Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сдача документов в архив при банкротстве предприятия». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обработка массива документов для передачи упрощается, если в компании существует грамотно организованный архив и отлажен процесс его пополнения. В таком случае остается провести обработку сведений, которые еще не вошли в архив, а также сверку готовых дел.
Что входит в упорядочение документов?
Архив на хранение принимает только упорядоченные документы. Вот что под этим подразумевается:
- проведение экспертизы ценности документов;
- уточнение их фондовой принадлежности;
- формирование дел;
- оформление дел;
- создание научно-справочного аппарата (НСА): описи передаваемых дел, предисловия к описи, исторической справки. Причем многие из этих и других документов предусматривают их подписание составителем. Если вы заключили договор на проведение соответствующих работ с организацией, то в подписи составителя будет значиться должность сотрудника этой сторонней организации (как в Примере 10); а если гражданско-правовой договор с конкретным исполнителем-физлицом, то в подписи должность не указывается (как в Примере 12). Во избежание лишних переделок документов данный момент важно сразу согласовать с архивом, который будет принимать ваши документы!
Какие кадровые документы необходимо подготовить для сдачи в архив?
Небольшие коммерческие организации при ликвидации (банкротстве) сдают на хранение только такие документы по личному составу, которые в дальнейшем необходимы для выдачи справок социально-правового характера, это:
- приказы (распоряжения) по личному составу;
- личные карточки (форма № Т-2);
- личные дела уволенных работников;
- трудовые договоры (контракты), соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
- лицевые счета работников или расчетно-платежные ведомости на выплату заработной платы;
- акты о несчастных случаях, связанных с производством;
- документы, подтверждающие право на льготы в организациях с вредными и опасными условиями труда (табели и наряды…
Документы длительного хранения
Согласно закону, в процессе своей деятельности организации обязаны хранить документы постоянного срока хранения, в том числе, в эту категорию входят самые важные документы организации: устав, протоколы общих собраний учредителей или акционеров, положения о структурных подразделениях, бухгалтерские балансы. А так же документы по личному составу (срок хранения до 75 лет). К этой категории относится документация, в которой зафиксированы трудовые отношения сотрудников с работодателем: приказы, заявления, личные карточки. В случае ликвидации или банкротства предприятия его документы передаются компании-правопреемнику либо вышестоящей организации. Если таковых нет, бумажное наследство ликвидируемого юридического лица передают в государственный или частный архив.
Проблема передачи документов ликвидированных организаций (банкротов) в государственные и муниципальные архивы
Россия вступила в 2015 год на фоне продолжающегося снижения мировых цен на нефть, падения курса рубля, роста инфляции и экономических санкций со стороны стран Запада. В связи с тяжелой экономической ситуацией растет количество компаний – банкротов. По данным российского Единого федерального реестра сведений о банкротстве на конец первого квартала 2015 года количество фирм, признанных несостоятельными, выросло на 22% по сравнению с аналогичным периодом 2014 года и составило 3 765.
В связи с ростом организаций, признанных несостоятельными, остро встает вопрос о передаче на хранение документов ликвидируемых организаций, подлежащих обязательному хранению. При этом сдача документов по личному составу объясняется необходимостью социальной защиты граждан (бывших работников) в области обеспечения пенсионных и иных прав.
Указанная деятельность регламентируется Федеральным законом от 26 октября 2002 г. № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», рядом подзаконных актов.
Проведение экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.
Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.
Основными функциями ЭК являются:
- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
- подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.
Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:
- подшивка или переплет дела;
- нумерация листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
ВС: при ликвидации юрлица его документы не подлежат безусловному уничтожению
Под уничтожение документов при банкротстве не должны подпадать документальные свидетельства, имеющие ценность для государственных инстанций даже после юридической ликвидации обанкротившейся фирмы.
При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии.
Мы давно работаем с государственными архивами Москвы и Московской области и знаем все подводные камни.
При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии.
Поэтому стандартная сдача документов в государственный архив занимает у нас вместо нескольких лет всего 2-4 месяца.
Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.
Благодарим ООО «Первую архивную компанию» за сотрудничество. Работы по сдаче документов организации в Российский государственный архив НТД были выполнены квалифицированно, точно в срок и полном объёме. Готовы рекомендовать эту компанию как добросовестного и надёжного партнёра.
Чего брать с собой нельзя
Под запрет попадает все, что несет в себе потенциальную угрозу экспонатам. Кроме упомянутых уже ручек, не стоит брать с собой:
- Еду и воду. Если долго без подпитки продержаться не можете, возьмите, но ни в коем случае не ешьте и не пейте в читальном зале. Сделайте перерыв, выйдите и устройте перекус на безопасном для документов расстоянии.
- Косметику. Как бы ни хотелось поправит макияж перед выходом на улицу после дня, проведенного в архиве, – забудьте. Любое средство – потенциальный уничтожитель старых документов.
- Телефон. В читальном зале принято соблюдать тишину. Ваши разговоры и звуки, издаваемые гаджетами, помешают другим сосредоточиться.
Под большим вопросом – фотоаппаратура. С одной стороны, хочется заснять все документы, чтобы потом в спокойной обстановке с ними ознакомиться. С другой – мала вероятность, что вам это позволят. Хотя имеет смысл созвониться с сотрудниками архива заранее и уточнить, можно ли фотографировать документы.
Сдача документов в архив при ликвидации
После принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу. В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.
Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.
В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов. Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации.
Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий может заключить договор с соответствующим государственным или муниципальным архивом на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.
Обратите внимание. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа, а затем утверждаются председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, на согласование соответствующего архивного органа представляются описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника или вышестоящую организацию, передаются на хранение правопреемнику, а при его отсутствии – вышестоящей организации в упорядоченном состоянии.
В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения (75 лет) и документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии. При этом негосударственные организации передают свои документы по договору.
Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним на платной основе.
Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение включает в себя:
- проведение экспертизы ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей и научно-справочного аппарата к нему.
При проведении экспертизы ценности документов сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003; далее – Типовой перечень).
Проблемы бумажного документооборота
Приведем список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов:
Таблица 1 — Проблемы бумажного архива документов
| Проблема | Описание и последствия |
| Потеря документа | Проблема может возникнуть как до отправки документа в архив, так и после. Это чревато неприятностями и потерями для бизнеса. |
| Медленный поиск по архиву | Большое количество документов усложняет поиск нужного экземпляра и занимает много времени. Бухгалтер на протяжении нескольких часов может перебирать стопки бумаг. |
| Высокие затраты на аренду помещения | Для архива документов приходится арендовать или строить отдельные помещения — это лишние затраты, которых нужно избегать. |
| Отсутствие централизованного хранилища | Территориально разделенной сети представительств и филиалов одной организации необходимо либо организовывать несколько архивов на местах, либо же собирать все документы в одном месте, что неудобно и затратно. |
| Отсутствие возможности совместной работы с одним экземпляром документа | Нескольким сотрудникам нужно работать с одним документом, поэтому делаются копии — а это дополнительные финансовые затраты. Что делать, если в разных филиалах потребовался оригинал одного и того же документа одновременно? |
| Нет поддержки версионности документов | Если документ уже отправлен в архив, а позднее в него внесли изменения, то нужно старую версию заменить текущей. В таком случае нужно найти требуемый документ, оформить новый, списать старый. Может получиться так, что в архиве документ не заменен новой версией, что при налоговых проверках грозит штрафами и санкциями для бизнеса. |
| Отсутствует режим работы в реальном времени | Присутствуют затраты времени на поиск и отправку документов, а также доставку документов из архива и в архив. |
| Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности | На подготовку к сдаче налоговой отчетности уходит много времени. Приходится искать востребованные документы, перебирая кипы бумаг. В территориально рассредоточенных филиалах сложности усугубляются рассредоточенностью документов. |
| Крайне низкий уровень конфиденциальности | Практически любой сотрудник может получить доступ к документу, который не предназначен для просмотра третьими лицами. |
| Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям | В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, кража, стихийное бедствие), бумажный архив финансовых документов предприятия оказывается крайне незащищенным. |
| Низкий уровень структурированности | Зачастую документы отсортированы неверно, находятся не в тех местах, где должны. Это затрудняет дальнейшую работу с архивом. |
Срок хранения документов после ликвидации ООО
После того, как ООО ликвидировано, его документы необходимо хранить определенный период времени, установленный Приказом Минкультуры №558, а также следующими нормативными актами:
- Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
- Постановление Правительства 1137 (устанавливает порядок использования документов плательщиками НДС).
Важно! При соблюдении сроков хранения документов не будет иметь значение действует ООО или ликвидировано.
Сроки хранения предусматриваются нормами действующего законодательства для определенных категорий документов, задействованных в хозяйственной деятельности общества. Рассмотрим основные категории документов и сроки их хранения:
| Основные категории документов | Что в себя включают | Сроки хранения |
| Документы по личному составу | Личные дела работников и персональные карточки | 75 лет |
| Аттестационные документы | 45 лет | |
| Документы кадровой отчетности | Табели учета рабочего времени
Расчеты о премировании работников Документы, имеющие отношения к судебным спорам |
5 лет |
| Первичная документация, бухгалтерская отчетность | Регистры бухучета
Балансы Отчеты о прибылях и убытках Кассовая отчетность |
5 лет |
| Документы налогового учета | Декларации
расчеты |
5 лет |
| Книги учета продаж, покупок
Счета-фактуры |
4 года |
Данный перечень документов не является исчерпывающим, мы рассмотрели только ключевые документы, применяемые в деятельности общества.
При завершении субъектом хозяйствования его деятельности все важные юридические и финансовые документы сдаются в архив. Данное правило обязательно как для государственных, так и для частных предприятий.
Необходимость сдачи документации в архив продиктована тем, что после ликвидации компании может возникнуть потребность в поднятии документов, оформленных в процессе ее деятельности.
Например, сотрудник ликвидированной организации потерял трудовую книжку и нуждается в возобновлении информации, указанной в ней.
В данном случае, без обращения в архив за поднятием ведомостей о времени и месте его работы не обойдется.
Этому сотруднику также может понадобиться информация о начисленной ему заработной плате в период существования предприятия при оформлении пенсии.
И такая информация может быть предоставлена только архивом.
У самого руководства и учредителей после ликвидации могут возникнуть спорные вопросы с кредиторами относительно покрытия финансовой задолженности. Без соответствующих квитанций и бухгалтерских документов их разрешить невозможно.
Поэтому и приходится обращаться в архив относительно их предоставления.
К руководству и учредителям ликвидированного предприятия могут возникнуть вопросы у налоговой инспекции и внебюджетных фондов. Ответы на них также будут искаться в документах, сданных в архив на хранение.
Закон РФ о передаче документов в архив при ликвидации компании
Во-первых, порядок действий с документами при ликвидации организации регламентирован архивным законодательством РФ. В данном случае речь идет об Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Росархивом 06.02.2002 г., и Федеральном законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, в последнем документе практическую пользу представляет статья 23 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами».
Во-вторых, перед началом всякой ликвидации необходимо ознакомиться не только с частным вопросом передачи документов на архивное хранение, но и с общей процедурой ликвидации юридического лица. Она определяется статьей 63 части I Гражданского кодекса Российской Федерации и гл. VI Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
В-третьих, помимо указанных выше законов обществу с ограниченной ответственностью придется обратиться к положениям статьи 57 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
В-четвертых, если процесс ликвидации происходит в акционерном обществе, то для решения вопроса об обеспечении сохранности документов нужно изучить Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденные постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Правовое регулирование
Процесс подготовки необходимых документов и передачи их в архив регламентируется законами № 125-ФЗ от 22.10.04 и № 402-ФЗ от 06.12.11, а также приказами Минкультуры РФ № 558 от 25.08.10 и № 1182 от 31.07.07. Если речь идет о прекращении работы предприятий с длительной историей, применению подлежит также распоряжение Главного архива СССР от 15.08.88. Нормативный акт используется в отношении дел, сформированных в 80–90 годы ушедшего столетия.
Большое значение имеют и договорные отношения (п.10 статьи 23 закона 125-ФЗ). Территориальными подразделениями Федеральной архивной службы РФ от негосударственных организаций принимаются только сведения по личному составу. Остальные бумаги и материалы компании вынуждены хранить самостоятельно. Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить. Выходом становится заключение договора. Подписать контракт на оказание услуги можно с государственной структурой или специализированным центром.
Несколько иначе вопрос стоит при реорганизации предприятия. Дела в этой ситуации передаются компании-правопреемнице. Если прекращению подлежит деятельность филиала или представительства, архив просто перемещают в центр. Документацию нужно передать вышестоящей организации по правилам, установленным локальными инструкциями и положениями. В этом случае санкции фирме не грозят.
Юридическое лицо ликвидируется, а документы нет
Ликвидация предприятия не предполагает уничтожения его документов. Если у предприятия не было специального договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России (а у большинства частных коммерческих обществ его нет), государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества.
Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим, если ликвидация осуществляется в форме банкротства.
Получается, что документы бухгалтерского учета должен хранить у себя ликвидатор (или управляющий) в течение 4 лет после исключения общества из реестра за свой счет. Совершенно очевидно, что практически все ликвидаторы частных коммерческих предприятий этого требования не соблюдают, и после ликвидации бухгалтерские документы уничтожаются.