Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Прием в штат нового сотрудника, независимо от того, будет он работать в головном или обособленном подразделении, требует соблюдения четкой процедуры работы с документами. Работник должен подписать не только трудовой договор и приказ о приеме на работу, но и такие документы, как личная карточка, соглашение о персональных данных, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр. Отдельной задачей при приеме на работу является вводный инструктаж по охране труда, также требующий подписания работником соответствующих документов. Если трудоустройство осуществляется в ОП с централизованным документооборотом, то экземпляры выше указанных документов подписываются и хранятся на территории головного офиса. При децентрализованной схеме кадрового учета — на территории ОП. Во втором случае ОП должно располагать копиями локальных нормативных актов, заверенными руководителем компании.
Оформление документов, связанных с увольнением работника ОП, происходит в зависимости от способа кадрового учета. В случае децентрализованного делопроизводства увольняющийся сотрудник подписывает необходимые документы и получает трудовую книжку непосредственно в ОП. При централизованном кадровом делопроизводстве указанная процедура проводится в головном офисе. Как известно, в ситуации увольнения крайне важно соблюдение сроков в отношении расчета сотрудника, подписания им приказа об увольнении и получении трудовой книжки. Этот момент необходимо учитывать, если ОП и головной офис находятся в разных городах. В таком случае допускается отправка документов почтой или курьерской службой при наличии письменного согласия на то работника. Если увольнения сотрудников требует закрытие обособленного подразделения, то соответствующая процедура проводится «по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации» (ст. 81 ТК РФ), изложенным в ст. 180 ТК РФ.
Правила постановки на учет обособленного подразделения
Еще пару лет назад руководству или ответственному лицу, которое имеет доверенность на принятие решений, нужно было лично присутствовать в налоговом органе при регистрации обособленного подразделения, заполнять документы необходимые налоговой инспекции. В настоящее время процедуру упростили значительно, хоть можно до сих пор действовать вышеуказанным методом, он до сих пор существует, а можно бухгалтеру организации заполнить форму С-09-3-1 (форма находится в программе) и отправить форму в налоговую инспекцию, налоговая должна относиться к юридическому адресу организации. Такое заявление подают в течение месяца, после открытия обособленного подразделения, это прописано в пунктах 2 и 3 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации.
Штрафы и санкции предусмотрены очень суровые за невыполнение своих обязательств организацией. Пункт 1 статьи 116 Налогового кодекса Российской Федерации указывает сумму в размере 10000 рублей за невыполнение обязательств перед налоговым органом. Если же организация начала свою деятельность без постановки на учет, то налоговая служба произведет взыскание в размере 10% от дохода организации за указанный срок незаконной финансовой деятельности, но сумма взыскание не может быть ниже 40000 рублей, это прописано в пункте статьи 116 Налогового кодекса Российской Федерации.
Кадровое делопроизводство в организациях с обособленными структурными подразделениями
Обычно деятельность такого самостоятельного подразделения регулируется с помощью положения о структурном подразделении, утверждаемого руководителем организации.
Ведение кадрового делопроизводства может быть поручено одному специалисту, должность которого включена в штатное расписание. Обязанности по ведению кадрового делопроизводства закрепляются в трудовом договоре такого работника и в должностной инструкции. В случае отсутствия отдельного работника, отвечающего за ведение и хранение кадровой документации, ведение кадрового делопроизводства осуществляется работниками организации на условиях совместительства или совмещения профессий.
По вопросам организационного обеспечения деятельности кадровой службы официальные рекомендации отсутствуют, поэтому каждый работодатель решает их по своему усмотрению.
Специально в законодательстве урегулирован вопрос о лице, ответственном за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Как вести кадровую документации в филиале компании
Особенность ведения кадровой документации в этом случае заключается в том, что директор филиала, действуя на основании доверенности, выдаваемой ему головной организацией, имеет право сам подписывать договоры, приказы и вносить записи в трудовые книжки.
При выборе способа ведения кадровой документации следует учитывать количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании. Если у нее один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, то ведение кадровой документации целесообразно поручить одному из работников подразделения для последующей передачи в головной офис. Если же много обособленных подразделений в разных регионах страны, то лучше делегировать право ведения кадровых документов филиалам.
Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой.
Что делает руководитель обособленного подразделения
Главной задачей руководителя ОП является выполнение задач, возложенных на него главой компании. Их перечень указывается в различных документах: должностная инструкция, устав организации, контракт и т.д.
Дополнительно работа главы подразделения требует выполнения следующих обязанностей:
- Регулярно проводить среди сотрудников ОП учебные мероприятия по технике безопасности, а также контролировать своевременное прохождение работниками требуемых аттестаций. Сюда же входят обязанности руководителя по организации регулярных медицинских осмотров сотрудников, выдачу им спец. одежды, необходимой для выполнения трудовой деятельности.
- Контролировать соблюдение работниками рабочей дисциплины, правил ТБ и охраны окружающей среды. В случае, если функционирование компании связано с необходимостью соблюдения государственной или коммерческой тайны, то контроль за соблюдением секретности также ложится на главу ОП.
- Обеспечивать пополнение штата сотрудников ОП. Руководитель формируют кадровую политику, задача которой создание сплоченной команды квалифицированных сотрудников. Также в рамках этой политики должны проводиться мероприятия по повышению мотивации работников, увеличению эффективности их работы.
Может ли обособленное подразделение заключать договор?
Согласно ст. 55 Гражданского кодекса РФ и с учетом положения п. 2 ст. 11 Налогового кодекса РФ, к обособленным структурным подразделениям организации относятся любые территориально удаленные от головного отделы со стационарно оборудованными местами для работы. При этом, в соответствии с п. 3 ст. 55 ГК РФ, данные образования не являются юридическими лицами — следовательно, не обладают собственной гражданской правосубъектностью и правоспособностью. Обособленные подразделения действуют в соответствии с положением, утвержденным в головной организации. Руководитель удаленного представительства либо филиала действует на основании доверенности, которая и определяет круг его полномочий (п. 129 постановления Пленума Верховного суда РФ «О применении судами некоторых положений раздела I части первой ГК РФ» от 23.06.2015 № 25). В число таких полномочий может входить и подписание договоров с контрагентами.
Следовательно, вывод можно сделать такой: самостоятельно, т. е. от своего имени, обособленное подразделение заключать договоры не вправе, но его руководство может это делать от имени юр. лица (головной компании) на основании доверенности. При этом стоит обратить внимание на позицию Верховного суда РФ, который предписывает признавать совершенными от имени юр. лица сделки, если право на это установлено в доверенности, даже если в самом договоре не указывается, что договор заключен от имени головной организации (абз. 2 п. 129 постановления Пленума ВС РФ № 25).
Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.
Как вести кадровую документации в филиале компании
По сов. праву Ф. создаются в порядке, установленном законодательством Союза ССР и союзных республик. В гражданском обороте Ф. выступает от имени образовавшего его юридического лица, которое выдаёт руководителю Ф. Доверенность (ст. 31 ГК РСФСР). В отличие от Ф., представительство юридического лица образуется за пределами его местонахождения для выполнения какой-либо функции или осуществления вспомогательной деятельности.
ФилиФилиал Филиальный
Общие положения об обособленных подразделениях
Гражданский кодекс Российской Федерации допускает создание и существование юридических лиц, которые наряду с другими субъектами хозяйственной деятельности принимают участие в предпринимательской деятельности или создаются для достижения конкретных целей (ст. 48 ГК РФ).
Каждое юридическое лицо имеет право и может создавать обособленные подразделения (ст. 55 ГК РФ). Важно помнить, что обособленные подразделения не являются юридическими лицами, а потому лишены правоспособности, присущей юридическим лицам.
В силу ст. 11 НК РФ обособленное подразделение должно находиться по адресу, отличному от адреса основной организации, и иметь стационарные рабочие места, т. е. рабочие места, созданные на срок более одного месяца. Обособленным подразделением является не только филиал или представительство, но и отдельное рабочее стационарное место (ст. 55 ГК РФ и ст. 11 НК РФ
Сведения о каждом обособленном подразделении (за исключением стационарных рабочих мест) указываются в едином государственном реестре юридических лиц, для чего организация, их создающая, должна представить в налоговую инспекцию заполненные заявления по утвержденным формам № Р13001, № Р13002 или № Р14001.
После государственной регистрации каждому филиалу и представительству могут присваиваться различные коды. Однако отдельный ИНН обособленному подразделению не присваивается, т.к. обособленное подразделение юридическим лицом и, как следствие, налогоплательщиком не является (п. 7 ст. 84 НК РФ).
Например, из анализа п. 2.1.2 Порядка следует, что идентификационный номер налогоплательщика присваивается только организации и только по месту ее налогового учета.
Для чего нужен КПП структурного подразделения, являющегося обособленным
Традиционно КПП организации указывается в качестве одного из реквизитов организации в официальных документах организации, ее бланках, а также при оформлении договоров, доверенностей и писем.
Помимо этого КПП необходимо указывать во всех документах, в которых содержится соответствующее поле, например, в счетах-фактурах.
Важно отметить, что в бланке счета-фактуры предусмотрено указание КПП и продавца, и покупателя.
Минфин РФ в своем письме от 03.04.2012 № 03-07-09/32 отметил, что в случае продажи через обособленные подразделения в счете-фактуре указывается КПП обособленного подразделения.
Также КПП обособленного подразделения указывается в счете-фактуре в случае покупки через такое подразделение.
Однако и при покупке, и при продаже через структурное подразделение, являющееся обособленным, в счете-фактуре указывается ИНН основной организации.
Как узнать КПП обособленного подразделения организации, используя его ИНН или имеющийся счет-фактуру, полезно знать любому специалисту, работающему с документами от подрядчиков и иных контрагентов. В нашей статье вы найдете информацию как о расшифровке этой аббревиатуры, ее значении, основных способах, с помощью которых можно узнать КПП обособленного подразделения, так и о том, что можно делать с этими сведениями в дальнейшем.
ФОРМИРОВАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ
Штатное расписание формирует любой работник, на которого возложена соответствующая обязанность. Как правило, этим занимаются специалисты кадровой службы (отдел кадров, отдел труда и заработной платы, отдел управления персоналом), реже — специалисты бухгалтерского или финансового подразделения.
ЭТО ВАЖНО
Прежде чем приступить к формированию штатного расписания, определитесь с организационной структурой предприятия. Этот шаг не обязателен к исполнению, но значительно облегчает дальнейшую работу.
Организационная структура предприятия представляет собой комплекс взаимосвязей между различными уровнями организации, нацеленный на оптимальное распределение обязанностей и степени подчиненности.
Элементы организационной структуры предприятия:
- работники;
- отделы, бюро, подразделения и другие внутренние службы.
Основа взаимосвязи между элементами организационной структуры — горизонтальные и вертикальные связи.
Горизонтальные связи являются одноуровневыми, носят характер согласования. Они строятся между подразделениями предприятия, которые находятся на одном управленческом уровне (не подчиняются друг другу). Вертикальные связи предполагают наличие факта подчинения и руководства.
Существует несколько основных форм управления предприятием:
- линейная;
- функциональная;
- линейно-функциональная.
Практикующие бухгалтеры, которые только приступают к обслуживанию обособленных подразделений, да и те, кто уже ведет там учет, наверняка обратили внимание на путаницу в определениях. Если следовать Гражданскому кодексу, то обособленные подразделения — это представительства и филиалы. Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, представляющее интересы юридического лица и осуществляющее их защиту. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Далее Гражданский кодекс констатирует: представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Кроме того, они наделяются имуществом юридического лица, создавшего их, а также действуют на основании утвержденных головным офисом положений. Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица (ст. 55 ГК РФ). Других определений обособленных подразделений в Гражданском кодексе нет.
Налоговый кодекс по этому вопросу дает более широкое толкование. В соответствии со статьей 11 обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение.
При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца и удовлетворяет требованиям статьи 1 закона от 17.07.1999 г. № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации» и статьи 209 Трудового кодекса. Указанные положения определяют рабочее место как место, на котором работник должен находиться или в которое ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.
В определении обособленного подразделения, приведенном в статье 11 Кодекса, одним из его критериев значится всего лишь оборудование стационарных рабочих мест. Более того, как следует из разъяснений налоговиков (письмо МНС РФ от 29.04.2004 г. № 09–3–02/1912), даже одно оборудованное стационарное рабочее место вне расположения юридического лица создает обособленное подразделение и обязывает это лицо стать на учет в налоговом органе по месту нахождения такого, с позволения сказать, обособленного подразделения.
Кроме этих различий, приводящих к путанице, Налоговый и Гражданский кодексы оперируют таким понятием, как «отдельный баланс». В зависимости от того, выделено или нет обособленное подразделение на «отдельный баланс», на него могут или не могут быть возложены обязанности по уплате налога и/или сдаче налоговой отчетности. Так вот, несмотря на то, что законодательство содержит отсылки к этому термину, его определения нет не только в законодательных актах, но и в подзаконных. Правильнее сказать, теперь нет.
В ранее действовавшем ПБУ 4/96 понятие было раскрыто. Приведем его. Под отдельным балансом понимается система показателей, формируемая подразделением организации и отражающая его имущественное и финансовое положение на отчетную дату для нужд управления организацией, в том числе составления бухгалтерской отчетности. При этом подразделения организации, выделенные на отдельные балансы, составляют отчетную информацию применительно к порядку, установленному Положением ПБУ 4/96. Однако в 1999 году Минфин своим приказом утвердил ПБУ 4/99, которое этого определения уже не содержит.
Получается, понятие «отдельный баланс» — это рудимент, относящийся к периоду, предшествующему принятию Налогового кодекса. Суть этого термина заключалась в том, что обособленное подразделение, созданное в соответствии с нормами Гражданского кодекса, наделенное имуществом, имеющее расчетный счет, признавалось налогоплательщиком по основным налогам (НДС, налог на прибыль, налог на имущество, местные налоги).
В настоящее время смысл этого понятия применительно к положениям Гражданского кодекса практически невозможно определить или конкретизировать. Что же касается обособленных подразделений, имеющих «отдельный баланс и расчетный счет (подразделения)», то Налоговый кодекс вменяет в обязанность организаций отдельное декларирование в местах расположения таких подразделений ЕСН (ст. 243 НК РФ), налога на имущество (ст. 386 НК РФ) и по некоторым видам местных налогов (там, где они еще сохранились). Фактически в нынешней редакции Налоговый кодекс под обособленным подразделением, имеющем «отдельный баланс» и расчетный счет «по умолчанию», подразумевает филиал или представительство (см., например, письмо Минфина от 29.03.2004 г. № 04–05–06/27).
Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления
Важно
Подразделения в своей работе руководствуются законодательством и локальными нормативными актами, регулирующими деятельность создавшей их организации, а работники обособленных подразделений — это персонал данной организации.В документах, которыми обычно руководствуется кадровая служба, нет прямых указаний на то, каким образом должно вестись кадровое делопроизводство в филиалах. Ведение кадрового делопроизводства в компаниях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано. Поэтому вопрос должен решаться на локальном уровне.В компаниях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения, возможны следующие формы организации кадрового делопроизводства:1) централизованное — характерно в отношении филиалов, находящихся в одном с головной компанией городе.
Как оформить кадровые документы при открытии обособленного подразделения?
В головной организации составляется дополнительное соглашение к трудовому договору работника, в котором отражаются все новые условия, связанные с работой в другом обособленном структурном подразделении.4. Перевод сотрудника на другую постоянную работу оформляется путем издания приказа (распоряжения) по унифицированной форме N Т-5.5. После оформления дополнительного соглашения и приказа о переводе работник снимается с учета, расписывается за получение трудовой книжки и его документы передаются из головной организации в филиал, в котором он будет работать, для дальнейшего ведения и хранения.
В филиал в опечатанном виде передаются трудовая книжка, личная карточка работника, копия приказа о переводе на другую работу, дополнительное соглашение к трудовому договору и личное дело (если ведется).6. Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку (ч. 4 ст.
Как открыть обособленное подразделение
Ст.84 НК РФ устанавливает, что постановка обособок на учёт производиться путём направления специальных сообщений в налоговые органы. Если ОП соответствует всем условиям о рабочем месте, то в месячный срок с момента его создания, согласно ст.23 НК РФ, в ФНС, где числиться на учёте ООО, нужно направить сообщение формы №С-09-3-1.
Важно! Направлять данный документ необходимо в инспекцию по месту учёта ООО, а не по месту открытия ОП – это довольно распространённая ошибка. Если направить сообщение напрямую в налоговый орган, в котором будет состоять на учёте обособка, то сообщение будет возвращено заявителю.
Сообщение формы №С-09-3-1 необходимо подписать руководителем ООО, либо уполномоченным доверенностью лицом. Доверенность необходимо будет приложить к сообщению, других документов прикладывать не нужно.
Сообщение можно подать и в электронном виде посредствам подписания его ЭЦП руководителя.
Как организовать кадровое делопроизводство в обособленном подразделении
На нашем предприятии открывается Обособленное Подразделение без расчетного счета (350 км от центрального офиса (ЦО). как правильно организовать кадровое делопроизводство в ОП?Как будут группироваться и нумероваться приказы по личному составу: в хронологическом порядке вместе с приказами ЦО или отдельно по обособленному подразделению? Какое место работы указывать в трудовом договоре; в трудовой книжке какое наименование работодателя указывать (наименование предприятия или ОП) и кто будет заверять запись об увольнении сотрудника — генеральный директор предприятия или директор обособленного подразделения, печать в трудовой предприятия или обособленного подразделения? В карточке Т-2 «наименование организации» — ЦО или ОП?И еще, если ЦО находится в Липецкой области, а ОП — в Белгородской, как будет предоставляться отчетность в Центр занятости, статистику, Пенсионный и ФСС?Форма 3. «Смешанное делопроизводство. Такая форма предполагает как централизованное оформление кадровых документов в части кадровых процедур, например оформление приема на работу, прекращения трудового договора, так и децентрализованное, например наложение дисциплинарных взысканий на работников, хранение личных дел.
Деление обычно происходит по различным кадровым функциям – часть принадлежит головной организации, часть передают в обособленное подразделение. В каких случаях можно говорить о территориальной обособленности подразделения? Например, как следует из Постановления ФАС СЗО от 02. 11. 2007 N А26-11293/2005, под территориальной обособленностью подразумевается расположение структурного подразделения организации географически отдельно от головной организации и за пределами административно-территориальной единицы ее регистрации, подконтрольной тому или иному налоговому органу.
То есть подразделение является территориально обособленным от головной организации в том случае, если оно находится на территории, где налоговый учет и налоговый контроль осуществляет иной налоговый орган, нежели тот, в котором организация стоит на учете в качестве налогоплательщика. Форма 2. Децентрализованное делопроизводство. При такой форме ведение кадрового делопроизводства распределяют между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту. При этом кадровая служба головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников организации, включая и работников обособленных подразделений, а в филиале или представительстве хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений. При этом под рабочим местом понимается место, где работник должен находиться в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ч.
6 ст. 209 ТК РФ). Поэтому при рассмотрении споров о наличии (отсутствии) обособленного подразделения арбитражные суды, прежде всего, уделяют внимание этому моменту. Например, если организация арендует помещения для ведения деятельности, но факт создания в них рабочих мест не установлен, то и обособленного подразделения нет (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 15. 10. 2007 N А56-40913/2006).
Какое место работы указывать в трудовом договоре; в трудовой книжке какое наименование работодателя указывать (наименование предприятия или ОП) и кто будет заверять запись об увольнении сотрудника — генеральный директор предприятия или директор обособленного подразделения, печать в трудовой предприятия или обособленного подразделения? В карточке Т-2 «наименование организации» — ЦО или ОП?