Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Никаких особенностей увольнения бухгалтера в трудовом законодательстве РБ не предусматривается (трудовой договор с главным бухгалтером, как и с другими работниками, расторгается по основаниям, перечисленным в ст. 35 Трудового кодекса Республики Беларусь).
— Для начала давайте обозначим ситуацию, которая может служить примером.
У главного бухгалтера заканчивался срок трудового контракта, наниматель уведомил надлежащим образом и предложил продолжить трудовые отношения, работник за неделю до истечения срока отказался.
За день до увольнения выяснилось, что за период своей работы в должности главного бухгалтера работник недобросовестно выполнял свои трудовые обязанности: не закрыл отчетные периоды, не сдал вовремя отчетность и т.п.
Итог: работник уволен в связи с истечением срока трудового контракта, а его работа так и осталась невыполненной. Бремя нести ответственность «за недочеты работы» перешло к директору организации.
Вопрос: как нанимателю защитить себя от такой ситуации и как в дальнейшем избежать подобных случаев?
Что делать, если главный бухгалтер отказывается при увольнении передавать свои дела
Законно ли не передавать дела и уйти с работы в последний день работы? Формально да, но в такой ситуации надо страховаться директору и сделать все возможное, чтобы документально зафиксировать передачу дел, так как за организацию бухгалтерского учета отвечает директор и главбух имеет право не выходить на работу после дня увольнения.
В случае, если главный бухгалтер отказывается передавать дела новому сотруднику либо директору, то последнему необходимо этот отказ оформить документально.
В дальнейшем, при проверке организации, к уволенному бухгалтеру за действие (бездействие), которым причинен ущерб нанимателю в период работы данного работника, может быть применена административная или уголовная ответственность. А чтобы доказать вину уволенного сотрудника, необходимо предъявить проверяющим акт приема-передачи дел с предыдущим сотрудником.
Из практики судебных дел: суд, рассматривая дела такой категории, исходит из того, что бухгалтер обязан доказать свою невиновность, отсутствие противоправности своего поведения в отчетном периоде проверки. А для этого необходимо доказать, что те действия, которые, по мнению проверяющих, привели к возникновению ущерба, не входят в должностные обязанности бухгалтера.
Шаг 6. Акт приема-передачи дел
Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:
- все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
- локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
- ключи от сейфов;
- е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
- бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).
Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.
Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:
- непосредственно в самом акте;
- в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.
Процедура передачи дел
В первую очередь рекомендуем закрепить порядок передачи дел при смене главного бухгалтера в локальном нормативном акте, например положении о порядке приема-передачи дел, с которым работника необходимо знакомить под подпись при приеме на работу, еще до заключения трудового договора (ст. 68 ТК РФ). При этом обязанность по передаче и приему дел следует предусмотреть в трудовом договоре и должностной инструкции главного бухгалтера.
При передаче дел имеет значение, приглашен на должность главного бухгалтера другой работник или нет, ведь у работодателя в случае увольнения бухгалтера по собственному желанию есть только две недели и на поиск нового работника (ст. 80 ТК РФ), и на саму передачу. Продлить данный срок и задержать прежнего работника для передачи дел работодатель не имеет права.
Если подходящая кандидатура до истечения срока уведомления не найдена, дела нужно будет передать другому сотруднику, назначенному приказом руководителя, например заместителю главного бухгалтера или иному работнику. Принять дела может и непосредственно руководитель, поскольку в силу ст. 7 Закона N 402-ФЗ именно он организует ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета.
После подписания акта требуется направить его копию в вышестоящий орган. Кроме того, необходимо изъять доверенность, выданную главному бухгалтеру, и внести изменения во все документы, где в качестве ответственного лица или члена комиссии фигурировал сотрудник.
Что касается нового главбуха, то после того, как он, вступив в должность, принял дела и подписал акт приема, ему следует совершить еще некоторые действия. Прежде всего нужно оформить банковские карточки (на основании приказа руководителя). Причем, если при приеме были обнаружены некоторые нарушения, новому главбуху, возможно, придется завести недостающие учетные регистры, подать уточненные сведения, а также исправить другие ошибки, выявленные при проверке бухгалтерского и налогового учета и отчетности.
Отметим, что в проведении передачи дел заинтересованы все: и увольняющийся бухгалтер, и принимаемый, и, конечно, работодатель. Поэтому работодателю стоит ответственно подойти к организации и оформлению такой процедуры, а увольняемому бухгалтеру — к проверке состояния учета и хранения документов. Новому главбуху в свою очередь надо внимательно проверить все учетные документы, уделяя внимание банковским и кассовым документам, расчетным и платежным ведомостям, налоговой отчетности за последние три года, оценить состояние бухгалтерского и налогового учета и т.д. и в случае обнаружения ошибок или недостающих документов постараться своевременно это исправить.
Если допущенные предыдущим бухгалтером ошибки будут являться основанием для привлечения к административной или даже уголовной ответственности, переживать не нужно, поскольку в силу ст. 1.5 КоАП РФ новый главный бухгалтер не может быть признан виновным в нарушениях, совершенным лицом, занимавшим данную должность до него. При этом само учреждение может не избежать ответственности как юридическое лицо.
По поводу дальнейшей работы напомним, что главный бухгалтер может быть привлечен к административной ответственности как должностное лицо за нарушения, предусмотренные гл. 15 КоАП РФ. Обратим внимание на то, что с момента принятия Закона N 402-ФЗ главный бухгалтер не отвечает за формирование учетной политики для целей бухгалтерского учета и за составление и представление отчетности, в отличие от ранее действовавшего Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Пунктом 2 ст. 7 этого документа было установлено, что главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, а в ст. 18 уточнялось, что не только руководители организаций, но и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикации привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством РФ.
Основные правила предусмотрены в ТК страны. Трудовой договор должен инициируется работником или руководителем и иметь максимальный срок 5 лет. Иногда руководство компании отдает предпочтение меньшему сроку, чтобы проверить качество работы и дать возможность сотруднику изменить условия труда: заработная плата, рабочий день и др. Трудовое законодательство разрешает руководителям устанавливать испытательный срок на эту должность 6 месяцев. Если главбух не прошел назначенный срок, то его увольняют без выходного пособия и согласия профсоюза. Однако специалист имеет право знать причины его несоответствия должности, которые послужили причиной отказа в оформлении на постоянное место.
В ТК оговорено, что отсутствие сотрудника по болезни или иным уважительным причинам не засчитывают за испытательный срок.
Причины увольнения могут быть следующие:
- нанесения ущерба организации;
- разглашение коммерческой тайны;
- по собственному желанию.
Коммерческой тайной является информация, известность которой имеет коммерческую ценность для других лиц. Ее владелец принимает специальные меры для сохранности. Существует ряд условия для этого:
- Ознакомление руководителя бухгалтерской службы под роспись с перечнем информации, которую считают коммерческой тайной.
- Ознакомление под роспись с режимом и ответственностью за нарушение коммерческой тайны.
- Создание условия для соблюдения коммерческой тайны сотрудником.
Возможные сложности при передаче дел при смене главного бухгалтера
Передача дел при смене главбуха может быть осложнена в том случае, если специалист:
- В процессе своей деятельности проявлял халатность в отношении должностных обязанностей. При этом учет фирмы нуждается во внесении существенных изменений или восстановлении.
- Совершал серьезные нарушения. Это могут быть несвоевременные или неправильные ответы на запросы и требования ФНС.
- Скрыл возможность проведения внеплановой налоговой проверки за тот период, когда он нес ответственность.
- Не платил, платил не вовремя или не в полном объеме налоги компании. Осуществил переплату по налоговым платежам.
Порядок приема-передачи дел при смене главного бухгалтера организации
Главный бухгалтер субъекта хозяйствования как должностное лицо занимает особое место в деятельности организации.
Выполняя функции по расчету и уплате налогов и сборов, формированию учетной и отчетной информации в соответствии с требованиями полноты, достоверности, полезности и представлению ее на разные уровни управления, руководитель бухгалтерской службы активно участвует в создании имиджа организации на рынке инвестиций, получении преференций от контрагентов.
К главному бухгалтеру предъявляются особые требования, выражающиеся в том числе в особенностях смены главного бухгалтера в субъекте бизнеса и приема на работу нового должностного лица.
Правила приема руководителя бухгалтерской службы установлены Трудовым кодексом РФ, в соответствии с которым подписание трудового договора осуществляется сроком до 5 лет и инициируется либо руководителем организации, либо самим работником.
Инициатива руководителя организации по заключению трудового договора на срок менее 5 лет может обусловливаться необходимостью проверки качества работы специалиста, а самого работника – возможностью изменить его условия, например уровень заработной платы, социальные выплаты.
Кроме того, по нормам трудового законодательства руководитель может установить для главного бухгалтера испытательный срок до шести месяцев. Причем по условиям ст. 70 Трудового кодекса РФ время болезни или отсутствия на работе по другим причинам не включается в испытательный срок.
В том случае, если, по мнению руководителя, исполняющий обязанности главного бухгалтера не прошел испытательный срок, он увольняется без согласия профсоюза и выплаты выходного пособия.
Однако трудовое законодательство в этом случае предусматривает обязательность письменного уведомления специалиста о причинах, послуживших основанием для отказа работнику в приеме на постоянную работу в соответствующей должности.
Причинами увольнения главного бухгалтера организации, с которым заключен срочный трудовой договор, по нормам трудового законодательства, может явиться:
- причинение действиями главного бухгалтера ущерба организации;
- разглашение им коммерческой тайны.
Информация, составляющая коммерческую тайну, определена ст. 139 Гражданского кодекса РФ.
Ею являются данные, имеющие действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, а обладатель этой информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.
Заполнение акта: пошаговая инструкция
Все документы при передаче дел главного бухгалтера группируются по периодам. За истекшие налоговые и отчетные периоды, как правило, все они прошнурованы, пронумерованы и подготовлены для передачи в архив. Вся информация о них просто заносится в таблицу по степени важности в хронологии.
Документы текущего периода подбираются в незавершенные дела с приложением их перечня. Возможность автоматической распечатки такого перечня имеется в любой бухгалтерской программе. Незавершенные дела заносятся в таблицу в том же порядке.
Совет: в каком количестве бы не находились дела, пролистайте каждую папку. Установите и подтвердите письменно наличие всех листов.
После того как в таблицу внесены все дела и заполнены все графы, подсчитываем итог и заносим его в итоговую строчку. Неплохо если фактическое количество переданных бухгалтерских документов, будет пересчитано и сверено с цифрой в итоговой строке таблицы.
Далее распечатывается требуемое количество экземпляров акта. В каждом экземпляре, за таблицей, передающий главный бухгалтер делает запись о том, что документы им переданы, а принимающий главный бухгалтер – о том, что документы им приняты. Эти записи заверяются их личными подписями.
Ниже ставят свои подписи председатель и члены комиссии. Передача дел новому главному бухгалтеру завершена. Акт готов и его можно вручать руководству.
Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?
Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.
Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:
- провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
- войти в курс дела;
- точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.
Если есть сомнения, что главбух не хочет передавать дела не в силу занятости, а из-за допущенных ошибок, лучше провести аудит и на основе его результатов нивелировать последствия некачественной работы уволившегося главного бухгалтера.
Ответственность и санкции
Если внутренней проверкой при передаче дел выявлены нарушения, комиссия должна истребовать от директора или главбуха письменные объяснения. Если документ пропал или уничтожен, необходимо письменно уведомить об этом правоохранительные органы и включить их представителя в комиссию.
Законом установлено, что ответственность за неправильное ведение бухгалтерского учёта несут подписанты, однако это не освобождает предприятие от возможных санкций при проверках. Новый директор или бухгалтер не будут нести ответственность за ошибки предыдущего, а на предприятие, как субъекта хозяйствования, могут быть наложены финансовые санкции. Именно поэтому так важно правильно оформить процесс приёма-передачи документов при смене должностных лиц.
Акт передачи дел главного бухгалтера
Образец акта передачи дел главного бухгалтера
Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики. Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха. Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.
В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому. Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.
Кому можно передать дела
На практике существуют несколько вариантов приема-передачи дел главным бухгалтером.
Наиболее распространенным является вариант, когда прежний главный бухгалтер сдает дела новому главному бухгалтеру. Однако довольно часто возникает ситуация, когда новый главный бухгалтер еще не известен, а прежний главный бухгалтер на законных основаниях имеет право оставить старое место работы. В этой ситуации, если в организации работают несколько бухгалтеров, то один из них (например, заместитель главного бухгалтера) может временно принять дела.
Более сложной является ситуация, когда увольняется главный бухгалтер малого предприятия, представляющий бухгалтерию в единственном числе. В этом случае принять дела должен руководитель организации, поскольку он согласно п. 1 ст. 6 Закона «О бухгалтерском учете» несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации.
Если руководитель организации отказывается принять дела, прежнему главному бухгалтеру желательно этот отказ оформить документально. При нежелании руководителя запротоколировать свой отказ принимать дела, по нашему мнению, нужно поступить следующим образом: составить опись дел, подлежащих сдаче, в двух экземплярах; один экземпляр оставить у себя, а другой — передать в налоговую инспекцию, перед которой отчитывается организация, лично под расписку налоговому инспектору или заказным письмом по почте.
Могут иметь место ситуации, когда прежний главный бухгалтер по какой-либо причине (внезапная болезнь, смерть и т.п.) не имеет возможности сдать дела. В этом случае по приказу руководителя организации принять дела может другое лицо (новый главный бухгалтер, временно исполняющий обязанности главного бухгалтера, сам руководитель организации).
Особенности увольнения главного бухгалтера
Увольнение главного бухгалтера – событие, существенно отличающееся от прекращения трудовых отношений с обычным работником. Ведь бухгалтер решает все основные финансовые вопросы организации, а также сопровождает процедуры получения доходов и совершения расходов, отвечает за уплату налогов.
Никто, кроме него не знает всех тонкостей бухгалтерской работы и ведения дел в организации, даже руководитель. Потому при увольнении главный бухгалтер обязан сообщить всю необходимую информацию о своей работе начальнику или новому сотруднику. Предоставление этой информации называется передачей дел.
Передавать свои дела обязаны все главные бухгалтерские работники – от этих дел зависит дальнейшая работа всего предприятия.
Ответственность главного бухгалтера сохраняется за ним при увольнении за все его решения, принятые во время работы.
Процедура передачи дел главным бухгалтером предполагает прохождение следующих этапов.
Этап 1. Издается приказ о проведении процедуры передачи дел, который содержит указание на необходимость проверки главного бухгалтера комиссией сотрудников. В компании может действовать локальный документ, регламентирующий процедуру при смене главного бухгалтера.
Этап 2. Проводится проверка деятельности главного бухгалтера. Если были выявлены недостатки, то издается предписание устранить их в приемлемые сроки.
Этап 3. Проводится инвентаризация имущества, денежных средств (в кассе компании и на банковском счете), прочих статьей бухгалтерского баланса, запрашивается сверка расчетов с контролирующими инстанциями.
Этап 4. Передаются дела в пользу преемника или иного лица.
Этап 5. Составляется акт приема-передачи дел главным бухгалтером.
В какой срок издается?
Так как законодательством не регулируется процедура приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера, то и установленного срока для издания приказа не существует. Но, руководитель должен позаботиться о том, чтобы от момента издания приказа до увольнения ответственного сотрудника, было достаточно времени для выполнения всех указаний. Как правило, процесс может занять от одной недели до месяца.
Например, если бухгалтер написал заявление об увольнении по собственному желанию (ст. 77 Трудового кодекса РФ), то он уведомляет о своем решении руководителя за две недели до даты увольнения, а, соответственно, у такого сотрудника будет две недели до наступления последнего рабочего дня и выполнения приказа.
Даже если бухгалтер не выполнил передачу дел, или выполнил ее не в полном объеме, то работодатель не вправе отказать ему в увольнении.