Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Объяснительная или пояснительная записка в чем разница». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Объяснительная записка представляет собой документ, в котором лицо, соответствующее правовым требованиям, рассказывает о событиях, фактах или обстоятельствах связанных с определенным процессом или деятельностью. Она может содержать объяснение причин, версии событий или иные подробности, направленные на их ясное представление и понимание. Такая записка является важным средством коммуникации между участниками процесса и помогает снять недопонимание или дать пояснения.
Виды записок данного типа
Пояснительная записка, в свою очередь, представляет собой документ, содержащий разъяснения, пояснения или описания фактов, связанных с какой-либо деятельностью или процессом. Она может быть составлена в различных сферах, включая юридическую, научную, техническую и другие области. Целью пояснительной записки является предоставление информации, разъяснения определенных вопросов или раскрытие существа дела для более полного понимания.
Объяснительная записка как инструмент кадровика
Важно Приказ о дисциплинарном наказании будет считаться недействительным, если за два дня до его издания (или раньше) с виновника не были запрошены объяснения. Кадровик не должен забывать о необходимости напомнить руководителю о запросе объяснений, чтобы в случае наложения дисциплинарного взыскания действия носили законный характер. Важно Обязанности у виновника писать объяснение нет, но распоряжение о даче объяснений должно быть вручено ему под роспись! Если виновник отказывается подписывать распоряжение, составляется акт об отказе от подписи в его присутствии.
Есть еще вариант: отправить распоряжение заказным письмом с уведомлением о вручении. В этом случае у кадровика будет доказательство того, что требования ТК исполнены.
Проверяй проверяющего
Другой, не менее частый вариант — проверки и ревизии. По их итогам составляется акт с перечислением всех выявленных нарушений и несоответствий. Такой акт обязательно должен содержать ссылку на нарушенный вам пункт инструкции.
Бывает, что проверяющие копируют форму акта из предыдущих проверок (нарушения, как правило, однотипные), не удосужившись проверить актуальность законов и инструкций. В этом случае возможны ссылки на уже отмененные положения.
Как правильно написать объяснительную в этом случае? В собственных интересах вам следует сопоставить вменяемые вам нарушения с пунктами должностной инструкции. В отдельных случаях может выйти, что нарушения как такового не было. Укажите это в оправдательном документе. Если же акты составлены не по форме или не содержат ссылок на нормативные положения, доказать нарушение будет сложно, если вообще возможно.
В случае прогула, каковым Трудовой кодекс считает отсутствие в течение 4-х часов и более на своем рабочем месте, причина чаще всего неуважительная. Исключением может стать форс-мажорная ситуация — например, курьер организации при выполнении обязанностей задержан работниками полиции и доставлен в отделение для выяснения личности. Причем возможность связаться с начальством и прояснить ситуацию у него отсутствовала. В оправдание необходимо предоставить копию протокола.
Если работника «потеряли» на работе в течение длительного времени (ситуация возможна, например, на крупном предприятии с множеством цехов и большим количеством персонала), то причины тому могут быть самыми разными. Например, острая зубная боль и срочный поход к стоматологу. Бывает, что человек не успевает или не имеет возможности предупредить о необходимости срочно покинуть работу. Тогда нужно запастись справкой из поликлиники с указанием даты и времени нахождения на приеме.
Разница между разными видами записок
Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:
- Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
- СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
- СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
- СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.
Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:
- Факт правонарушения.
- Причины этого нарушения.
Документ составляется при следующих обстоятельствах:
- Нарушение трудовой дисциплины.
- Внештатная ситуация на производстве.
- Материальный ущерб со стороны сотрудника.
Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.
Обязан ли сотрудник писать объяснительную?
В то время, как на работодателя, в соответствии с действующем законодательством, возложена обязанность требовать от сотрудника объяснительную при подозрении его в дисциплинарном проступке, сотрудник имеет право не писать объяснительную.
В таком случае работодатель совершает взыскание с помощью акта, составленного в адрес провинившегося физического лица. Акт составляется на основе показаний свидетелей. За один дисциплинарный проступок можно назначить только одно дисциплинарное взыскание.
Если сотрудника лично ознакомили с письмом, которое информирует лицо о желании работодателя получить объяснения, то он в обязательном порядке должен на него дать ответ. При этом за ним остается право не писать объяснительную.
Как правильно пишется
- Орфография:
- Необходимо правильно расставлять ударение в словах;
- Обратите внимание на правильное написание слов с приставками;
- Знайте правила написания сложных слов;
- Используйте правильные окончания при склонении слов;
- Пунктуация:
- Разделите текст на понятные предложения с помощью знаков препинания;
- Используйте запятые, чтобы отделить вводные слова и придаточные предложения;
- Ставьте точку в конце предложения;
- Используйте вопросительный и восклицательный знаки для выражения соответствующих эмоций;
- Используйте кавычки для цитирования или выделения особенного значения слов;
В чем разница между объяснительной и пояснительной?
К их числу относят регистрацию объяснительных и докладных записок в журнале, который обязательно должен присутствовать на каждом предприятии и служить в качестве источника по учету документации. В то время как всем документам, заключенных в виде записок, присваивается номер регистрационного типа, то для докладных и объяснительных записок нумерацию в журнале необходимо проводить в отдельной графе.
Следует помнить, что регистрировать докладные и объяснительные записки вместе — запрещено! При заполнении журнала нужно указать номер документа, дату, а также наименование и заголовок. Чтобы иметь представление, что это за документ, скачайте образец объяснительной записки при опоздании на работу.
Что нужно знать об объяснительной записке работнику и работодателю, смотрите в видео ниже: Понравилась статья? Следите за обновлениями сайта В Контакте или Твиттере.
Объяснительная записка как инструмент кадровика
По своей форме похожа на докладную записку, отличие между ними в том, что текст последней содержит еще определенные выводы и предложения. Пояснительная и объяснительная Возможно и без разницы.
Но в своё время это помогло избежать мне массы несправедливых взысканий. Мой начальник имел привычку требовать объяснительные по малейшему поводу, складывать их в стопку, а потом этой стопкой шантажировать работника, типа «куда ты денешься, посмотри, сколько ты уже накосячил!».
А бумажки с моим заголовком «рапорт» не укладывались в концепцию, следовательно и не укладывались в эту стопку. Пример объяснительной записки У каждого человека наверняка бывали случаи на работе, когда приходилось писать объяснительную записку.
На первый взгляд кажется, что все просто, но когда приходится ее писать, сложно собраться с мыслями и довести до руководства суть проблемы.
Смотрите видео о том, для чего нужны объяснительные и пояснительные записки. Обязательно ли писать объяснительную или пояснительную записку? Вполне нормально, если сотрудник не захочет возиться с массой документов, да к тому же не имея при этом достаточного количества юридических знаний в данной сфере. В таких ситуациях очень хочется все бросить и просто не писать никакие объяснительные, которые лишь, на первый взгляд, пустая и никому не нужная трата времени. Но по закону, а если быть точнее, то по трудовому кодексу нашей страны, любой провинившийся (то есть нарушивший данный кодекс) сотрудник обязан понести наказание.
А вот какое наказание – здесь уже решает само начальство. Можно сказать, что разрешение на освобождение сотрудника от объяснительной также зависит от главы компании.
Как писать объяснительную на работе
Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.
Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).
Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:
- сведения о предприятии,
- информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
- дата проступка,
- пояснения.
Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.
Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании
В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.
- Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
- Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
- После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
- Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.
Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).
Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.
Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.
По факту любые подобного рода документа оправдывают сотрудника, указывают на причину, которая спровоцировала его на совершение рабочей ошибки.
Возможно, кому-то это может показаться странным и неправильным, но на практике именно документ с объяснениями много раз спасает невнимательных и растерянных людей.
Но, тем не менее, существует ряд нарушений, за которые подразумеваются наказания от начальства:
- опоздание на работу;
- появление на служебном месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения;
- отсутствие на служебном месте без уважительной причины;
- в процессе работы сотрудник может получить травму, покалечить себя (по своей вине);
- сотрудник нарушил правила техники безопасности, соответственно, подверг остальных работников риску;
- невыполнение должностных обязанностей в полной мере.
Составление объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей под силу абсолютно каждому при должной сноровке.
Смотрите видео о том, для чего нужны объяснительные и пояснительные записки.
Вполне нормально, если сотрудник не захочет возиться с массой документов, да к тому же не имея при этом достаточного количества юридических знаний в данной сфере. В таких ситуациях очень хочется все бросить и просто не писать никакие объяснительные, которые лишь, на первый взгляд, пустая и никому не нужная трата времени.
Но по закону, а если быть точнее, то по трудовому кодексу нашей страны, любой провинившийся (то есть нарушивший данный кодекс) сотрудник обязан понести наказание. А вот какое наказание – здесь уже решает само начальство. Можно сказать, что разрешение на освобождение сотрудника от объяснительной также зависит от главы компании.
Если правда очень не хочется мучить себя всеми бумажками и документами, можно попробовать подойти к начальству и попросить их написать разрешение, освобождающее работника от написания объяснительной. Но:
- Человек может отказать в такой просьбе, поменяв свое мнение о конкретном сотруднике.
- Начальство может разрешить сотруднику не составлять документ с объяснениями.
Но во втором случае, как правило, работник просто-напросто получает выговор. Поэтому лучше просто смириться, узнать разницу пояснительной и объяснительной записок, а затем написать оправдывающий себя документ.
Правила написания объяснительной записки
Не допускается использование эмоционально-окрашенной лексики при написании документа.
Обязательное отсутствие обсценной и просторечной лексики. Краткость изложения информации. Не стоит писать поэму на десяти листах, достаточно кратко и по существу изложить основные моменты.
Документ всегда составляется от первого лица. В изложении события должна просматриваться логика, четкая хронология.
В тесте объяснительной записки отсутствуют итоговые выводы.
И название организации. После адресата должна идти Ф.И.О. автора записки. Посередине текста пишите название: «Объяснительная».
В основной части пояснительной записки необходимо изложить факты, которые привели к какой-то ситуации. Например, если речь идет об опоздании на работу, объясните, с чем связано опоздание.
Виды записок данного типа
1. Объяснительные записки.
Это записки, в которых сотрудник описывает причины своих действий или оправдывает свое поведение. Они могут использоваться для объяснения событий, произошедших в организации, и предоставить прозрачность в отношении определенных действий или решений.
2. Докладные записки.
Докладные записки представляют собой краткий отчет о выполненной работе или о результатах исследований. Они обычно содержат информацию о проделанной работе, проблемах, возникших в процессе, и рекомендациях по дальнейшим действиям.
3. Записки об отказе.
Эти записки используются для объяснения причин отказа в выполнении определенного запроса или предоставлении услуги. Они должны содержать четкое объяснение причин отказа и, при необходимости, предлагать альтернативные решения или предложения.
Каждая из этих разновидностей записок имеет свои правила составления, сроки исполнения и регистрации. Сотрудник, получивший задание написать объяснительную записку, обязан предоставить ее в установленные сроки и соблюдать правила составления.
Отказ от предоставления объяснений письменно
| Виды записок | Разница между видами записок |
|---|---|
| Объяснительная записка | Предоставляется для объяснения различных ситуаций или обстоятельств, которые требуют пояснения или оправдания. |
| Пояснительная записка | Предоставляется для пояснения определенных фактов или событий, не требующих оправдания или объяснения. |
| Докладная записка | Представляет собой доклад о выполненной работе, состоянии проекта или других важных обстоятельствах. |
| Служебная записка | Служит для передачи информации, выдачи указаний или исполнения других служебных функций. |
Отказ от предоставления объяснений письменно можно объяснить различными правилами составления записок. Это может быть связано с необходимостью выполнения действий, для которых подача письменного объяснения не требуется, или с правилами, определяющими какой тип записки должен быть использован в данной ситуации. В таком случае сотрудник обязан писать другой тип записки, соответствующий требованиям и обстоятельствам.
Длина определяется как мера расстояния между двумя точками. Она измеряется в метрах, километрах, футах, дюймах и других единицах измерения. Длина имеет большое значение в строительстве, архитектуре, машиностроении, автомобилестроении и других отраслях. Она позволяет определить размеры объектов, расстояния и перемещения.
Объем, с другой стороны, определяется как объем пространства, занимаемого телом или объектом. Он измеряется в кубических метрах, литрах, галлонах или других единицах объема. Объем используется для определения площади, емкости, грузоподъемности, скорости и других физических характеристик объектов.
Таким образом, разница между объемом и длиной заключается в понятиях, которые они представляют. Длина определяет расстояние между двумя точками, в то время как объем определяет объем тела или пространства. Оба понятия являются важными и имеют свои специфические применения в различных областях нашей жизни.
Для достижения цели, которая заключается в понятном и логичном объяснении или пояснении определенной ситуации, необходимо придерживаться следующих принципов написания:
- Ясность и четкость. Объяснительная и пояснительная записка должна быть написана простым и понятным языком. Используйте простые и ясные фразы, избегайте сложных терминов и специфической лексики, если они необходимы, поясните их в тексте.
- Структурированность. Разделите текст на понятные и логичные абзацы и пункты, чтобы облегчить чтение и понимание информации. Используйте маркированные и нумерованные списки, чтобы систематизировать информацию и выделить ключевые моменты.
- Краткость. При написании объяснительной и пояснительной записки старайтесь быть лаконичными и избегать излишне длинных и запутанных предложений. Представляйте информацию в четкой и конкретной форме, избегайте повторений.
- Логичность и последовательность. Представляйте информацию в стройном и последовательном порядке, следуя определенной структуре: введение, описание ситуации, объяснение или пояснение, заключение. Соблюдение логической последовательности помогает читателю лучше воспринимать и усваивать представленную информацию.
- Достоверность. Используйте проверенные и достоверные источники информации, ссылайтесь на них в тексте. При необходимости приводите факты, цитаты или статистику для подтверждения своего утверждения и усиления веса аргументов.
- Систематичность. Следуйте общепринятым стандартам оформления документов, используйте подходящие шрифты, размеры и форматирование текста. Используйте абзацы, заголовки и междустрочный интервал, чтобы сделать текст более удобочитаемым.
Соблюдение этих принципов поможет сделать объяснительную и пояснительную записку более понятной, четкой и эффективной в достижении своей цели.
Объяснительная записка как инструмент кадровика
Важно Приказ о дисциплинарном наказании будет считаться недействительным, если за два дня до его издания (или раньше) с виновника не были запрошены объяснения. Кадровик не должен забывать о необходимости напомнить руководителю о запросе объяснений, чтобы в случае наложения дисциплинарного взыскания действия носили законный характер. Важно Обязанности у виновника писать объяснение нет, но распоряжение о даче объяснений должно быть вручено ему под роспись! Если виновник отказывается подписывать распоряжение, составляется акт об отказе от подписи в его присутствии.
Есть еще вариант: отправить распоряжение заказным письмом с уведомлением о вручении. В этом случае у кадровика будет доказательство того, что требования ТК исполнены.