Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок ведения и хранения трудовых книжек – что изменилось?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При потере ТК или приведения её в негодность (отсырела, истрепалась, и т.д), выдаётся дубликат — полная замена первоначального документа. В правом верхнем углу титульного листа пишется или ставится штамп “Дубликат”.
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Внешнее совместительство
Работник сам решает, нужна ли ему запись в ТК о совместительстве. Если нужна, то основной работодатель вписывает соответствующие данные с указанием наименования ООО или ИП, даты, должности (профессии).
Чтобы это сделать, нужна копия приказа или справка о приёме на работу по совместительству, с заверенной подписью и печатью.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке:
- столбец 3 — “Принят на работу по совместительству в … на должность …”;
- столбец 4 — “Копия приказа (справки) от … №…”.
Персональные данные работника заполняются на основании паспорта, информация об образовании — по диплому. Сокращения не допускаются. Пишут дату заполнения дубликата, ставятся подписи работника и кадровика. Оттиск печати — при наличии.
Сверху раздела “Сведения о работе” нужно указать общий стаж работы до поступления на последнее место трудоустройства. Например, “Общий трудовой стаж — 15 лет, 2 месяца и 16 дней”. Номер записи и дату не ставить.
И уже после этого проставляются записи о местах работы — последовательно, от старых к новым, по номерам.
Как заполнять титульный лист трудовой книжки
Оформление титульного листа «с нуля» потребуется в случае утраты бумажной трудовой.
Титульный лист заполняется в следующем порядке:
- ФИО и дата рождения.
- Образование.
- Профессия, специальность.
- Подпись сотрудника.
- Дата заполнения.
- Подпись сотрудника, ответственного за ведение ТК.
Фамилия, имя, отчество и дата рождения должны полностью соответствовать данным из документа, удостоверяющий личность. Ошибки даже в одной букве или цифре могут привести к большим проблемам в будущем. В связи с этим работнику, возможно, придётся обращаться в суд для подтверждения факта владения трудовой книжкой.
Сведения об образовании вносятся на основании соответствующего документа. Если в нём указаны магистратура или бакалавриат, вписывается «Высшее — бакалавриат» или «Высшее — магистратура».
Профессия, специальность и квалификация указываются в соответствии с данными из документа об образовании. Если в нём содержатся лишь сведения о направлении, то можно не заполнять эту строку.
В бланке трудовой содержатся рекомендации, по которым эту строчку предлагается заполнять в словесно-цифровом виде, хотя это и противоречит общим правилам заполнения ТК. Фактически использовать можно любой из двух вариантов заполнения.
Часто возникают вопросы по поводу подписи лица, отвечающего за ведение трудовых книжек. На практике нередко указывается только фамилия. По мнению экспертов Роструда, это допустимо. Согласно ГОСТу р 7.0.97-2016, подпись должна включать:
- наименование должности подписанта,
- его личную подпись;
- расшифровку — фамилию и инициалы.
Однако из-за ограниченного места в трудовой книжке невозможно вписать всю эту информацию в одну строку.
При наличии печати работодателю также необходимо использовать её при заполнении титульного листа.
Как заполняется титульный лист?
Необходимость в том, чтобы заполнить титульный лист трудовой книжки, чаще всего возникает, если принимаемый сотрудник впервые устраивается на работу (во всяком случае, официально). Поскольку титульник является «лицом» документа, к его заполнению нужно подходить особо ответственно. На титульном листе указывается следующая информация:
- фамилия, имя и отчество владельца книжки, а также дата его рождения;
- уровень образования (например, среднее или высшее);
- наименование профессии;
- дата, в которую открывается ТК;
- подпись лица, заполнившего книжку, а также печать организации (при наличии).
Как исправить ошибку в трудовой книжке?
Даже самые ответственные и внимательные сотрудники иногда совершают ошибки при заполнении ТК. В такой ситуации не нужно паниковать: по действующим правилам внесение исправлений возможно. Итак, как правильно исправить ошибку в трудовой книжке? Главное — помнить, что зачеркивания (как и замазывания) абсолютно неприемлемы.
Например, вы заметили, что допустили ошибку в названии своей компании, однако пытаться исправить каким-либо образом эту запись не нужно. Под записью с ошибкой следует написать следующую фразу: «В наименовании организации была допущена ошибка». После этого необходимо указать правильное наименование.
Если допущена ошибка в записи о приеме на работу или увольнении, нужно под некорректной записью сделать пометку «Запись номер недействительна». Затем в ТК делается новая (правильная) запись.
Если же после записи с ошибкой появились уже другие записи, алгоритм исправления ошибок будет следующим: нужно указать порядковый номер, проставить дату, затем указать, какие сведения не соответствуют действительности и на какие их нужно заменить. В поле 4 нужно указать основания для внесения исправлений (например, реквизиты приказа). Этим способом можно исправлять ошибки и в ТК, и во вкладыше.
Иногда ошибки совершаются при заполнении титульного листа. В этом случае действует исключение: зачеркивания допускаются. Рядом с зачеркиванием нужно написать правильный вариант, заверить его подписью и печатью.
Если вы впервые устраиваетесь на работу, то трудовую можно приобрести в специализированных киосках прессы. Ее форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и кардинально не менялась.
Незаполненную книжку подают (или заводят) при первом официальном трудоустройстве. В ней отсутствуют записи, поэтому первый наниматель должен сделать первые записи.
В сотрудничества с работодателем по гражданско-правовому соглашению наличие и заполнение трудовой книги не требуется.
Трудовую во время работы оставляют в компании и не передают на руки сотруднику до момента его официального увольнения. Правила ведения трудовых книжек – это:
- постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
- постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
Они гласят, что что все изменения в карьере (рост и понижение) фиксируют в письменном виде специалист по работе с персоналом или глава предприятия, где официально зарегистрирован сотрудник.
По нашей информации глобального пересмотра правил заполнения трудовых книжек в 2020 году не будет. Конечно, продолжают ходить слухи об их отмене, однако это лишь отдаленная перспектива.
Ошибки в разделе «Сведения о работе»
Здесь ошибки могут быть самые разные — от неправильного написания должности, на которую принят работник, до неверного указания оснований для расторжения трудового договора. Исправить ошибки в дате, в номере приказа, в номере записи и другие может как тот, кто их допустил, так и новый работодатель, если у него есть на это основания (копия приказа, письмо от предыдущего работодателя).
Как исправить:
-
Сделать новую запись с указанием того, какая запись неверна. Например, «Запись за номером 2 недействительна».
-
Следующим предложением написать верный вариант.
-
В 4 разделе трудовой книжки написать реквизиты документа, на основании которого вносятся изменения или производится отмена записи (например, номер приказа и дату его составления).
Использование при увольнении и при приеме на работу образцов заполнения трудовой книжки
Как уже оговаривалось выше, при приеме на работу работодатель, согласно правилам оформления трудовой книжки, не более чем через 5 дней делает в ней запись о его приеме на основании приказа. Если гражданин принимается на работу в первый раз, то он расписывается на титульной странице заведенной работодателем трудовой книжки, чем подтверждает правильность занесенных в нее сведений (но он не отвечает за правильное заполнение трудовой книжки).
Важно: если наниматель — физическое лицо, которое не является предпринимателем, то он не может заводить новые трудовые книжки и делать отметки (записи) в предоставленные ему трудовые книжки. Подтверждением времени рабочей деятельности и стажа в этой ситуации для трудящегося будет трудовой договор, который заключен письменно.
В день окончания трудовых правоотношений (последний день работы) наниматель должен отдать сотруднику трудовую книжку и другие документы, связанные с трудовой деятельностью, а также рассчитать сотрудника.
Если все свободные места в трудовой книжке были израсходованы и новые записи вносить некуда, открывается вкладыш. Обычно его вшивают в конец документа, так как конкретные указания об этом в инструкции по заполнению трудовых книжек отсутствуют. На титульном листе (или обложке) основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.
Про выписку из трудовой книжки рассказано здесь.
Правила ведения обоих документов идентичны, титульный лист вкладыша также подлежит заполнению. Нумерация записей продолжается после той цифры, на которой закончилось заполнение трудовой книжки. Если при заполнении вкладыша были допущены ошибки, его утилизируют в присутствии комиссии, составив акт. То же касается и забракованных или устаревших трудовых книжек.
Запись о времени обучения
А вот запись о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров вносится только в течение трудовой деятельности. То есть, если работник поступает на работу впервые, а до этого он учился, например, в институте, запись о периоде обучения делать не нужно.
|
N |
Дата |
Сведения о приеме на |
Наименование, |
||
|
число |
месяц |
год |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
Общество с ограниченной |
|||||
|
ответственностью |
|||||
|
«Апрель» (ООО «Апрель») |
|||||
|
1 |
11 |
02 |
2013 |
Принят в отдел рекламы |
Приказ от |
|
на должность |
11.02.2013 |
||||
|
специалиста по связям с |
N 17-к |
||||
|
общественностью. |
|||||
|
2 |
19 |
03 |
2013 |
С 11.02.2013 по |
Удостоверение от |
|
27.02.2013 проходил |
27.02.2013 |
||||
|
курсы повышения |
N 1А-234 |
||||
|
квалификации по |
|||||
|
программе «Управление |
|||||
|
имиджем и репутацией |
|||||
|
компании» в ФГБОУ ВПО |
|||||
|
МГТУ «СТАНКИН», |
|||||
|
г. Москва |
ГЛАВА 3 ЗАПОЛНЕНИЕ СВЕДЕНИЙ О РАБОТНИКЕ
21. Сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении либо при выдаче вкладыша в трудовую книжку или дубликата трудовой книжки.
22. Фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) указываются полностью на основании данных документа, удостоверяющего личность. Занесение указанных сведений со слов работника не допускается.
23. Образование, профессия, специальность вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего документа об образовании, документа об обучении. Общее базовое образование указывается на основании свидетельства об общем базовом образовании, общее среднее образование – аттестата об общем среднем образовании, специальное образование на уровне общего среднего образования – свидетельства о специальном образовании, профессионально-техническое образование – диплома (аттестата) о профессионально-техническом образовании, среднее специальное образование – на основании диплома о среднем специальном образовании, высшее образование – на основании диплома о высшем образовании (диплом о высшем образовании с отличием), диплома магистра.
24. Профессия, специальность указываются в трудовой книжке на основании документов, указанных в части второй пункта 23 настоящей Инструкции. При этом сведения о специальности указываются в соответствии со сведениями о квалификации, указанными в документах об образовании, обучении.
25. После даты заполнения трудовой книжки работником проставляется собственноручная подпись. Первая страница (титульный лист) заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), индивидуального предпринимателя. В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя первая страница (титульный лист) заверяется печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя.
ГЛАВА 6 ЗАПОЛНЕНИЕ СВЕДЕНИЙ О ПОДГОТОВКЕ, ПОВЫШЕНИИ КВАЛИФИКАЦИИ, СТАЖИРОВКЕ И ПЕРЕПОДГОТОВКЕ
49. Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке (далее – обучение) работника в период работы у данного нанимателя вносятся в раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» трудовой книжки.
50. При внесении в трудовую книжку сведений об обучении в графе 3 трудовой книжки указывается в виде заголовка полное наименование нанимателя, ниже в графе 1 – порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника), в графе 2 – дата начала и окончания периода обучения, в графе 3 – наименование учреждения дополнительного образования взрослых, иного учреждения образования, организации, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность, реализующих образовательные программы дополнительного образования взрослых, в графе 4 – основание внесения записи, дата, номер и наименование документа.