Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить уведомление о вручении заказного письма с описью вложения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Опись вложения (форма Ф 107) — это список, в котором отправитель перечисляет содержимое письма, посылки, бандероли. Заполненная опись и само отправление предъявляются работнику почты для проверки, поэтому запечатывать конверт с документами заранее нельзя.
Часто задаваемые вопросы
Прежде чем отправиться в одно из почтовых отделений, у многих граждан возникают различные вопросы, ответы на которые нужно знать заранее.
К примеру, многие интересуются о возможности отправить такой вид корреспонденции с дополнительной функцией наложенного платежа.
Правилами почтовой службы это не запрещается. Для этого достаточно сообщить о своих намерениях оператора в отделении.
Среди дополнительных наиболее популярных вопросов выделяют:
| Можно ли воспользоваться упрощенным вариантом получения писем с описью вложения и уведомления? | Правилами допускается такая возможность. В данном случае достаточно активировать услугу по СМС-уведомлению. При получении корреспонденции нужно назвать только код из сообщения. |
|
Обязательно ли заполнять 2 экземпляра описи вложения? |
Да, на каждый конверт нужно несколько одинаковых бланков. Один из них остается у отправителя, а второй передается конечному адресату. Благодаря этому, исключается вероятность возникновения недопонимания. |
Помимо этого, не стоит забывать о том, что некоторые вещи категорически запрещается пересылать с помощью заказного письма, вне зависимости от того, будет ли оформлена опись вложения, есть ли услуга уведомления адресата, – правила едины для всех.
Одновременно с этим, будет неверно говорить о том, что с помощью такого конверта можно отправить только поздравительную открытку или обычное текстовое послание.
Сколько стоит отправить заказное письмо с уведомлением?
От чего зависит стоимость заказного или стоимость простых отправлений?
|
Пересылка почтовых отправлений |
*Стоимость руб. |
|---|---|
|
Простое письмо вес до 20г. |
39,00 |
|
Заказное письмо вес до 20г. |
70,00 |
|
Заказное письмо вес до 20г. с простым уведомлением о вручении РПО |
103,00 |
|
Ценное письмо вес до 20г. |
249,00 |
Истечение сроков хранения
По окончании срока хранения заказные и ценные письма посылают отправителю, который должен оплатить пересылку, и только тогда он сможет забрать свою корреспонденцию. Невостребованная корреспонденция уничтожается после 6 месяцев хранения.
Если вдруг адресат не смог в установленный срок получить заказное письмо, то необходимо обратится по месту его отправления в обозначенные полгода.
Заказные письма редко теряются и чаще всего находят своих получателей.
Сколько времени будут вас ждать простые открытки и письма: они не возвращаются отправителю и утилизируются по истечении 6 месяцев.
Нормативными документами предусмотрен порядок продления хранения на основании заявления получателя.
Получить регистрируемое почтовое отправление можно лично или через доверенное лицо. Но, разумеется, просто так на почте посылку не отдадут, даже если это ваша жена/мама/сын и даже если они придут с вашим паспортом. Нужна доверенность.
Доверенность должна быть письменной. Пишите: «Я, такой-то, проживающий там-то, данные паспорта такие-то, доверяю такому-то, проживающему там-то, данные паспорта такие-то, получать регистрируемые почтовые отправления, приходящие на моё имя».
Лучше писать именно «регистрируемые почтовые отправления». Если указать посылку, то мелкий пакет или письмо уже не дадут и доверенность получится фактически одноразовой.
Доверенность должна быть заверенной. К нотариусу идти не обязательно! Заверить доверенность на получение почтовых отправлений можно по месту работы или учёбы, месту лечения. Важно, чтобы документ венчала главная печать учреждения (организации) и визировала подпись руководителя с расшифровкой. Доверенность с «печатью для справок» и росчерком какого-нибудь бухгалтера не прокатит.
Ограничения (что можно вложить в ценное письмо)
- Минимальный размер: 110 × 220 мм (евроконверт) или 114 × 162 мм (формат C6)
- Максимальный размер: 229 × 324 мм (формат C4)
- Максимальный вес: По РФ — 100 г, За границу — 2 кг
Как правильно отправить претензию по почте? Дополнительные меры
Допустим, что все меры, направленные на доставку претензии по почте, выполнены. Но адресат упорно не желает получать письмо. Может, потому, что подозревает о его содержимом, а, может, всё гораздо банальнее. Работникам организации просто лень сходить на почту, или, как пишут в отзывах знающие люди, юр. лица оформляют доверенности на своих работников только на получение заказных писем (согласно типовому почтовому бланку доверенности), а вот про ценные, к сожалению, забывают или ленятся их составить. Как все-таки заставить вторую сторону получить отправление?
Первое, что на форумах рекомендуют сделать, – отправить вслед жалобе телеграмму. В тексте послания нужно указать, что вы отправили письмо по почте и просите ее получить (только укажите номер письма). Телеграмму вручают непосредственно адресату, без предварительных извещений о ее поступлении. Поэтому шансов, что ее не получат практически нет. Таким образом, вы надлежаще оповестите ответчика о поступлении претензии. А в случае его отказа получать заказное (или ценное) письмо это будет расценено как намеренное уклонение от исполнения обязательств.
Как происходит оформление бланка на почте
Обведенные жирной чертой поля заполняются отправителем. После этого почтовый работник проверяет правильность внесенных данных. Далее он оформляет квитанцию (форма 1), которая выполняет одновременно роль как финансового, так и сопроводительного документа.
Еще одна услуга почты отслеживание местонахождения. Для этого на конверт или на пластиковый пакет наклеивается лента со штрих-кодом, он регистрируется в системе. Позднее по идентификационному номеру можно будет определить, где он находится, и предположить, когда прибудет в пункт назначения.
После проверки платежа за пересылку на отправлении ставится печать. Уведомление о вручении приклеивают к обратной стороне конверта либо вкладывают в карман, если все упаковано в пластиковый пакет.
Почтовые правила, или Что нужно знать бухгалтеру о предоставлении отчетности по почте
Представление отчетности по почте, возможно, один из наиболее удобных и доступных способов подачи отчетности, предусмотренный законодательством. В отличие от представления отчетности лично, в данном случае не надо тратить время на поход в налоговую, стоять в очереди, а в отличие от представления отчетности по телекоммуникационным каналам связи – не надо выбирать оператора связи, заключать с ним договор, устанавливать соответствующее программное обеспечение, да и расходы, необходимые на представление отчетности по почте, значительно меньше расходов на представление отчетности по телекоммуникационным каналам связи. Казалось бы, сплошные плюсы. Однако, чтобы отправить отчетность по почте, необходимо знать о недостатках такого способа, о проблемах, с которыми можно столкнуться в данном случае, о претензиях налоговых органов, о том, какие разъяснения дает по этому вопросу Минфин и как складывается арбитражная практика. Кроме того, следует правильно отнести затраты на представление отчетности по почте на расходы с учетом «упрощенной» специфики. Об этом и пойдет речь в предложенной статье.
Когда оформляется опись вложения?
Опись вложения – это задокументированный список содержимого почтового отправления. Она составляется отправителем письма по унифицированному шаблону Ф 107, разработанному и утвержденному Приказом ФГУП «Почта России» № 114-п от 17.05.2012.
Соответственно, такая документальная форма применяется исключительно для ценных почтовых отправлений, высылаемых физлицами или юрлицами через Почту России в пределах территории РФ.
Заполняется бланк ф 107 самим отправителем ценного письма по определенным правилам в двух равнозначных экземплярах.
Как известно, ценным отправлением считается такая разновидность почтового отправления, в отношении которого отправителем указывается так называемая объявленная ценность, прописываемая в отдельной графе описи вложения для каждой позиции содержимого.
К ценным отправлениям, совершаемым через Почту России, относятся посылка, бандероль, а также ценное письмо.
Отправка заказного письма с описью вложения
Как отправить заказное письмо с уведомлением о вручении с описью вложения? Если в составе письма находится несколько документов, обычно составляется опись всех вложенных в конверт бумаг.
При этом опись пересылаемой документации должна быть составлена в двух экземплярах.
Первый экземпляр отправляется вместе с письмом для адресата, чтобы он сверился с описью при получении, а второй остается отправителю для того, чтобы он мог доказать, что эти документы действительно были пересланы адресату.
Заполнять опись можно как привычным способом от руки, так и более удобным – на компьютере и затем распечатать сразу 2 экземпляра. Рассмотрим подробно порядок заполнения описи вложений:
Сначала нужно указать тип отправления – письмо, бандероль, посылка
В строке «Кому», указывается фамилия, полностью имя и отчество адресата, либо название организации или гос.ведомства или учреждения
В строке «Куда», как обычно указывается полный почтовый адрес получателя отправления
Далее необходимо заполнить таблицу, которая описывает содержимое отправления. В соответствующих графах № п/п и наименование указываем, наименования содержимого отправления и их номера по прядку. В графе количество проставляем, количество каждого предмета в отправлении
К заполнению графы стоимость нужно отнестись со вниманием. Так как указанная объявленная ценность предмета напрямую влияет на получение суммы компенсации в случае утраты или порчи отправления
Однако, эта стоимость влияет и на величину почтового сбора.
Страховой почтовый сбор для конкретного отправления можно рассчитать с помощью почтовых калькуляторов, которые есть на официальном почтовом сайте или на других информационных ресурсах. Если говорить обобщенно, то почтовый сбор составит примерно: 50 рублей за оценку отправления, плюс 4% от общей вашей оценки отправления.
Если оценка вложений не предусматривается, в соответствующих графах указания цены ставятся прочерки.
Заполнив все необходимые строки, нужно подвести общие количественные итоги вложенных предметов, указать их общую стоимость в отведенной для этого строке, внизу почтовой формы. Общие итоги записываются цифрами, например: «6 листов, 46 рублей» или просто цифры напротив соответствующих граф.
Бланки почтовой описи заполняются в 2 экземплярах, один потом вкладывается в отправление, а другой после заверения сотрудником почты, остается у отправителя на руках.
Для вложений без оценки в итоговой строке напротив соответствующей графы ставится прочерк.
Далее отправление в незапечатанном виде и опись вложений в двух экземплярах необходимо отнести на почту.
Как правильно заполнять бланк формы 107?
Для отсылки ценного послания можно использовать два способа заполнения вложенной описи:
- Оформить бланк, используя Интернет-связь, с последующей распечаткой его на принтере.
- Распечатать пустой бланк или получить его в почтовом отделении и оформить список вручную.
Любой вариант заполнения является равнозначным, так как после заполнения бланка, отправитель обязан лично расписаться в нем.
Конечно, первый вариант удобней, так как на почту отправитель приносит посылку с уже заполненной и распечатанной описью в 2-х экземплярах, а при заполнении в отделении почты, придется дважды записывать данные.
Рассмотрим более подробно, как оформить вложенную опись на сайте «Почта России»:
-
Вначале надо будет зарегистрироваться на сайте. Для этого, после входа на сайт понадобиться заполнить форму и щелкнуть мышкой по кнопке «Далее».
- В открывшейся странице нужно будет выдрать пункт «Письма» или «Отправить посылку»
- После выбора вида отправления откроется страница, в которой понадобиться заполнить соответствующие поля формы в пункте «Шаг 1. Откуда, куда и что» и выбрать способ доставки в пункте «Шаг 2».
- Затем на этой же странице, ниже, нужно будет поставить галочки в соответствующие поля в пункте «Шаг 3. Дополнительные услуги».
-
После заполнения всех данных всплывает окно с расчетными данными и нужно будет нажать на кнопку «Заполнить бланки».
- После нажатия на указанную кнопку открывается форма 107, которую надо будет заполнить, внеся все нужные данные, с указанием:
- Ф.И.О. отправителя или наименование фирмы.
- Названия предметов, с отражением их количества.
Например, при отправке налоговой декларации в ИФНС, рекомендуется оформить бланк следующим образом:
- Если отправитель отправляет оригинальный документ, то так нужно и написать: «Оригинал налоговой декларации».
- Если же отправитель отсылает копию договора о выполнении услуг, то следует отразить: «Копия договора о выполнении услуг»
При наличии множества вложенных предметов, можно воспользоваться дополнительными бланками.
Преимуществом заполнения ф.107 через онлайн является то, что в этом варианте, после заполнения поля с оценкой послания, система сама подсчитает, сколько придется заплатить отправителю за услугу.
Для ценных почтовых отправлений можно выбрать дополнительную услугу — опись вложения. К письму, посылке или бандероли с описью вложения прикладывается юридически значимое описание содержимого, оформленное на специальном бланке Почты. Обратите внимание, услуга доступна только для пересылки отправлений по России.
Отправитель заполняет бланк, указывая все пересылаемые предметы, их количество и сумму оценки (в полных рублях) для каждого предмета. Для предметов без оценки в графе «Объявленная ценность» ставится прочерк. Исправления не допускаются.
Отправление с описью вложения представляется в почтовое отделение в открытом виде и с заполненным в двух экземплярах бланком описи ф.107.
Если список не укладывается в лист бланка, его продолжают на следующем листе. В таком случае на каждом листе описи нужно указать его номер и общее количество: например, «Лист 1 из 2», «Лист 2 из 2».
При приеме отправления с описью вложения сотрудник Почты России сличает содержимое отправления с описью, после чего ставит печать с датой, индексом отделения и свою подпись.
Один из экземпляров описи вкладывают в отправление, другой возвращают отправителю.
Почтовое отправление с описью вложения перед выдачей может быть вскрыто работником Почты с согласия адресата (уполномоченного представителя). Адресат имеет право отказаться от вскрытия отправления, проставив соответствующую отметку на документах Почты. Если обнаружится, что отправление дошло до адресата не в полном объеме, сотрудник почтового отделения составит соответствующий акт, который будет отправлен в вышестоящую организацию для проведения расследования. Такое расследование проводится в установленные сроки — до 2 месяцев. По его окончании отправителю (или получателю) будет осуществлена выплата возмещения.
Когда и зачем бюджетники заполняют опись вложений
Бланк придется заполнить, если вы планируете отправить посылку, бандероль или ценное письмо. Последний вариант отправки имеет особую популярность у бюджетников.
Представителям бюджетной сферы часто требуется передать важную документацию и некоторые формы отчетности в контролирующие органы (министерства, службы, ведомства). Пользоваться услугами курьера дорого, такую роскошь позволяет себе далеко не каждая организация. Отправить документы заказным письмом — быстрый и экономичный вариант.
Для подтверждения, что содержимое письма, бандероли, посылки не изменилось, следует заполнить онлайн опись вложения в ценное письмо, бандероль или посылку. Простой пример: бюджетная организация направляет измененный устав в Федеральную налоговую службу для регистрации. Для этой процедуры требуются оригиналы документов. При отправке заказного письма работник заполнит специальную бумагу, в которой укажет все документы, отправленные в ФНС. Она является подтверждением, что именно устав отправлен на регистрацию, а не перепечатка второго тома «Войны и мира».
Опись вложения: что это такое?
Почтовые отправления
Сама по себе опись вложений представляет собой документ, вкладываемый в отправление, и содержащий подробную информацию о количестве и стоимости пересылаемых объектов. Она оформляется в почтовом отделении при сдаче посылки, бандероли или ценного письма, и гарантирует сохранность передаваемого в ведение отделения связи отправления.
Опись является списком ценного вложения, и оформляется отдельным документом по форме № 107, утвержденным приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 г., с согласия отправителя. Этот документ фиксируется штампом отправляющего отделения и запечатывается в конверт в момент его передачи(отправки) на почте.
Услуга оформления описи полезна тому, кто действительно переживает за целостность пересылаемого или хочет иметь доказательство отправки документа (или иного вложения) по почте.
Нередко прибегают к использованию описи бизнесмены, предприниматели или члены организаций, имеющих дело с серьезной документацией. Так, для того, чтобы сдать некоторые документы в налоговую инспекцию, можно их переслать почтой. Именно для таких случаев и полезно оформить опись вложений.
Как отправить простое письмо
В зависимости от вида отправления письма бывают заказные, простые, экспресс, письма с объявленной ценностью или с уведомлением. Пошаговая процедура их отправки примерно одинакова, за исключением некоторых особенностей. Рассмотрим на примере простого почтового отправления, как отправлять письмо по «Почте России»:
- Отправка любого письма проводится из ближайшего отделения «Почты России», адрес которого можно уточнить на официальном сайте этой организации. Простое письмо, кроме того, можно опустить и в уличный почтовый ящик.
- Для отправки нужно приобрести конверт в соответствии с размером вложения. Самый маленький — 114 х 162 мм либо 110 х 220 мм (евро), самый большой – 229 х 324 мм.
- Конверт следует заполнить разборчивым почерком чернилами любого цвета, кроме красного, желтого и зеленого. Различные зачеркивания, загрязнения или исправления на конверте не допускаются.
- улица;
- номер дома;
- номер корпуса (при наличии такового);
- номер квартиры (№ офиса или кабинета);
- населенный пункт (полное географическое название);
- район (если он присутствует в адресе);
- название региона Российской Федерации (область, край и так далее);
- В аналогичном порядке в строки поля, расположенного в нижнем правом углу конверта вносятся сведения о получателе письма.
- В поле для цифрового индекса (нижний левый угол) по контуру вносится индекс почтового отделения получателя.
- После заполнения всех обязательных полей внутрь конверта помещается вложение (письмо, открытка и прочее), конверт заклеивается.
Простое письмо, вес которого не превышает 20 г, отправляют в почтовом конверте без доплаты и наклеивания дополнительных марок. Однако если вес отправления будет больше или предполагается доставка письма за пределы страны, то перед тем как отправлять письмо по «Почте России», следует обратиться к оператору, который взвесит письмо и приклеит марки, в соответствии с ценой отправления.