в полной сумме.
Каким будет размер вычета, зависит от того, сколько средств фактически потрачено вами на лечение. Но и здесь есть свои пределы.
Максимальный социальный вычет может составлять не более 120 000 рублей, причем эта сумма включает в себя не только лечение, а вообще все социальные вычеты. То есть, если в течение года вы платили, например, за обучение ребенка, внесли дополнительные взносы на пенсию и оплатили медицинские услуги и лекарства, то все эти расходы совокупно дают право на вычет не более 120 000 рублей. Соответственно, с этой суммы вы сможете вернуть себе 15 600 рублей налога (120 000 рублей х 13%).
Исключение из этого правила есть, но только для дорогостоящего лечения: оплатив медицинские услуги, входящие в специальный Список, определенный постановлением № 201, вы можете вернуть 13% налога с полной стоимости такого лечения, но конечно, в пределах ранее уплаченного с ваших доходов НДФЛ.
В каких случаях на больничный лист не начисляется НДФЛ
Сотрудник может быть принят на рабочее место по трудовому соглашению или по гражданско-правому договору. Во втором случае лицо выполняет для предприятия определенный перечень работ или услуг и получает за это вознаграждение.
При трудоустройстве на основании гражданско-правового договора взносы на социальное страхование с вознаграждения не уплачиваются, следовательно, не подлежит оплате больничный лист и НДФЛ с него.
Внимание! Согласно ст. 217 НК пособие по беременности и родам (так называемые «декретные») налогообложению не подлежит!
Этот вид пособия, по сути, также предоставляется на основании больничного листа, который выписывается женщина за 70 дней до рождения ребенка и еще на 70 после родов. Если возникли какие-то осложнения у ребенка или мамы, то этот срок еще продлевается.
В отличие от обычного больничного, расходы по которому частично берет на себя работодатель, декретные полностью возмещаются из бюджета фонда социального страхования.